Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen

Die Gastrechnung ist die laufende Rechnung für den Aufenthalt eines Gastes und ändert sich, solange der Aufenthalt dauert, siehe Rechnungen. Eine ausgestellte Rechnung ist das nummerierte Dokument, das du dem Gast gibst: DivePilot erstellt sie aus der Gastrechnung, und einmal ausgestellt ändert sie sich nie mehr. Jede spätere Berichtigung ist eine Rechnungskorrektur. Wie diese Dokumente heißen und was sie enthalten müssen, hängt von deinem Land ab, siehe Was deine Belege in deinem Land sind. Eine Quittung für eine einzelne Zahlung steht unter Quittungen.

Wann eine Rechnung ausgestellt wird

• Abrechnen und abschließen stellt eine Rechnung für alles auf der Gastrechnung aus, was noch nicht in Rechnung gestellt ist, und schließt sie dann ab. Das Fenster zeigt unter "Das Abschließen stellt außerdem aus", was ausgestellt wird. Siehe Zahlungen annehmen.
• Rechnung ausstellen steht neben Zahlung annehmen auf der Saldokarte einer offenen Gastrechnung und stellt sofort eine Rechnung aus, zum Beispiel für eine Firma, die die erste Woche eines langen Aufenthalts bezahlt. Das Fenster zeigt die Rechnung so, wie sie aussehen wird, mit dem Vermerk "Vorschau"; Nummer und Datum werden beim Bestätigen festgelegt. Unter "Mit dem Bestätigen wird ausgestellt" steht, was ausgestellt wird. Rechnung ausstellen im Fenster stellt sie aus. Dafür brauchst du die Berechtigung Rechnungen ausstellen.

Eine Gastrechnung kann mehrere Rechnungen haben. Jede führt nur ihre eigenen Positionen, die beim Abschluss ausgestellte Rechnung enthält also, was nach der früheren hinzukam.

Was du aushändigst, können auch nur Rechnungskorrekturen sein: Wurden Positionen nach der letzten Rechnung verringert und ist sonst nichts mehr abzurechnen, stellen Rechnung ausstellen und Abrechnen und abschließen die Rechnungskorrekturen aus, aber keine neue Rechnung.

Eine ausgeglichene Gastrechnung, die nach den auf der Karte Rechnungen schließen eingestellten Tagen von selbst abgeschlossen wird, bekommt ihre Rechnung auf dieselbe Weise, ohne dass eine Person als Aussteller genannt wird. Verlangt dein Land Angaben zum Betrieb auf einer Rechnung und fehlen einige, bleibt eine solche Gastrechnung offen und wird am nächsten Tag erneut versucht.

Vor der Einführung der Rechnungen in deiner Tauchbasis abgeschlossene Gastrechnungen bleiben, wie sie sind, ohne Dokumente. Gastrechnungen, die noch offen waren, bekommen ihre Rechnung beim Abschluss.

Wo DivePilot Steuerrechnungen ausstellt (siehe Rechnungen nach Land), ist die Rechnung nur dann eine Steuerrechnung, wenn Umsatzsteuerpflichtig registriert (USt / GST) in Betrieb und Steuern eingeschaltet ist; sonst ist sie eine einfache Rechnung mit dem Titel "Rechnung", und es werden nur Firmenname und Adresse gebraucht. Siehe Was deine Belege in deinem Land sind.

