Clôture de caisse

Clôture de caisse dans la barre latérale est l'endroit où vous voyez ce qu'une journée a encaissé, comptez la caisse et clôturez la journée. Elle s'appuie sur les paiements enregistrés sur les notes, voir Encaisser des paiements. La page a deux onglets : Journée pour un jour d'activité, et Rapports pour une période.

Choisir la journée

L'onglet Journée s'ouvre sur aujourd'hui. Les flèches de part et d'autre de la date mènent au jour précédent ou suivant, et un appui sur la date ouvre le calendrier. Aujourd'hui vous ramène à aujourd'hui. À côté des onglets, la journée indique si elle est Ouverte, ou qui l'a clôturée et quand. Une fois aujourd'hui clôturé, les paiements encaissés ensuite comptent pour le jour suivant, et la page le signale.

La journée en un coup d'œil

Les cartes du haut montrent les chiffres de la journée :

• Attendu en caisse : les espèces qui devraient être dans la caisse maintenant.
• Encaissé : tout ce qui a été encaissé ce jour-là, tous moyens confondus, avec le nombre de paiements.
• Une carte pour chaque autre moyen de paiement qui a encaissé de l'argent ce jour-là, comme Carte, Virement bancaire ou Paiement en ligne.

Une journée sans paiement affiche à la place "Aucun paiement ce jour-là".

Comment le montant attendu est calculé

Cette carte montre le calcul derrière Attendu en caisse, ligne par ligne : le Fonds de caisse, plus les Espèces encaissées, moins les Espèces remboursées, plus ou moins les Mouvements de caisse. Les paiements en ligne ne comptent jamais dans la caisse. Seuls les paiements par un moyen qui Compte dans le tiroir-caisse en font partie, voir Moyens de paiement. Le fonds de caisse est le montant compté à la clôture de la dernière journée. Si des journées antérieures restent ouvertes depuis la dernière clôture, leurs espèces sont aussi dans la caisse, donc le calcul part de la dernière clôture : Espèces encaissées nomme alors la première et la dernière journée, par exemple "Espèces encaissées du ven. 9 oct. au dim. 11 oct.", liste dessous les espèces de chaque journée, et chaque mouvement de caisse indique sa journée.

Mouvements de caisse

L'argent qui entre dans la caisse ou en sort sans vente est un mouvement de caisse. Le jour d'activité en cours, appuyez sur Ajouter un mouvement sur la ligne Mouvements de caisse, choisissez le Type (Dépôt en banque, Dépôt au coffre, Apport au fonds de caisse ou Autre) et le Montant. Un dépôt en banque et un dépôt au coffre retirent de l'argent, un apport au fonds de caisse en ajoute, et pour Autre vous choisissez Entrée d'argent ou Sortie d'argent. Les mouvements de la journée s'affichent sous cette ligne, avec qui les a saisis et quand, et les espèces attendues suivent.

Clôturer la journée

Clôturer la journée se fait en deux étapes :

1. Compter les espèces : saisissez tout ce qui est dans la caisse, fonds de caisse compris. Pendant la saisie, DivePilot montre l'écart avec les espèces attendues : "Correspond", "5,00 en trop" ou "5,00 en moins".
2. Note : utile quand le comptage est en trop ou en moins, ou quand quelque chose d'inhabituel s'est produit.

Appuyez sur Clôturer la journée. DivePilot demande une dernière fois "Clôturer le ven. 9 oct. 2026 ?". Si des journées antérieures restent ouvertes depuis la dernière clôture, le panneau le dit au-dessus du comptage, par exemple "Ce comptage clôture les 3 journées du ven. 9 oct. au dim. 11 oct. ensemble.", et la question le répète : un seul comptage les clôture toutes. Sur une journée ouverte suivie de journées ouvertes qui ont encaissé des espèces, le panneau dit d'abord que leurs espèces sont aussi dans la caisse et propose d'ouvrir la dernière, dont la clôture les compte ensemble ; clôturer la journée antérieure reste possible, par exemple si la caisse a été comptée ce soir-là.

• Une journée clôturée est définitive et ne peut pas être rouverte.
• Un paiement encaissé ensuite compte pour le jour suivant. Un paiement d'une journée clôturée annulé plus tard est contre-passé sur la journée en cours, et la journée clôturée reste telle quelle.
• Clôturer une journée clôture avec un seul comptage toutes les journées ouvertes avant elle depuis la dernière clôture, aucune journée ne peut donc être sautée. Vous pouvez clôturer aujourd'hui ou toute journée ouverte postérieure à la dernière journée clôturée ; une journée déjà clôturée ou encore à venir ne peut pas l'être : DivePilot indique avec quelle journée elle a été clôturée, ou quelle journée a été clôturée en dernier.

