Fatture e note di credito

Il conto è il registro corrente del soggiorno di un ospite e cambia finché il soggiorno prosegue, vedi Conti. Una fattura è il documento numerato che consegni all'ospite: DivePilot la crea dal conto e, una volta emessa, non cambia mai più. Ogni correzione successiva è una nota di credito. Come si chiamano questi documenti e cosa devono riportare dipende dal tuo paese, vedi Cosa sono i tuoi documenti nel tuo paese. La ricevuta di un singolo pagamento è descritta in Ricevute.

Quando viene emessa una fattura

• Salda e chiudi emette una fattura per tutto ciò che sul conto non è ancora fatturato e poi chiude il conto. La sua finestra elenca ciò che emetterà sotto "La chiusura emette anche". Vedi Incassare i pagamenti.
• Emetti fattura, accanto a Incassa sulla scheda del saldo di un conto aperto, ne emette una subito, ad esempio per un'azienda che paga la prima settimana di un soggiorno lungo. La finestra mostra la fattura come sarà, con l'indicazione "Anteprima", con numero e data fissati alla conferma, ed elenca ciò che emetterà sotto "La conferma emette". Emetti fattura nella finestra la emette. Serve il permesso Emettere fatture.

Un conto può avere più fatture. Ognuna riporta solo le proprie righe, quindi la fattura emessa alla chiusura contiene ciò che è arrivato dopo la precedente.

Ciò che consegni può anche essere solo note di credito: quando alcune righe sono state ridotte dopo l'ultima fattura e non resta altro da fatturare, Emetti fattura e Salda e chiudi emettono le note di credito e nessuna nuova fattura.

Un conto saldato che si chiude da solo dopo i giorni impostati sulla scheda Chiusura dei conti riceve la sua fattura allo stesso modo, senza che nessuna persona risulti come chi l'ha emessa. Se il tuo paese richiede dati dell'attività in una fattura e ne mancano alcuni, quel conto resta aperto e il tentativo viene ripetuto il giorno dopo.

I conti chiusi prima che il tuo centro immersioni avesse le fatture restano come sono, senza documenti. I conti ancora aperti ricevono la loro fattura alla chiusura.

Dove DivePilot emette fatture fiscali (vedi Fatturazione per paese), la fattura è una fattura fiscale solo quando Registrato ai fini IVA / GST è attivo in Attività e imposte; altrimenti è una fattura semplice intitolata "Fattura", e servono solo ragione sociale e indirizzo. Vedi Cosa sono i tuoi documenti nel tuo paese.

Negli Emirati Arabi Uniti, a Singapore e alle Seychelles, a un centro immersioni registrato che fattura in un'altra valuta viene chiesto il tasso di cambio quando emette una fattura, in Emetti fattura, Salda e chiudi e Correggi l'acquirente, perché la fattura riporta anche il totale delle imposte nella valuta del paese. Lo stesso vale per un centro registrato ai fini IVA nel Regno Unito, la cui fattura riporta anche il totale IVA in sterline, e nei Paesi Bassi e a Cipro, in euro; a uno non registrato non viene chiesto nulla, perché le sue fatture non mostrano l'IVA. Il tasso resta fissato sulla fattura, e le sue note di credito lo riutilizzano. Usa il tasso ufficiale della data della prestazione; negli Emirati Arabi Uniti, quello della Banca centrale. Questi conti non si chiudono da soli: chiudili con Salda e chiudi. Il Sudafrica non chiede alcun tasso: lì una fattura fiscale è emessa solo in rand. Alle Maldive una fattura fiscale di un conto in un'altra valuta chiede anch'essa il tasso in rufiyaa, in Emetti fattura e Salda e chiudi: DivePilot lo usa solo per confrontare il conto con 5.000 MVR, da cui servono nome, indirizzo e TIN dell'acquirente, e non lo stampa da nessuna parte.

