Dans certains pays, la facture légale doit venir d'un système officiel ou agréé, comme un CFDI au Mexique, émis avec l'outil du SAT ou par un prestataire agréé. DivePilot ne peut pas émettre cette facture. Dans ces pays, il émet une confirmation de paiement numérotée (en Indonésie, une facture), et l'onglet Factures et reçus des paramètres nomme l'outil officiel de votre pays, avec un lien. Les pays qui ont un tel outil sont listés sur Facturation par pays.

Étape par étape

  1. Réglez et clôturez la note dans DivePilot comme d'habitude. DivePilot émet son document numéroté, voir Factures et avoirs.
  2. Émettez la facture officielle dans l'outil de votre pays, ou chez le prestataire que vous utilisez pour cela, pour le même acheteur et les mêmes montants.
  3. Copiez le code que le système officiel donne à cette facture, comme le folio fiscal (UUID) d'un CFDI au Mexique.
  4. Dans la carte Documents de la note, ou sur la page Factures et reçus du menu (intitulée Confirmations de paiement et reçus là où DivePilot émet des confirmations de paiement), ouvrez le menu de la ligne du document et choisissez Numéro de facture officielle. Collez le code et appuyez sur Enregistrer le numéro.

Le numéro apparaît alors dans la ligne du document, dans la carte Documents de la note, sur cette page et dans l'onglet Notes du client. Il faut l'autorisation Émettre des factures pour saisir un numéro.

L'action n'apparaît que là où votre pays a un outil officiel, et seulement sur les confirmations de paiement et leurs rectifications (en Indonésie, sur les factures et les avoirs), jamais sur les reçus. Quand le code a une forme fixe dans votre pays, DivePilot refuse un code qui ne la respecte pas et nomme le code attendu.

Dans certains pays

  • Mexique : les ventes aux clients qui ne demandent pas de CFDI à leur nom vont sur un CFDI global de la période, comme le permet le SAT (RMF 2026, regla 2.7.1.21). Saisissez son folio fiscal (UUID) sur chaque confirmation de paiement qu'il couvre ; le même UUID peut figurer sur plusieurs documents.
  • Corée du Sud : les clients reçoivent un ticket de carte ou un reçu d'espèces. Une facture fiscale n'est émise dans NTS Hometax que lorsqu'un acheteur professionnel en demande une ; saisissez son numéro (국세청 승인번호, le numéro d'approbation de la NTS) sur la confirmation de paiement de cet acheteur.
  • Indonésie : seul un centre de plongée enregistré comme PKP émet une Faktur Pajak dans Coretax, pour un acheteur professionnel ; saisissez son Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak, les 17 chiffres de son code d'opération, de son code de statut et de son numéro de série, sur la facture de cet acheteur. Une vente à un client n'a pas de numéro Coretax.
  • Brésil : émettez la NFS-e dans l'Emissor Nacional NFS-e ou, là où votre commune a encore son propre système NFS-e, dans ce système ; les deux donnent la même chave de acesso de 50 caractères. Collez-la telle que vous l'avez copiée : DivePilot retire les espaces et un NFS, NFSe ou NFS-e en tête avant de vérifier les 50 caractères.
  • Chili : une vente à un client reçoit une boleta electrónica, du service de boletas du SII ou avec un ticket de carte ; un acheteur professionnel doté d'un RUT reçoit une factura electrónica. Saisissez le folio de l'une ou de l'autre.
  • Kenya : saisissez le CU Invoice Number que KRA eTIMS imprime sur la facture ou le reçu.
  • Italie : un client reçoit un documento commerciale de votre caisse RT ou d'un logiciel agréé. Quand un client demande une facture, émettez la fattura elettronica dans Fatture e Corrispettivi, le service gratuit de l'Agenzia delle Entrate, ou chez votre prestataire, et saisissez son identificativo SdI, le numéro que lui attribue le SdI, sur la confirmation de paiement de ce client.
  • Grèce : émettez le reçu ou la facture dans AADE timologio, sur un appareil fiscal certifié ou chez un prestataire agréé, et saisissez la MARK que myDATA lui attribue.