In den Vereinigten Arabischen Emiraten, Singapur und auf den Seychellen wird eine registrierte Tauchbasis, die in einer anderen Währung abrechnet, beim Ausstellen einer Rechnung nach dem Wechselkurs gefragt, in Rechnung ausstellen, Abrechnen und abschließen und Empfänger korrigieren, denn die Rechnung zeigt ihre Steuersumme auch in der Währung des Landes. Ebenso eine umsatzsteuerpflichtig registrierte Tauchbasis im Vereinigten Königreich, deren Rechnung ihre USt-Summe auch in Pfund zeigt, und in den Niederlanden und auf Zypern, in Euro; eine nicht registrierte wird nichts gefragt, weil ihre Rechnungen keine USt ausweisen. Der Kurs wird auf der Rechnung festgeschrieben, und ihre Rechnungskorrekturen übernehmen ihn. Verwende den amtlichen Kurs für das Leistungsdatum, in den Vereinigten Arabischen Emiraten den Kurs der Zentralbank. Solche Gastrechnungen werden nicht automatisch abgeschlossen: Schließe sie mit Abrechnen und abschließen ab. Südafrika fragt nach keinem Kurs: Dort wird eine Steuerrechnung nur in Rand ausgestellt. Auf den Malediven fragt eine Steuerrechnung auf einer Gastrechnung in einer anderen Währung ebenfalls nach dem Kurs zur Rufiyaa, in Rechnung ausstellen und Abrechnen und abschließen: DivePilot vergleicht damit nur die Gastrechnung mit 5.000 MVR, ab denen Name, Adresse und TIN des Käufers nötig sind, und druckt den Kurs nirgends.

Was eine Rechnung umfasst

Eine Rechnung umfasst jede Position der Gastrechnung, die gebucht ist, einen Betrag ungleich null hat, nicht auf einer früheren Rechnung steht und keine Verringerung ist, die auf eine Rechnungskorrektur wartet (siehe unten). Zusammen müssen die Positionen mehr als null ergeben: Gibt es nichts abzurechnen, sagt DivePilot das und stellt nichts aus. Guthaben aus einer früheren Gastrechnung ist Geld, kein Verkauf: Es ist nie eine Rechnungsposition und erscheint unter den Zahlungen.

Was eine Rechnung zeigt

• deine Angaben als Verkäufer: Firmenname (der Name deiner Tauchbasis, wenn kein Firmenname eingetragen ist), Adresse, Steuernummer und in Thailand die Filiale, mit deinem Logo
• den Empfänger: den Gast oder die Firma oder Person unter Rechnung an (siehe unten)
• die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und die Nummer der Gastrechnung
• die Positionen: Beschreibung, Taucher, Datum, Menge, Einzelpreis, Rabatt, Netto, Steuersatz, Steuer und Brutto
• die Rabatte der Gastrechnung, die Steuer je Satz und die Summen
• die Zahlungen auf der Gastrechnung bis zu diesem Zeitpunkt und den Saldo danach

Sie ist in der Sprache des Gastes, der Sprache der Gastrechnung, und in Thailand steht jede Bezeichnung zusätzlich auf Thai. Sie nutzt das Design, das deine Tauchbasis auf der Karte PDF-Design gewählt hat, siehe Rechnungen. DivePilot speichert das PDF beim Ausstellen des Dokuments, und jeder Download liefert diese Datei.

Abgerechnete Positionen sind gesperrt

Mit dem Ausstellen einer Rechnung sind die Positionen gesperrt, die sie umfasst: Sie zeigen die Rechnungsnummer, und nichts ändert sie mehr. Die Kopfzeile der Gastrechnung sagt, wie weit sie abgerechnet ist: "Nicht in Rechnung gestellt", "Teilweise in Rechnung gestellt" oder "In Rechnung gestellt: INV-2026-00042".

Nummern

Jede Art von Dokument hat ihre eigene Nummernreihe je Tauchbasis und Kalenderjahr:

Eine neue Tauchbasis in einem Land, in dem DivePilot Zahlungsbestätigungen ausstellt, beginnt ihre Zahlungsbestätigungen bei PC-2026-00001 und deren Korrekturen bei PCC-2026-00001, damit sie nicht wie Rechnungsnummern aussehen; ihre Quittungen behalten RCP-. Früher angelegte Tauchbasen behalten ihre Präfixe.