Cosa copre una fattura

Una fattura copre ogni riga del conto che è registrata, ha un importo diverso da zero, non è su una fattura precedente e non è una riduzione in attesa di una nota di credito (vedi sotto). Insieme le righe devono superare zero: quando non c'è nulla da fatturare, DivePilot lo dice e non emette nulla. Il credito riportato da un conto precedente è denaro, non una vendita: non è mai una riga di fattura e compare tra i pagamenti.

Cosa mostra una fattura

• i tuoi dati di venditore: ragione sociale (il nome del tuo centro immersioni quando non è impostata una ragione sociale), indirizzo, partita IVA e, in Thailandia, la filiale, con il tuo logo
• l'acquirente: l'ospite, oppure l'azienda o la persona indicata sotto Fattura a (vedi sotto)
• il numero della fattura, la data di emissione e il numero del conto
• le righe: descrizione, subacqueo, data, quantità, prezzo unitario, sconto, netto, aliquota, imposta e lordo
• gli sconti del conto, l'imposta per aliquota e i totali
• i pagamenti del conto fino a quel momento e il saldo che ne risulta

È nella lingua dell'ospite, quella del conto, e in Thailandia ogni etichetta è mostrata anche in thailandese. Usa il design che il tuo centro immersioni ha scelto sulla scheda Aspetto del PDF, vedi Conti. DivePilot conserva il PDF quando emette il documento e ogni download restituisce quel file.

Le righe fatturate sono bloccate

Emettere una fattura blocca le righe che copre: mostrano il numero della fattura e nulla le cambia più. L'intestazione del conto dice a che punto è la fatturazione: "Non fatturato", "Fatturato in parte" o "Fatturato INV-2026-00042".

Numeri

Ogni tipo di documento ha la propria serie di numeri per centro immersioni e anno solare:

Un nuovo centro immersioni in un paese dove DivePilot emette conferme di pagamento inizia le sue conferme di pagamento da PC-2026-00001 e le loro rettifiche da PCC-2026-00001, perché non sembrino numeri di fattura; le sue ricevute mantengono RCP-. I centri creati prima mantengono i loro prefissi.

L'anno segue il fuso orario del tuo centro immersioni e la sequenza riparte da 00001 il 1° gennaio. Nessun numero viene saltato o rimosso: un'emissione che fallisce non usa alcun numero, e un documento resta nella sua serie anche se ciò a cui si riferisce cambia dopo. Ogni paese è numerato così, tranne lo Sri Lanka, dove un numero ha la forma della Gazette 2481/22: anno e mese di emissione, il prefisso come codice di serie (le sue lettere e cifre in maiuscolo) e il numero progressivo, come 26OCT_INV_00001. Cambia anche il nome dei documenti, vedi Cosa sono i tuoi documenti nel tuo paese.

I prefissi si impostano nella scheda Fatture e ricevute, vedi "Impostazioni" più sotto. Un prefisso ha da 1 a 10 caratteri, lettere, cifre o trattini, e inizia con una lettera o una cifra. I tre tipi non condividono mai un prefisso, e maiuscole e minuscole non li distinguono. Viene rifiutato anche un prefisso già usato da documenti emessi di un altro tipo.

Fattura a: un'azienda o un'altra persona

Un documento nomina l'ospite, salvo che il conto dica altro. Fattura a, nel riepilogo del conto, nomina qualcun altro: un'azienda o una persona, un indirizzo fino a quattro righe, una partita IVA e, in Thailandia, la filiale. Dove DivePilot emette conferme di pagamento, questa scheda si chiama Cliente, come la stampano i documenti, e il suo pulsante Indica un’azienda. I documenti stampano un indirizzo solo se lo scrivi qui, con un'eccezione: a Singapore una nota di credito all'ospite riporta l'indirizzo del suo profilo, come chiede l'IRAS per ogni nota di credito; se non ce n'è uno, viene emessa senza. Impostarlo o cambiarlo richiede il permesso Indicare Fatturare a ed è possibile fino alla prima fattura del conto. Dopo, il blocco è bloccato e solo Correggi l'acquirente cambia l'acquirente. Scrivi due lettere del nome per vedere le aziende e le persone dei conti precedenti; sceglierne una compila il resto.

