Facturas y facturas rectificativas

La cuenta es el registro corriente de la estancia de un cliente y cambia mientras la estancia sigue, véase Cuentas. Una factura es el documento numerado que entregas al cliente: DivePilot la crea a partir de la cuenta y, una vez emitida, no cambia nunca. Toda corrección posterior es una factura rectificativa. Cómo se llaman estos documentos y qué deben mostrar depende de tu país, véase Qué son tus documentos en tu país. El recibo de un solo pago se describe en Recibos.

Cuándo se emite una factura

• Liquidar y cerrar emite una factura por todo lo de la cuenta que aún no está facturado y después cierra la cuenta. Su ventana indica lo que va a emitir bajo "Al cerrar también se emite". Véase Cobrar pagos.
• Emitir factura, junto a Cobrar en la tarjeta de saldo de una cuenta abierta, emite una ahora, por ejemplo para una empresa que paga la primera semana de una estancia larga. La ventana muestra la factura tal como quedará, marcada "Vista previa", con el número y la fecha fijados al confirmar, e indica lo que emitirá bajo "Al confirmar se emite". Emitir factura en la ventana la emite. Necesita el permiso Emitir facturas.

Una cuenta puede tener varias facturas. Cada una recoge solo sus propias líneas, de modo que la factura emitida al cerrar contiene lo que llegó después de la anterior.

Lo que entregas también puede ser solo facturas rectificativas: cuando se redujeron líneas después de la última factura y no queda nada más que facturar, Emitir factura y Liquidar y cerrar emiten las facturas rectificativas y ninguna factura nueva.

Una cuenta saldada que se cierra sola tras los días fijados en la tarjeta Cierre de cuentas recibe su factura del mismo modo, sin que se nombre a ninguna persona como emisora. Si tu país exige datos del negocio en una factura y faltan algunos, esa cuenta sigue abierta y se intenta de nuevo al día siguiente.

Las cuentas cerradas antes de que tu centro de buceo tuviera facturas se quedan como están, sin documentos. Las cuentas que seguían abiertas reciben su factura al cerrarse.

Donde DivePilot emite facturas fiscales (véase Facturación por país), la factura es una factura fiscal solo cuando Registrado a efectos de IVA / GST está activado en Negocio e impuestos; si no, es una factura simple titulada "Factura" y solo hacen falta tu razón social y tu dirección. Véase Qué son tus documentos en tu país.

En los Emiratos Árabes Unidos, Singapur y las Seychelles, a un centro de buceo registrado que factura en otra moneda se le pide el tipo de cambio cuando emite una factura, en Emitir factura, Liquidar y cerrar y Corregir al comprador, porque la factura muestra también su total de impuestos en la moneda del país. Lo mismo vale para un centro registrado a efectos de IVA en el Reino Unido, cuya factura muestra también su total de IVA en libras, y en los Países Bajos y Chipre, en euros; a uno no registrado no se le pide nada, porque sus facturas no muestran IVA. El tipo queda fijado en la factura, y sus facturas rectificativas lo reutilizan. Usa el tipo oficial de la fecha de la prestación; en los Emiratos Árabes Unidos, el del Banco Central. Esas cuentas no se cierran solas: ciérralas con Liquidar y cerrar. Sudáfrica no pide tipo de cambio: allí una factura fiscal se emite solo en rand. En Maldivas, una factura fiscal de una cuenta en otra moneda también pide el tipo de cambio a la rufiyaa, en Emitir factura y Liquidar y cerrar: DivePilot lo usa solo para comparar la cuenta con 5.000 MVR, a partir de los cuales hacen falta el nombre, la dirección y el TIN del comprador, y no lo imprime en ningún sitio.

Qué abarca una factura

Una factura abarca cada línea de la cuenta que está contabilizada, tiene un importe distinto de cero, no figura en una factura anterior y no es una reducción pendiente de factura rectificativa (véase más abajo). Juntas, las líneas deben sumar más de cero: cuando no hay nada que facturar, DivePilot lo dice y no emite nada. El crédito traído de una cuenta anterior es dinero, no una venta: nunca es una línea de factura y aparece entre los pagos.

Qué muestra una factura

• tus datos como vendedor: razón social (el nombre de tu centro de buceo cuando no hay razón social), dirección, NIF y, en Tailandia, la sucursal, con tu logotipo
• el comprador: el cliente, o la empresa o persona indicada en Facturar a (más abajo)
• el número de factura, la fecha de emisión y el número de cuenta
• las líneas: descripción, buceador, fecha, cantidad, precio unitario, descuento, neto, tipo de impuesto, impuesto y bruto
• los descuentos de la cuenta, el impuesto por tipo y los totales
• los pagos de la cuenta hasta ese momento y el saldo posterior

Está en el idioma del cliente, el idioma de la cuenta, y en Tailandia cada etiqueta se muestra también en tailandés. Usa el diseño que tu centro de buceo eligió en la tarjeta Diseño del PDF, véase Cuentas. DivePilot guarda el PDF al emitir el documento y cada descarga devuelve ese archivo.

