Les autorisations expliquées

Presque tous les écrans et toutes les actions de DivePilot sont derrière une autorisation. Une personne en détient un ensemble ; les entrées de menu qui lui manquent ne sont tout simplement pas affichées, et les boutons qui lui manquent sont absents. Les préréglages regroupent des ensembles cohérents, voir Rôles et préréglages.

L'éditeur

Le même éditeur se trouve dans la fenêtre du préréglage et dans l'étape des autorisations de la fenêtre utilisateur. La version repliée de l'étape de l'équipe du guide de configuration n'a ni champ de recherche, ni compte, ni boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner : ouvrez un domaine ou un groupe, ou cochez la case de sa ligne.

• En haut : un champ de recherche (Rechercher une autorisation…), un compte comme « Sélection : 12 sur 160 », Tout sélectionner et Tout désélectionner. Pendant une recherche, les boutons deviennent Sélectionner les résultats et Désélectionner les résultats et n'agissent que sur ce qui est affiché.
• Chaque groupe est une ligne sous son domaine : une case qui coche ou décoche le groupe entier (un tiret quand une partie seulement est cochée), et ses autorisations sous forme de pastilles à cocher, comme Voir, Créer, Modifier, Supprimer, Restaurer ou Fusionner les doublons.
• Une autorisation qui ne se comprend pas à son nom a une explication d'une ligne : une infobulle sur ordinateur, ou sur téléphone un petit bouton d'information à côté de l'autorisation qui l'ouvre sous le groupe.

Les variantes « propres »

Quatre autorisations existent dans une version plus étroite, dite « propres », à côté du Voir complet. Une personne qui détient la version propre mais pas la version complète ne voit que ce qui la concerne :

Avec les deux versions, la version complète l'emporte.

Les domaines et les groupes

L'éditeur liste les groupes sous sept domaines, dans cet ordre :

Invités et réservations

• Tableau de bord : les panneaux visibles.
• Clients : consulter, créer, modifier et supprimer les fiches clients, plus les droits plus lourds d'anonymiser, exporter, restaurer et fusionner.
• Brevets des clients : les cartes d'un client. Créer ajoute une carte, modifier change le numéro ou la date d'une carte enregistrée, supprimer en retire une. Enregistrer les autres informations du client ne demande aucun des trois.
• Réservations : créer, modifier, annuler et restaurer des réservations.
• Décharges : voir les décharges, gérer les modèles, demander des signatures, importer des copies et confirmer en personne.
• Locations : le comptoir de location.

Sorties bateau

• Sorties en bateau : voir toutes les sorties ou les siennes, créer, modifier, supprimer des sorties.
• Invités de la sortie, Palanquées, Participants, Placement à bord, Listes de contrôle, Carnets de plongée : les parties d'une page de sortie.
• Tableau des départs : ouvrir le tableau des départs, et créer et modifier les liens qui l'affichent sur une TV. Voir Le tableau des départs sur une TV.

Formations

• Formations, Inscriptions, Séances, Présence : les parties d'une formation.

Ressources

• Bateaux et Plans de bateau : les bateaux et leurs plans de places.
• Piscines, Équipement, Sites de plongée : les ressources.
• Organismes, Brevets et Modèles de formation : le catalogue.

Administration

• Utilisateurs : voir, inviter, modifier, archiver et restaurer des collègues, et Gérer les autorisations, qui débloque l'étape des autorisations et les paramètres des préréglages. Même avec cette autorisation, vous ne pouvez attribuer ou retirer que les autorisations que vous détenez vous-même, et jamais modifier les vôtres.
• Planning de l’équipe : voir tout le planning ou seulement sa ligne, plus la gestion des services, des absences et des blocages de piscine.
• Paie : voir la paie de tout le monde ou seulement la sienne, gérer les tarifs et les salaires, saisir des ajustements, et créer, clôturer ou rouvrir une période de paie.