Correggi l'acquirente

Quando una fattura è andata all'acquirente sbagliato, scegli Correggi l'acquirente accanto al numero della fattura, sotto Fattura a nel riepilogo del conto, oppure nelle azioni della fattura nella scheda Documenti, e inserisci l'acquirente giusto. In un solo passaggio vengono emesse una nota di credito per l'intera fattura, con il motivo "Intestatario corretto", e una nuova fattura con le stesse righe per il nuovo acquirente, che nomina la fattura che sostituisce. Ogni fattura, anche una sostitutiva, può essere corretta una volta, e solo finché nessuna nota di credito vi fa riferimento; dopo, solo le note di credito cambiano ciò che dice. Serve il permesso Correggere l’acquirente.

Modifiche dopo una fattura: le note di credito

Una riga fatturata non cambia mai. Una modifica diventa una riga di correzione, come su un conto chiuso, e una correzione che riduce una riga fatturata viene accreditata con una nota di credito che rimanda alla fattura. La nota di credito nomina tra i suoi dati la fattura che corregge e mostra l'"Importo originale" e l'"Importo corretto" di quella fattura; l'importo corretto conta le note di credito precedenti sulla stessa fattura. Negli Emirati Arabi Uniti la nota di credito di un centro immersioni registrato è una "Tax credit note" che mostra questi importi senza IVA, partendo dall'importo dopo le note di credito precedenti, vedi Cosa sono i tuoi documenti nel tuo paese. Una riga di correzione sulla fattura del conto stesso riporta "Correzione: ..." senza numero di conto.

Modifiche che fai tu: accreditate subito

Annulla, Sconto e Cambia prezzo su una riga fatturata richiedono, oltre al proprio permesso, il permesso Modificare righe fatturate. La finestra chiede un Motivo della modifica, da 1 a 200 caratteri, che la nota di credito mostra all'ospite. Dice anche cosa succederà, misurato dalla riga così com'è dopo le correzioni precedenti:

• una riduzione viene registrata su una nota di credito contro la fattura, emessa nello stesso momento della modifica;
• un aumento resta fuori dalla fattura e va sulla fattura successiva.

Il denaro segue poi il conto come sempre: su un conto aperto il saldo scende; su un conto chiuso la correzione arriva sul conto corrente dell'ospite come credito, da usare o rimborsare.

Modifiche che fa DivePilot: raccolte fino alla fattura successiva

Una prenotazione annullata o modificata dopo che la sua riga è stata fatturata, e gli sconti che il conto ricalcola da solo (di volume, di fedeltà e sul conto), non toccano mai una riga fatturata. Registrano la differenza come nuove righe:

• un aumento è una riga normale e va sulla fattura successiva;
• una riduzione attende sul conto, contrassegnata "Da accreditare". Al prossimo Emetti fattura o Salda e chiudi di quel conto, una nota di credito per ogni fattura originale le copre, con il motivo "Prenotazione modificata", "Sconto ricalcolato" o "Prenotazione modificata, sconto ricalcolato" quando sono successe entrambe le cose.

Una prenotazione annullata con la sua finestra di annullamento funziona allo stesso modo: la riduzione delle sue righe fatturate attende come "Da accreditare", e la Penale di cancellazione è una nuova riga per la fattura successiva, vedi Condizioni di cancellazione.

Emetti fattura e Salda e chiudi procedono in quest'ordine: prima le note di credito per le riduzioni in attesa, poi la fattura per il resto, poi, per Salda e chiudi, la chiusura. È tutto o niente: se un passaggio viene rifiutato, non viene emesso nulla e il conto resta com'era.

