Fusionnez des clients en double

Deux fiches pour la même personne, cela arrive plus souvent qu'on ne le croit : un client s'inscrit en ligne alors que vous l'aviez déjà ajouté, ou réserve en ligne une deuxième fois. Les inscriptions et les réservations en ligne créent toujours une nouvelle fiche, une par personne quand plusieurs sont réservées ensemble, même quand l'adresse e-mail est déjà enregistrée. DivePilot ne bloque pas les doublons. Il vous laisse les fusionner.

Lancer une fusion

1. Ouvrez Clients dans la barre latérale et appuyez sur Fusionner. La liste passe en mode sélection.
2. Cochez les deux fiches à réunir. Le bouton Continuer en bas de l'écran s'active dès que deux fiches exactement sont sélectionnées.
3. Appuyez sur Continuer : la fenêtre Fusionner des clients s'ouvre.

Vous pouvez aussi partir de l'une des deux fiches : ouvrez-la et choisissez Fusionner dans le menu d'actions. La fenêtre s'ouvre avec ce client comme principal, et vous cherchez l'autre sous Secondaire. Vous ne voyez Fusionner que si vos autorisations incluent la fusion de clients, et seuls les clients actifs peuvent être fusionnés : restaurez donc d'abord une fiche archivée.

Choisir la fiche à conserver

La fenêtre présente les deux fiches côte à côte. L'une est marquée Principal et sera conservée, l'autre Secondaire et sera supprimée. Utilisez le bouton d'interversion placé entre elles si elles sont dans le mauvais sens.

Quand les deux fiches diffèrent sur un champ, la fenêtre le liste sous champs à vérifier avec les deux valeurs, et la valeur de la fiche principale est sélectionnée. Choisissez la valeur de la fiche secondaire pour chaque champ où elle est meilleure. Quand elles concordent, rien ne demande votre attention. Au-dessus des champs, vous voyez ce qui est transféré depuis la fiche secondaire : ses réservations, ses brevets, ses décharges signées et ses inscriptions aux formations. Ses locations sont transférées aussi. Un brevet d'un niveau que la fiche principale possède déjà, ou une inscription à une formation que la fiche principale suit déjà, est supprimé au lieu d'être transféré.

Les réservations faites ensemble suivent aussi : si le client fusionné était la personne qui a réservé, le client conservé prend sa place, et ses demandes d'un nombre de plongées passent avec lui.

Appuyez sur Fusionner les clients pour terminer.

Remarque : Une fusion ne peut pas être annulée. Lisez les champs à vérifier avant de confirmer, et choisissez comme principale la fiche qui a les meilleures coordonnées.

Éviter les doublons quand c'est possible

• Cherchez par nom ou par e-mail avant d'ajouter quelqu'un à la main. Le champ de recherche de la page Clients compare le prénom, le nom et l'e-mail.
• Demandez aux habitués s'ils ont déjà plongé chez vous, plutôt que de leur tendre à nouveau le QR code d'inscription.

Autres façons de nettoyer une fiche

• Supprimer sur une ligne désactive le client. Il passe dans l'onglet Archivés et peut y être restauré.
• Suppression RGPD dans le menu d'actions d'une fiche anonymise définitivement les données personnelles tout en conservant les réservations et les décharges à des fins d'audit. C'est irréversible.
• Exporter les données dans le même menu télécharge la fiche du client sous forme de tableur pour répondre à une demande d'accès aux données, mais sans les réservations, les formations ni les locations.

Remarque : Les notes suivent la fusion. Les notes ouvertes des deux clients sont réunies sur celle qui reste, et les remises automatiques et les lignes de séjour du doublon sont recalculées pour le client fusionné. La fusion est refusée tant que la note ouverte du doublon, que la fusion viderait dans l'autre, porte une facture, un avoir ou un reçu, ou tant qu'une ligne automatique du doublon sur une autre note ouverte figure déjà sur une facture. Une fusion révoque les liens de paiement des deux clients et ferme les formulaires de paiement ouverts sur ces liens. Envoyez ensuite un nouveau lien au client avec Envoyer le lien de paiement. Voir Notes.