Das Jahr richtet sich nach der Zeitzone deiner Tauchbasis, und die Reihe beginnt am 1. Januar wieder bei 00001. Keine Nummer wird übersprungen oder entfernt: Ein fehlgeschlagenes Ausstellen verbraucht keine Nummer, und ein Dokument bleibt in seiner Reihe, auch wenn sich später ändert, worauf es sich bezieht. In jedem Land wird so nummeriert, außer in Sri Lanka, wo eine Nummer die Form der Gazette 2481/22 hat: Jahr und Monat der Ausstellung, das Präfix als Reihencode (seine Buchstaben und Ziffern in Großbuchstaben) und die laufende Nummer, etwa 26OCT_INV_00001. Auch die Bezeichnung der Dokumente unterscheidet sich, siehe Was deine Belege in deinem Land sind.

Die Präfixe stellst du im Tab Rechnungen und Quittungen ein, siehe "Einstellungen" unten. Ein Präfix hat 1 bis 10 Zeichen, Buchstaben, Ziffern oder Bindestriche, und beginnt mit einem Buchstaben oder einer Ziffer. Die drei Arten teilen sich nie ein Präfix, und die Groß- und Kleinschreibung unterscheidet sie nicht. Auch ein Präfix, das schon in ausgestellten Dokumenten einer anderen Art vorkommt, wird abgelehnt.

Rechnung an: eine Firma oder eine andere Person

Ein Dokument nennt den Gast, solange die Gastrechnung nichts anderes sagt. Rechnung an in der Zusammenfassung der Gastrechnung nennt jemand anderen: eine Firma oder eine Person, eine Adresse mit bis zu vier Zeilen, eine Steuernummer und in Thailand die Filiale. Wo DivePilot Zahlungsbestätigungen ausstellt, heißt diese Karte Kunde, wie die Dokumente es drucken; ihre Schaltfläche lautet Firma eintragen. Dokumente drucken eine Adresse nur, wenn du sie hier eingibst, mit einer Ausnahme: In Singapur nennt eine Rechnungskorrektur an den Gast die Adresse aus seinem Profil, wie die IRAS es für jede Rechnungskorrektur verlangt; ist keine hinterlegt, wird sie ohne Adresse ausgestellt. Sie festzulegen oder zu ändern braucht die Berechtigung Rechnung an festlegen und ist bis zur ersten Rechnung der Gastrechnung möglich. Danach ist der Block gesperrt, und nur Empfänger korrigieren ändert den Empfänger. Tippe zwei Buchstaben des Namens, um Firmen und Personen früherer Gastrechnungen vorgeschlagen zu bekommen; ein Vorschlag füllt den Rest aus.

Empfänger korrigieren

Ging eine Rechnung an den falschen Empfänger, wähle Empfänger korrigieren neben der Rechnungsnummer unter Rechnung an in der Zusammenfassung der Gastrechnung oder im Aktionsmenü der Rechnung in der Karte Dokumente und gib den richtigen Empfänger ein. In einem Schritt entstehen eine Rechnungskorrektur über die ganze Rechnung mit dem Grund "Rechnungsempfänger korrigiert" und eine neue Rechnung mit denselben Positionen für den neuen Empfänger, die die ersetzte Rechnung nennt. Jede Rechnung, auch eine ersetzende, lässt sich einmal korrigieren, und nur solange keine Rechnungskorrektur auf sie verweist; danach ändern nur Rechnungskorrekturen, was sie sagt. Dafür brauchst du die Berechtigung Rechnungsempfänger korrigieren.

Änderungen nach einer Rechnung: Rechnungskorrekturen

Eine abgerechnete Position ändert sich nie. Eine Änderung wird zu einer Korrekturposition, wie auf einer abgeschlossenen Gastrechnung, und eine Korrektur, die eine abgerechnete Position senkt, wird mit einer Rechnungskorrektur ausgeglichen, die auf die Rechnung verweist. Die Rechnungskorrektur nennt die Rechnung, die sie korrigiert, unter ihren Angaben und zeigt den "Ursprünglichen Betrag" und den "Richtigen Betrag" dieser Rechnung; der richtige Betrag berücksichtigt die früheren Rechnungskorrekturen zu derselben Rechnung. In den Vereinigten Arabischen Emiraten ist die Rechnungskorrektur einer registrierten Tauchbasis eine "Tax credit note", die diese Beträge ohne Umsatzsteuer zeigt, ausgehend vom Betrag nach den früheren Rechnungskorrekturen, siehe Was deine Belege in deinem Land sind. Eine Korrekturposition auf der eigenen Rechnung einer Gastrechnung lautet "Korrektur: ..." ohne Nummer der Gastrechnung.