Les documents qui n'ont pas encore de numéro

Là où votre pays a un outil officiel, la page Factures et reçus du menu a le filtre Sans numéro officiel. Il liste les confirmations de paiement et leurs rectifications (en Indonésie, les factures et les avoirs) qui n'ont pas encore de numéro officiel. Parcourez-le en fin de journée, puis une fois encore avant d'envoyer le mois à votre comptable. En Corée du Sud, en Indonésie et en Italie, le filtre n'est pas proposé et aucun document n'est signalé comme sans numéro, car la facture officielle n'y existe que lorsqu'un acheteur professionnel en demande une, et en Italie lorsqu'un client demande une facture.

Aucune facture officielle requise

Au Panama, en Colombie, en Équateur et au Costa Rica, certaines entreprises n'ont pas à émettre la facture électronique officielle d'une vente : un document peut donc être marqué comme n'en demandant pas. Il n'apparaît alors plus dans le filtre Sans numéro officiel et perd cette mention. Qui peut l'utiliser :

  • Colombie : une personne physique non redevable de l'IVA (no responsable de IVA, Estatuto Tributario art. 437) n'est pas tenue de facturer (Res. DIAN 165/2023 art. 8).
  • Équateur : un negocio popular du RIMPE peut remettre une nota de venta au lieu d'une facture électronique.
  • Costa Rica : une entreprise du Régimen de Tributación Simplificada n'est pas tenue d'émettre des comprobantes electrónicos, sauf si elle l'a choisi (Decreto 44739-H art. 7).
  • Panama : une entreprise qui facture sur une imprimante fiscale agréée (equipo fiscal) au lieu du système de facturation électronique (Decreto Ejecutivo 25/2022).

Pour marquer un document, choisissez Numéro de facture officielle sur ce document, puis Marquer « Aucune facture officielle requise », indiquez le motif et appuyez sur Marquer comme non requise. Le motif, la personne qui a marqué le document et la date restent dans son historique et dans le Journal d’activité, comme pour un numéro ; n'y mettez aucune donnée du client. Annuler la mention, dans la même fenêtre, retire la marque : un document dont la marque avait remplacé le numéro retrouve ce numéro, tout autre redevient sans numéro. Un numéro saisi ensuite remplace la marque, et marquer un document qui a un numéro remplace ce numéro ; l'historique le conserve. La marque n'est ni imprimée ni envoyée par e-mail, et un reçu ne la reçoit jamais. Dans les exports, la colonne official_reference reste vide pour ce document et la colonne official_invoice_not_required contient le motif. Elle demande l'autorisation Émettre des factures.

Corriger un numéro

Vous pouvez remplacer un numéro, par exemple après une faute de frappe : choisissez de nouveau Numéro de facture officielle. DivePilot demande alors une Note qui dit pourquoi. Le document affiche le numéro actuel ; son historique garde le précédent, avec qui a saisi chacun et quand. Ne mettez pas de données du client dans la note : elle reste avec le document, même après l'effacement des données d'un client.

Ce qui change, et ce qui ne change pas

Le PDF que DivePilot a enregistré à l'émission du document ne change jamais, donc le numéro officiel n'y est pas imprimé. Le numéro apparaît dans l'application, dans les exports et dans l'e-mail chaque fois que vous envoyez le document après l'avoir saisi.

Pour votre comptable

Le CSV des documents se termine par deux colonnes : official_reference, avec le numéro officiel actuel de chaque document, vide quand un document n'en a pas, et official_invoice_not_required, avec le motif d'un document marqué Aucune facture officielle requise. Là où votre pays a un outil officiel, le zip des PDF d'un mois contient aussi un index.csv, qui liste chaque fichier avec le numéro, le type, le numéro officiel actuel et ce motif de son document. Voir Exports pour votre comptable.

Remarque : La facture officielle est l'enregistrement légal, pas le document DivePilot. DivePilot garde les deux numéros ensemble ; il n'envoie rien à l'administration fiscale ni à votre prestataire.

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