Prix et paiements

• Entreprise et taxes : voir et modifier les informations de l'entreprise, et voir, ajouter, modifier et archiver les taux de taxe. Voir Informations de l'entreprise et taux de taxe.
• Prix et saisons : voir les prix (sans cette autorisation, les montants restent masqués partout dans l'app), modifier les prix des plongées, les remises sur volume, les prix des formations et les prix du matériel, ajouter, modifier et archiver des extras et frais, et voir, ajouter, modifier et supprimer des saisons. Voir Les tarifs et Saisons.
• Paiements en ligne : Voir les paiements en ligne (l'onglet Paiements en ligne, son statut et la liste des paiements en ligne), Connecter Stripe (connecter Stripe, les formulaires de Stripe, gérer le compte, y répondre aux litiges, déconnecter) et Envoyer des liens de paiement (envoyer à un client son lien Ma note). Voir Connecter Stripe pour les paiements en ligne et Liens de paiement et la page Ma note.
• Acomptes et annulations : Règles d’acompte, Politique d’annulation et Renoncer aux acomptes. Voir Acomptes pour les réservations en ligne et Conditions d'annulation.

Notes et paiements

Six groupes couvrent les notes. Notes : Voir toutes les notes (n'importe quelle note avec ses montants, même sans Voir les prix), Voir les notes de ses clients (clients de vos propres sorties et formations), Régler et clôturer, Clôturer avec un solde dû. Frais et remises : Ajouter des frais (aussi pour Facturer à ; emporter les lignes ouvertes du client demande Annuler et corriger des frais), Annuler et corriger des frais, Modifier les prix sur une note (fixer à la main le prix d'une ligne, ce n'est pas une remise et cela reste hors du plafond), Accorder des remises, Remises au-delà du plafond, Remise permanente. Paiements : Encaisser des paiements, Annuler des paiements, Rembourser (il couvre aussi Rembourser sur la carte d'un paiement en ligne) ; son Voir ne donne encore accès à rien à lui seul, les paiements apparaissent sur la note et dans la clôture de caisse. Clôture de caisse : Voir la clôture de caisse, Voir ses propres encaissements, Clôturer la journée. Réglages des notes : moyens de paiement, motifs de remise, le plafond, la clôture automatique, les frais d'absence et les réglages Ma note de l'onglet Paiements en ligne. Factures et reçus : Voir toutes les factures et tous les reçus, Voir les factures et reçus de ses clients (les documents des notes que vous voyez avec Voir les notes de ses clients), Émettre des factures (avant la clôture ; Régler et clôturer émet sa facture lui-même), Renseigner Facturer à, Corriger l’acheteur, Modifier des lignes facturées (avec l'autorisation de la modification elle-même), Établir des reçus, Envoyer des documents par e-mail, Exports pour le comptable et Réglages des factures, voir Factures et avoirs. Les notes ne dépendent plus de Voir les prix, elles ont leurs propres autorisations ; elle affiche ou masque toujours des prix ailleurs dans l'application, comme la liste des tarifs, les locations et le journal d'activité. Les centres qui utilisaient DivePilot avant les notes gardent l'autorisation Voir les prix dans leurs rôles et peuvent la retirer dans Rôles et préréglages. Vérifier le journal, dans Réglages des notes, vérifie que le journal des notes n'a pas été modifié. Voir Notes.

Paramètres

• Paramètres : les onglets Centre de plongée et Créneaux de départ, Inscription, Fiche client, Réservation en ligne, Image de marque et Abonnement. Les onglets Décharges, Rôles et préréglages, Catégories, Kits et Écrans TV dépendent plutôt des groupes Décharges, Utilisateurs, Équipement et Tableau des départs, et les onglets Entreprise et taxes, Tarifs, Saisons et Journal d’activité dépendent des groupes Entreprise et taxes, Prix et saisons et Journal d’activité.
• Journal d’activité : voir le journal en entier, ouvrir l'historique d'un prix, d'une saison ou d'un taux de taxe, et exporter le journal. Voir Journal d'activité et historique des modifications.
• Compte : supprimer le centre de plongée, visible dans les paramètres seulement avec l'autorisation des paramètres du centre de plongée. Sur la page affichée une fois l'essai ou l'abonnement terminé, cette autorisation suffit à elle seule.

Quand les changements s'appliquent

Un ensemble d'autorisations modifié parvient au DivePilot ouvert de la personne en une minute environ : son menu et ses boutons se mettent à jour d'eux-mêmes, et sa prochaine action s'exécute avec le nouvel ensemble. Une personne qui a DivePilot fermé le reçoit à l'ouverture. Si un changement n'apparaît pas, voir Une entrée de menu manque ou l'accès est refusé.