Une journée clôturée affiche à la place Journée clôturée : ce qui a été compté, ce qui était attendu, l'écart, la note, et qui l'a clôturée et quand. Si le comptage a clôturé plusieurs journées, elle les indique. Une journée clôturée avec une journée ultérieure affiche Clôturée avec cette journée à côté des onglets ; sa carte Journée clôturée indique "Clôturée avec le dim. 11 oct.", montre une seule fois le compté, l'attendu et l'écart de toutes les journées, puis Espèces de cette journée, et Voir le dim. 11 oct. ouvre la journée de clôture avec le calcul complet.

Paiements de la journée

Paiements de la journée liste chaque paiement avec son heure, le client, la note, le moyen de paiement, qui l'a encaissé et le montant. Rechercher un client ou une note retrouve un client ou un numéro de note, et la liste des moyens (Tous les moyens) n'en garde qu'un. Les dix premiers paiements s'affichent ; le bouton Afficher les, suivi du total de la journée, montre le reste. Un paiement annulé porte la mention Annulé ou Contre-passation. Par membre de l'équipe, sous la liste, montre ce que chaque personne a encaissé. Les paiements, les remboursements faits dans le tableau de bord Stripe et les contrepassations après litige venus de Stripe affichent En ligne à la place du nom d'une personne ; un remboursement sur la carte demandé depuis la note affiche la personne qui l'a demandé, voir Connecter Stripe pour les paiements en ligne. Par membre de l'équipe compte tout l'argent en ligne sous En ligne, y compris un remboursement sur la carte demandé depuis la note, et compte à part les remboursements ou contre-passations, comme les cartes des moyens de paiement.

Rapports

L'onglet Rapports couvre une période : Cette semaine (depuis lundi), 7 derniers jours, Ce mois-ci, 30 derniers jours, Le mois dernier, ou Personnalisée avec une date Du et Au, sur un an au maximum. Au-dessus des chiffres, les jours choisis s'affichent en toutes lettres avec leur nombre, et Télécharger le CSV enregistre les encaissements de la période pour votre comptable : une ligne par jour avec une colonne par moyen de paiement, le total du jour, ses paiements et ses remboursements ou annulations, puis les totaux. En français, le fichier sépare par des points-virgules et écrit la virgule décimale, pour qu'un tableur en français l'ouvre en colonnes ; en anglais, par des virgules avec le point décimal. Votre comptable peut aussi obtenir chaque clôture de caisse avec les jours qu'elle couvrait, les paiements et les documents d'une période, voir Exports pour votre comptable.

Les cartes montrent :

• Encaissé, comparé au même nombre de jours juste avant (ou Aucun encaissement antérieur à comparer), avec une petite courbe des encaissements par jour (par semaine ou par mois sur une période plus longue, comme dans le graphique).
• Paiements, les paiements encaissés, avec le paiement moyen et les remboursements ou annulations comptés à part avec leur somme.
• Moyenne par jour, sur les jours de la période jusqu'à aujourd'hui.
• Remises sur les lignes enregistrées sur la période.

Encaissements dans le temps montre les encaissements nets par jour en barres réparties par moyen de paiement, les moyens nommés sous le graphique. Un remboursement ou une annulation réduit le jour où il a été enregistré. Au-delà de deux mois, les barres sont des semaines (du lundi au dimanche), au-delà de six mois des mois. Pointez une barre, ou atteignez le graphique avec la touche Tab et déplacez-vous avec les flèches, pour voir ses chiffres exacts ; Afficher en tableau liste les mêmes chiffres.

En dessous, chacun en barres avec le montant, le nombre de paiements et la part des encaissements :

• Encaissements par moyen de paiement et Encaissements par membre de l'équipe. Les encaissements par membre de l'équipe listent tout l'argent en ligne sous En ligne, remboursements sur la carte compris, quelle que soit la personne qui les a demandés.
• Remises sur les lignes enregistrées sur cette période, par motif, chaque barre répartie entre Sur les lignes et Sur les notes, avec le nombre de remises. Le compte se fait selon le jour où la ligne (ou sa version réenregistrée) a été enregistrée. En dessous, Changements de prix montre les prix baissés à la main sur la période, à part des remises.

Une période sans paiement, remise ni changement de prix affiche Rien encaissé sur cette période.

Qui voit quoi

Pour clôturer et pour les mouvements de caisse, il faut Clôturer la journée ; Voir la clôture de caisse affiche la page, et Voir ses propres encaissements n'affiche que les paiements que vous avez encaissés, sous Vos encaissements, sans les chiffres de la caisse ni la répartition par membre de l'équipe. Vos propres encaissements n'incluent jamais l'argent en ligne : ni les paiements en ligne, ni les remboursements sur la carte que vous avez demandés.