Las líneas facturadas quedan bloqueadas

Al emitir una factura se bloquean las líneas que abarca: muestran el número de factura y nada las cambia ya. La cabecera de la cuenta indica hasta dónde está facturada: "Sin facturar", "Facturada en parte" o "Facturada INV-2026-00042".

Números

Cada tipo de documento tiene su propia serie de números por centro de buceo y año natural:

Un centro de buceo nuevo en un país donde DivePilot emite confirmaciones de pago empieza sus confirmaciones de pago en PC-2026-00001 y sus rectificaciones en PCC-2026-00001, para que no parezcan números de factura; sus recibos mantienen RCP-. Los centros creados antes conservan sus prefijos.

El año sigue la zona horaria de tu centro de buceo y la secuencia vuelve a empezar en 00001 el 1 de enero. Ningún número se salta ni se elimina: una emisión que falla no usa número y un documento permanece en su serie aunque lo que referencia cambie después. En todos los países se numera así, salvo en Sri Lanka, donde un número tiene la forma de la Gazette 2481/22: el año y el mes de emisión, el prefijo como código de serie (sus letras y cifras en mayúsculas) y el número de orden, como 26OCT_INV_00001. También cambia cómo se llaman los documentos, véase Qué son tus documentos en tu país.

Los prefijos se fijan en la pestaña Facturas y recibos, véase "Ajustes" más abajo. Un prefijo tiene de 1 a 10 caracteres, letras, cifras o guiones, y empieza por una letra o una cifra. Los tres tipos nunca comparten prefijo, y mayúsculas y minúsculas no los distinguen. También se rechaza un prefijo que ya usan documentos emitidos de otro tipo.

Facturar a: una empresa u otra persona

Un documento nombra al cliente salvo que la cuenta diga otra cosa. Facturar a, en el resumen de la cuenta, nombra a otra persona: una empresa o una persona, una dirección de hasta cuatro líneas, un NIF y, en Tailandia, la sucursal. Donde DivePilot emite confirmaciones de pago, esta tarjeta se llama Cliente, como lo imprimen los documentos, y su botón Indicar una empresa. Los documentos imprimen una dirección solo cuando la escribes aquí, con una excepción: en Singapur una factura rectificativa al cliente indica la dirección de su perfil, como la IRAS pide en toda nota de crédito; si no hay ninguna, se emite sin ella. Fijarlo o cambiarlo necesita el permiso Indicar Facturar a y es posible hasta la primera factura de la cuenta. Después el bloque queda bloqueado y solo Corregir al comprador cambia al comprador. Escribe dos letras del nombre para ver las empresas y personas de cuentas anteriores; al elegir una se completa el resto.

Corregir al comprador

Cuando una factura fue al comprador equivocado, elige Corregir al comprador junto al número de la factura, bajo Facturar a en el resumen de la cuenta, o en las acciones de la factura en la tarjeta Documentos, e indica el comprador correcto. En un solo paso se emite una factura rectificativa por toda la factura, con el motivo "Destinatario corregido", y una factura nueva con las mismas líneas para el nuevo comprador, que nombra la factura a la que sustituye. Cada factura, también una sustituta, se puede corregir una vez, y solo mientras ninguna factura rectificativa se refiera a ella; después solo las facturas rectificativas cambian lo que dice. Necesita el permiso Corregir el comprador.

Cambios tras una factura: facturas rectificativas

Una línea facturada nunca cambia. Un cambio se convierte en una línea de corrección, como en una cuenta cerrada, y una corrección que reduce una línea facturada se compensa con una factura rectificativa que remite a la factura. La factura rectificativa nombra entre sus datos la factura que corrige y muestra el "Importe original" y el "Importe correcto" de esa factura; el importe correcto cuenta las facturas rectificativas anteriores contra la misma factura. En los Emiratos Árabes Unidos la factura rectificativa de un centro de buceo registrado es una "Tax credit note" que muestra esos importes sin IVA, partiendo del importe tras las rectificativas anteriores, véase Qué son tus documentos en tu país. Una línea de corrección en la propia factura de una cuenta dice "Corrección: ..." sin número de cuenta.

Cambios que haces tú: rectificados al instante

Anular, Descuento y Cambiar precio en una línea facturada necesitan, además de su propio permiso, el permiso Cambiar líneas facturadas. La ventana pide un Motivo del cambio, de 1 a 200 caracteres, que la factura rectificativa muestra al cliente. También indica lo que ocurrirá, medido desde la línea tal como queda tras las correcciones anteriores:

• una reducción se anota en una factura rectificativa contra la factura, emitida en el mismo momento que el cambio;
• un aumento queda fuera de la factura y va en la siguiente factura.

El dinero sigue entonces a la cuenta como siempre: en una cuenta abierta baja el saldo; en una cuenta cerrada la corrección llega a la cuenta actual del cliente como crédito, para usarlo o reembolsarlo.

