Archivez, exportez ou anonymisez un client

Trois actions se ressemblent mais font des choses très différentes. Choisissez celle qui répond à la demande que vous avez devant vous.

Supprimer et restaurer

Supprimer sur la ligne d'un client, ou dans les actions de la ligne, désactive la fiche. La fenêtre indique que le client sera désactivé. Il disparaît de l'onglet Actifs et apparaît sous Archivés, avec tout son contenu intact, sauf qu'un lien de mise à jour ouvert cesse de fonctionner. Appuyez sur restaurer à cet endroit pour le faire revenir.

Utilisez cette action pour un client que vous ne pensez pas revoir, ou pour une fiche créée par erreur.

Exporter les données

Exporter les données dans le menu d'actions de la fiche télécharge la fiche du client sous forme de tableur Excel. Le tableur couvre les informations personnelles, l'adresse, le profil de plongée, la santé et le matériel, ainsi que les décharges. Une décharge demandée mais jamais signée affiche « Pas encore signée » dans la colonne Signée le. La feuille Mises à jour des informations liste chaque modification faite par le client via un lien de mise à jour, avec le champ et sa valeur avant et après ; pour les notes médicales, le régime alimentaire et le numéro de passeport, elle indique seulement qu'ils ont été modifiés ou supprimés, car ces valeurs ne sont jamais conservées dans l'historique. C'est ce que vous remettez quand un client demande quelles données vous détenez sur lui. Il n'y a pas d'import dans l'autre sens : les clients arrivent par votre propre fenêtre, le lien d'inscription ou la page de réservation, pas depuis un fichier CSV ou Excel.

Viennent ensuite les réservations et l'argent du client, une feuille pour chaque sujet :

• Réservations : chaque réservation avec son numéro, le numéro GR quand elle a été faite avec d'autres, son type, sa date, son statut et si elle a été faite en ligne. Seules les réservations du client lui-même y figurent.
• Réservés ensemble : chaque groupe pour lequel le client a réservé, avec son numéro GR, la date de réservation, son premier et son dernier jour et le nombre de personnes. Les noms et les réservations des autres ne figurent pas dans l'export.
• Acomptes : l'acompte de chaque réservation qui en demandait un, avec le montant, l'échéance et s'il est à payer, payé, non exigé ou non payé.
• Annulations et frais : chaque réservation annulée et chaque formation dont le client s'est désinscrit, avec le motif, le pourcentage et les frais facturés, ainsi que chaque frais de non-présentation. Pour des frais auxquels vous avez renoncé, la feuille indique quand et pourquoi.
• Notes et Frais : chaque note du client avec ses lignes, et les lignes du client sur une note payée par quelqu'un d'autre. Une ligne d'un autre plongeur sur la note du client n'affiche pas de nom.
• Paiements : chaque paiement sur ses notes avec le moyen de paiement, la journée comptable et s'il a été payé en ligne ou au centre de plongée.
• Remboursements : les remboursements au centre de plongée et sur la carte, avec leur statut.
• Litiges : les litiges de carte sur ses paiements en ligne.
• Documents : les factures, factures d'avoir et reçus émis sur ses notes, avec numéro, type, date et total. Les PDF ne sont pas dans le tableur ; téléchargez-les depuis la note.
• Lien de paiement : si le lien de paiement du client est actif, expiré ou révoqué, quand il a été créé, envoyé pour la dernière fois et utilisé pour la dernière fois, et quand il expire. Le lien lui-même ne figure jamais dans l'export.

Le contenu du fichier dépend de la personne qui exporte. Acomptes et Annulations et frais nécessitent l'accès à la note de ce client : Voir toutes les notes, ou Voir les notes de ses clients pour un client de vos propres sorties et formations. Notes, Frais, Paiements, Remboursements et Litiges nécessitent Voir toutes les notes et Voir sous Paiements ; Documents nécessite en plus Voir toutes les factures et tous les reçus. Une feuille que vous n'êtes pas autorisé à voir est omise, et la feuille Aperçu l'indique sous Absent de ce fichier, pour qu'un collègue disposant de ces autorisations puisse exporter la copie complète.

Les en-têtes de colonnes sont dans votre propre langue. Le tableur de tout le centre d'un centre verrouillé contient toutes les notes du centre, voir Quand l'accès a pris fin.

Suppression RGPD

Suppression RGPD dans le même menu ouvre la fenêtre Suppression RGPD - anonymiser le client. Elle efface définitivement les données personnelles : nom, e-mail, téléphone, date de naissance, sexe, nationalité, adresse, numéro de passeport, notes médicales et régime alimentaire, ainsi que les brevets avec leurs numéros, les tailles de matériel, le lestage, les notes sur le matériel, le nombre de plongées et la date de la dernière plongée. Elle vide aussi la note d'équipement des réservations du client, la note de ses locations et ses notes de présence aux formations, supprime toutes les notifications de la cloche qui le nomment, retire les liens de signature de décharge jamais utilisés, supprime ses liens de mise à jour et l'historique des informations qu'il a mises à jour par ce biais, et efface l'adresse IP et l'appareil enregistrés sur chaque signature de décharge. Les réservations, les locations et les données de formation sont conservées sous le nom « Anonymised User ». Confirmez avec Anonymiser définitivement.

Utilisez cette action quand un client demande à être effacé. Elle est irréversible, et le client n'apparaît plus ni sous Actifs, ni sous Archivés, ni dans la recherche de la barre supérieure. Pour effacer un client archivé, restaurez-le d'abord.

Remarque : Les décharges terminées sont conservées en entier : le nom saisi, la signature tracée, les réponses médicales et le fichier importé d'une décharge papier. Elles constituent votre preuve en cas de réclamation, et le RGPD autorise la conservation des données nécessaires à la défense de droits en justice. La fenêtre l'indique avant que vous ne confirmiez. Elles continuent d'apparaître dans les archives des documents, exactement comme le promet cette remarque.

Remarque : Sur les notes, un effacement conserve les montants, pour que votre comptabilité reste juste, et efface le texte libre des lignes et paiements du client effacé, comme les notes, références, motifs d'annulation et motifs d'un prix modifié, ainsi que la description de ses lignes en texte libre, qui s'affichent alors comme « Frais (texte supprimé) ». Le motif donné pour annuler des frais de non-présentation sur ses réservations est effacé aussi ; les frais restent annulés. Les factures, avoirs et reçus sont conservés tels qu'ils ont été émis, avec le nom du client ; DivePilot ne les efface pas. Demandez à votre comptable combien de temps vous devez les conserver. Le bloc Facturer à des notes du client est effacé. Les liens de paiement du client cessent de fonctionner, et les montants de ses paiements en ligne restent.

Laquelle et quand