Quando ciò che resta da fatturare alla chiusura è zero o meno, la differenza va su note di credito contro le fatture del conto, la più recente per prima e fino a quanto ciascuna può ancora essere accreditata, con il motivo "Sconto ricalcolato". Un conto senza fattura non riceve alcun documento e si chiude come prima.

Altre azioni sulle righe fatturate

• Intestare a e Sposta accettano solo righe non fatturate; spostare una riga fatturata viene rifiutato. Quando chi ha prenotato paga per tutti, le righe fatturate restano sul conto su cui sono state fatturate.
• Ripristina riporta una riga annullata come nuova riga non fatturata.
• Pagamenti, rimborsi e pagamenti annullati non cambiano mai un documento. I documenti successivi li mostrano tra i pagamenti.
• L'unione viene rifiutata finché cambierebbe qualcosa che una fattura o una ricevuta copre, vedi Unisci clienti duplicati.

Dove trovare i tuoi documenti

• Scheda Documenti del conto: le fatture, le note di credito e le ricevute del conto con i loro numeri, ciascuna con Scarica il PDF, Invia per e-mail e, su una fattura, Correggi l'acquirente nel suo menu delle azioni.
• La pagina del cliente, scheda Conti: i documenti di ogni conto sotto Fatture e ricevute, vedi Trova un cliente e leggi la sua scheda.
• Fatture e ricevute nella barra laterale: ogni fattura, nota di credito e ricevuta del tuo centro immersioni. Filtra per tipo e per data e cerca per numero, ospite o azienda. Ogni riga scarica il documento o lo invia di nuovo, e una ricevuta il cui pagamento è stato annullato dice "Pagamento annullato". La stessa pagina contiene le esportazioni per il commercialista, vedi Esportazioni per il commercialista.

Inviare un documento per e-mail

Invia per e-mail invia qualsiasi documento all'indirizzo registrato dell'ospite, o a un indirizzo che scrivi tu se puoi modificare i clienti, come per i conti. L'e-mail parte dal tuo centro immersioni nella lingua dell'ospite, con l'oggetto "Sairee Reef Divers: Fattura INV-2026-00042" (il tuo nome, il titolo del documento e il numero), un messaggio facoltativo e il PDF allegato. Il limite giornaliero di e-mail dei conti vale anche per i documenti. Serve il permesso Inviare documenti via email.

Con Invia la fattura via email alla chiusura di un conto attivo, la fattura emessa da Salda e chiudi va da sola all'indirizzo registrato dell'ospite. Un'e-mail non riuscita non annulla mai la chiusura: il documento dice che l'e-mail non è stata inviata e puoi inviarla di nuovo.

Impostazioni

Apri Impostazioni, poi Fatture e ricevute nel gruppo Prezzi e pagamenti. La scheda imposta i Prefissi di numerazione di fatture, note di credito e ricevute, le Ricevute automatiche (vedi Ricevute) e Invia la fattura via email alla chiusura di un conto, e dice in parole semplici cosa DivePilot emette nel tuo paese e di quali dati dell'attività ha bisogno. Modificare la scheda richiede il permesso Impostazioni delle fatture, e ogni modifica viene registrata nel Registro attività. Un nuovo prefisso vale dal documento successivo; i documenti emessi mantengono i loro numeri.

Chi può fare cosa

Sono raggruppati sotto Fatture e ricevute nell'editor dei permessi. Vedi Come funzionano i permessi e Ruoli e preset.

Un documento non cambia mai

Un documento è fatto di ciò che era vero quando è stato emesso. Cambiare dopo i dati della tua attività, l'ospite, il listino o il design del conto cambia solo i documenti emessi in seguito. Quando i dati di un ospite vengono cancellati, i suoi documenti sono conservati come emessi, con il nome dell'ospite; chiedi al tuo commercialista per quanto tempo devi conservarli. Il blocco Fattura a dei suoi conti viene svuotato. Vedi Archivia, esporta o anonimizza un cliente. Nemmeno i rimborsi online e le contestazioni cambiano un documento.