Änderungen von dir: sofort korrigiert

Stornieren, Rabatt und Preis ändern brauchen bei einer abgerechneten Position außer der eigenen Berechtigung die Berechtigung Abgerechnete Positionen ändern. Das Fenster verlangt einen Grund für die Änderung mit 1 bis 200 Zeichen, den die Rechnungskorrektur dem Gast zeigt. Es sagt auch, was passiert, gemessen an der Position, wie sie nach früheren Korrekturen dasteht:

• Eine Verringerung wird auf einer Rechnungskorrektur zur Rechnung festgehalten, die im selben Moment ausgestellt wird wie die Änderung.
• Eine Erhöhung bleibt aus der Rechnung heraus und kommt auf die nächste Rechnung.

Das Geld folgt der Gastrechnung dann wie sonst: Auf einer offenen Gastrechnung sinkt der Saldo; auf einer abgeschlossenen landet die Korrektur als Guthaben auf der aktuellen Gastrechnung des Gastes, zum Verrechnen oder Erstatten.

Änderungen von DivePilot: gesammelt bis zur nächsten Rechnung

Eine Buchung, die nach dem Abrechnen ihrer Position storniert oder geändert wird, und die Rabatte, die die Gastrechnung selbst neu berechnet (Mengen-, Stamm- und Rechnungsrabatt), berühren eine abgerechnete Position nie. Sie buchen die Differenz als neue Positionen:

• Eine Erhöhung ist eine gewöhnliche Position und kommt auf die nächste Rechnung.
• Eine Verringerung wartet auf der Gastrechnung, markiert mit "Korrektur ausstehend". Bei der nächsten Rechnung ausstellen oder Abrechnen und abschließen dieser Gastrechnung deckt je ursprünglicher Rechnung eine Rechnungskorrektur sie ab, mit dem Grund "Buchung geändert", "Rabatt neu berechnet" oder "Buchung geändert, Rabatt neu berechnet", wenn beides vorkam.

Eine Buchung, die mit ihrem Stornierungsdialog storniert wird, läuft genauso: Die Verringerung ihrer abgerechneten Positionen wartet als "Korrektur ausstehend", und die Stornogebühr ist eine neue Position für die nächste Rechnung, siehe Stornobedingungen.

Rechnung ausstellen und Abrechnen und abschließen arbeiten in dieser Reihenfolge: erst die Rechnungskorrekturen für die wartenden Verringerungen, dann die Rechnung für den Rest, dann bei Abrechnen und abschließen der Abschluss. Es gilt ganz oder gar nicht: Wird ein Schritt abgelehnt, wird nichts ausgestellt, und die Gastrechnung bleibt, wie sie war.

Ergibt das, was beim Abschluss noch abzurechnen ist, null oder weniger, kommt die Differenz auf Rechnungskorrekturen zu den Rechnungen der Gastrechnung, die neueste zuerst und bis zu dem, was jede noch korrigiert werden kann, mit dem Grund "Rabatt neu berechnet". Eine Gastrechnung ohne Rechnung bekommt kein Dokument und wird wie bisher abgeschlossen.

Weitere Aktionen bei abgerechneten Positionen

• Abrechnen auf und Verschieben nehmen nur Positionen, die nicht abgerechnet sind; eine abgerechnete Position zu verschieben wird abgelehnt. Zahlt die buchende Person für alle, bleiben abgerechnete Positionen auf der Gastrechnung, auf der sie abgerechnet wurden.
• Wiederherstellen bringt eine stornierte Position als neue, nicht abgerechnete Position zurück.
• Zahlungen, Erstattungen und stornierte Zahlungen ändern nie ein Dokument. Spätere Dokumente zeigen sie unter den Zahlungen.
• Zusammenführen wird abgelehnt, solange es etwas ändern würde, was eine Rechnung oder Quittung abdeckt, siehe Doppelte Kunden zusammenführen.