Cambios que hace DivePilot: reunidos hasta la siguiente factura

Una reserva cancelada o modificada después de facturar su línea, y los descuentos que la cuenta recalcula por sí sola (de volumen, de fidelidad y de cuenta), nunca tocan una línea facturada. Anotan la diferencia como líneas nuevas:

• un aumento es una línea normal y va en la siguiente factura;
• una reducción espera en la cuenta, marcada "Por rectificar". En el siguiente Emitir factura o Liquidar y cerrar de esa cuenta, una factura rectificativa por cada factura original las cubre, con el motivo "Reserva modificada", "Descuento recalculado" o "Reserva modificada, descuento recalculado" cuando ocurrieron ambas cosas.

Una reserva cancelada con su ventana de cancelación funciona igual: la reducción de sus líneas facturadas espera como "Por rectificar", y los Gastos de cancelación son una línea nueva para la siguiente factura, véase Política de cancelación.

Emitir factura y Liquidar y cerrar trabajan en este orden: primero las facturas rectificativas de las reducciones pendientes, luego la factura del resto y, en Liquidar y cerrar, el cierre. Es todo o nada: si se rechaza un paso, no se emite nada y la cuenta queda como estaba.

Cuando lo que queda por facturar al cerrar es cero o menos, la diferencia va en facturas rectificativas contra las facturas de la cuenta, la más reciente primero y hasta lo que cada una aún admite, con el motivo "Descuento recalculado". Una cuenta sin factura no recibe ningún documento y se cierra como antes.

Otras acciones en líneas facturadas

• Cargar a y Mover solo aceptan líneas no facturadas; mover una línea facturada se rechaza. Cuando quien reservó paga por todos, las líneas facturadas se quedan en la cuenta en la que se facturaron.
• Restaurar devuelve una línea anulada como una línea nueva no facturada.
• Los pagos, los reembolsos y los pagos anulados nunca cambian un documento. Los documentos posteriores los muestran entre los pagos.
• La fusión se rechaza mientras cambiaría algo que cubre una factura o un recibo, véase Fusiona clientes duplicados.

Dónde encontrar tus documentos

• Tarjeta Documentos de la cuenta: las facturas, facturas rectificativas y recibos de la cuenta con sus números, cada uno con Descargar PDF, Enviar por correo y, en una factura, Corregir al comprador en su menú de acciones.
• La página del cliente, pestaña Cuentas: los documentos de cada cuenta bajo Facturas y recibos, véase Encuentra un cliente y lee su perfil.
• Facturas y recibos en la barra lateral: todas las facturas, facturas rectificativas y recibos de tu centro de buceo. Filtra por tipo y por fecha, y busca por número, cliente o empresa. Cada fila descarga el documento o lo envía de nuevo, y un recibo cuyo pago se anuló dice "Pago anulado". La misma página contiene las exportaciones para tu gestoría, véase Exportaciones para tu gestoría.

Enviar un documento por correo

Enviar por correo envía cualquier documento a la dirección que consta del cliente, o a una dirección que escribas cuando puedes editar clientes, como con las cuentas. El correo llega de tu centro de buceo en el idioma del cliente, con el asunto "Sairee Reef Divers: Factura INV-2026-00042" (tu nombre, el título del documento y el número), un mensaje opcional y el PDF adjunto. El límite diario de correos de las cuentas se aplica también a los documentos. Necesita el permiso Enviar documentos por correo.

Con Enviar la factura por email al cerrar una cuenta activado, la factura que emite Liquidar y cerrar va sola a la dirección que consta del cliente. Un correo fallido nunca deshace el cierre: el documento indica que el correo no se envió y puedes enviarlo de nuevo.

Ajustes

Abre Ajustes y luego Facturas y recibos en el grupo Precios y pagos. La pestaña fija los Prefijos de numeración de facturas, facturas rectificativas y recibos, los Recibos automáticos (véase Recibos) y Enviar la factura por email al cerrar una cuenta, y explica en palabras sencillas lo que DivePilot emite en tu país y qué datos del negocio necesita. Cambiar la pestaña necesita el permiso Ajustes de facturas, y cada cambio queda en el Registro de actividad. Un prefijo nuevo se aplica desde el siguiente documento; los documentos emitidos conservan sus números.

Quién puede hacer qué

Están agrupados bajo Facturas y recibos en el editor de permisos. Véase Los permisos explicados y Roles y preajustes.

Un documento nunca cambia

Un documento se hace con lo que era cierto al emitirlo. Cambiar después los datos de tu negocio, el cliente, la lista de precios o el diseño de la cuenta solo afecta a los documentos emitidos más tarde. Cuando se borran los datos de un cliente, sus documentos se conservan tal como se emitieron, con el nombre del cliente; pregunta a tu gestoría cuánto tiempo debes conservarlos. El bloque Facturar a de sus cuentas se vacía. Véase Archiva, exporta o anonimiza un cliente. Los reembolsos online y las disputas tampoco cambian un documento.