Wo du deine Dokumente findest

• Karte Dokumente auf der Gastrechnung: die Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen der Gastrechnung mit ihren Nummern, jeweils mit PDF herunterladen, Per E-Mail senden und bei einer Rechnung Empfänger korrigieren im Aktionsmenü.
• Die Kundenseite des Gastes, Tab Rechnungen: die Dokumente jeder Gastrechnung unter Belege, siehe Einen Kunden finden und sein Profil lesen.
• Belege in der Seitenleiste: jede Rechnung, Rechnungskorrektur und Quittung deiner Tauchbasis. Filtere nach Art und Datum und suche nach Nummer, Gast oder Firma. Jede Zeile lädt das Dokument herunter oder sendet es erneut, und eine Quittung, deren Zahlung storniert wurde, sagt "Zahlung storniert". Dieselbe Seite enthält die Exporte für deine Steuerberatung, siehe Exporte für deine Steuerberatung.

Ein Dokument per E-Mail senden

Per E-Mail senden schickt jedes Dokument an die hinterlegte Adresse des Gastes oder, wenn du Kunden bearbeiten darfst, an eine Adresse, die du eintippst, wie bei der Gastrechnung. Die E-Mail kommt von deiner Tauchbasis in der Sprache des Gastes, mit dem Betreff "Sairee Reef Divers: Rechnung INV-2026-00042" (dein Name, der Titel des Dokuments und die Nummer), einer optionalen Nachricht und dem PDF im Anhang. Das Tageslimit für E-Mails der Gastrechnungen gilt auch für Dokumente. Dafür brauchst du die Berechtigung Belege per E-Mail senden.

Ist Rechnung beim Abschluss einer Gastrechnung per E-Mail senden eingeschaltet, geht die Rechnung, die Abrechnen und abschließen ausstellt, von selbst an die hinterlegte Adresse des Gastes. Eine fehlgeschlagene E-Mail macht den Abschluss nie rückgängig: Das Dokument sagt, dass die E-Mail nicht gesendet wurde, und du kannst sie erneut senden.

Einstellungen

Öffne Einstellungen, dann Rechnungen und Quittungen in der Gruppe Preise und Zahlungen. Der Tab legt die Nummernpräfixe von Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen fest, die Automatische Quittungen (siehe Quittungen) und Rechnung beim Abschluss einer Gastrechnung per E-Mail senden, und sagt in einfachen Worten, was DivePilot in deinem Land ausstellt und welche Angaben zum Betrieb es braucht. Den Tab zu ändern braucht die Berechtigung Einstellungen für Rechnungen und Quittungen, und jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll. Ein neues Präfix gilt ab dem nächsten Dokument; ausgestellte Dokumente behalten ihre Nummern.

Wer was darf

Sie sind im Berechtigungseditor unter Rechnungen und Quittungen gruppiert. Siehe Berechtigungen erklärt und Rollen und Vorlagen.

Ein Dokument ändert sich nie

Ein Dokument entsteht aus dem, was beim Ausstellen galt. Ändern sich danach deine Angaben zum Betrieb, der Gast, die Preisliste oder das Design der Gastrechnung, betrifft das nur später ausgestellte Dokumente. Werden die Daten eines Gastes gelöscht, bleiben seine Dokumente wie ausgestellt erhalten, mit dem Namen des Gastes darauf; frag deine Steuerberatung, wie lange du sie aufbewahren musst. Der Block Rechnung an seiner Gastrechnungen wird geleert. Siehe Einen Kunden archivieren, exportieren oder anonymisieren. Auch Online-Erstattungen und Anfechtungen ändern kein Dokument.