Encaisser des paiements

DivePilot consigne l'argent qu'un client règle à votre comptoir sur sa note : le terminal de carte, le virement et les espèces restent chez vous, et vous notez ici ce que vous avez reçu. Avec un compte Stripe connecté, les clients peuvent aussi payer en ligne, et ces paiements arrivent d'eux-mêmes sur la note, voir Liens de paiement et la page Ma note. La construction d'une note est décrite dans Notes.

Encaisser un paiement

Vous pouvez démarrer un paiement à trois endroits :

• sur la note, avec Encaisser ;
• sur l'onglet Notes du client, avec Encaisser ;
• dans la Liste d'arrivée d'une réservation, où la ligne de paiement indique Réglé, "Doit 40,00" ou "Crédit 10,00" et propose Encaisser et Ouvrir la note. Voir Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code.

La fenêtre indique ce que doit la note et demande le Moyen de paiement, d'un geste sur sa vignette, et le Montant, qui part de ce que doit la note. Dessous, elle dit ce que fait le paiement, par exemple "Il restera 9 000,00 à payer." pour un paiement partiel ou "Règle la totalité du montant dû.", et le bouton affiche le montant. Ajouter une référence ou une note ouvre la Référence et la Note. Pour des espèces, elle demande aussi le Montant remis : elle affiche "Rendu : 10,00" et, après l'enregistrement, indique "Rendez 10,00". Un montant remis inférieur au paiement est refusé. Un moyen de paiement désactivé n'est pas proposé. Paiement en ligne n'est jamais proposé non plus : il appartient aux paiements qui arrivent de Stripe. L'autorisation s'appelle Encaisser des paiements. Quand votre centre de plongée établit les reçus automatiquement, un paiement encaissé avant la première facture de la note reçoit aussitôt un reçu numéroté, voir Reçus.

Un paiement peut dépasser ce que doit la note, ou arriver avant tout frais, par exemple un client qui paie d'avance. La note affiche alors "Crédit 10,00", et les lignes suivantes l'utilisent.

Si la journée est déjà clôturée à la clôture de caisse, la fenêtre indique "La journée d'aujourd'hui est clôturée, ce paiement compte pour le 2026-10-12.", voir Clôture de caisse.

Rembourser de l'argent

Rembourser rend de l'argent sur la note, au plus ce qui a été payé dessus ("Remboursez au plus 40,00"). Le remboursement ne dépend d'aucun paiement précis : vous choisissez le mode par lequel l'argent repart. Il faut l'autorisation Rembourser. Un paiement en ligne retourne sur la carte du client avec Rembourser sur la carte dans le menu du paiement, voir Remboursements en ligne et litiges.

Annuler un paiement, ou l'extourner

Annuler le paiement annule un paiement saisi par erreur et demande un Motif. Si la journée de ce paiement est déjà clôturée, elle reste telle quelle : une extourne datée d'aujourd'hui est enregistrée à la place. Un paiement qui a un reçu le garde : le reçu reste dans sa série de numéros et porte la mention "paiement annulé".

Une note clôturée est définitive, donc un remboursement y est refusé. Annuler le paiement y devient Contrepasser (rétrofacturation), par exemple pour un paiement par carte rétrofacturé après le départ : l'extourne tombe sur la note en cours du client, qui montre alors le montant comme dû et le liste sous À payer. Il faut l'autorisation Annuler des paiements.

Un paiement en ligne n'a ni l'un ni l'autre : l'argent est chez Stripe. Remboursez-le plutôt sur la carte, et un litige que le client gagne contre vous l'annule de lui-même, voir Remboursements en ligne et litiges.

Régler et clôturer

Régler et clôturer émet d'abord un avoir pour chaque réduction qui attend le sien, puis la facture de chaque ligne pas encore facturée, puis clôture la note et fige ses lignes ; les changements suivants s'inscrivent sur la note suivante du client. La fenêtre liste la facture et chaque avoir sous "La clôture émet aussi" avant que vous confirmiez, et si une étape est refusée rien n'est émis et la note reste ouverte. Si votre pays exige des informations sur l'entreprise sur une facture et que l'une manque, la clôture est refusée avec un lien vers Entreprise et taxes, voir Ce que sont vos documents dans votre pays. Si Envoyer la facture par e-mail à la clôture d’une note est activé, le client reçoit la facture à l'adresse enregistrée ; un e-mail qui échoue n'annule jamais la clôture et figure dans l'Historique de la note. Voir Factures et avoirs. Ce qui est demandé dépend du solde :

La fenêtre commence par la note en trois chiffres : Total, Payé, et ce qui est Dû, En avoir ou qu'elle est Réglée.

• Rien à payer : appuyez sur Clôturer la note.
• En crédit : choisissez la carte "Rembourser 40,00" (il faut l'autorisation de rembourser) et le moyen du remboursement, ou "Reporter sur la prochaine note" ; il y figure comme "Crédit reporté d'une note précédente". Le bouton le dit : "Rembourser 40,00 et clôturer" ou "Reporter 40,00 et clôturer". Une note clôturée avec un crédit reporté indique "Crédit reporté sur la note 14".
• Solde dû : "Encaisser 40,00", choisi d'abord, ouvre Encaisser avec ce que doit la note, qui se clôture ensuite à 0. "Clôturer avec un montant dû" demande un "Motif de clôture avec un montant à payer" et l'autorisation Clôturer avec un solde dû ; le bouton indique "Clôturer avec 40,00 à payer". La note reste sous Clôturées et indique "Clôturée avec un solde dû : motif". Elle apparaît aussi sous À payer. Quand l'argent arrive, ouvrez la note et utilisez Encaisser sur sa carte de solde : sur une note clôturée, le paiement ne dépasse pas ce qu'elle doit, et la note indique ensuite Réglée.
• La note d'un payeur sur laquelle d'autres sont facturés n'est clôturée que lorsque ces notes sont réglées : la fenêtre les liste sous "Réglez d'abord les notes facturées à celle-ci :". Les notes déjà réglées (solde 0) de ces clients sont clôturées en même temps.

Pour clôturer, il faut l'autorisation Régler et clôturer.

Clôture automatique

Dans Paramètres, puis Notes et remises, la carte Clôture des notes indique « Clôturer une note soldée une fois que ... jours pleins se sont écoulés depuis son dernier service », avec un nombre de jours de 1 à 365, et donne le jour où se clôturerait une note dont le dernier service a lieu aujourd'hui. Une fois par jour, DivePilot vérifie chaque note ouverte séparément : lorsque ce nombre de jours pleins s'est écoulé depuis le dernier service du client et que le solde est exactement à zéro, la note se clôture, à condition que les notes des clients facturés sur elle ne doivent rien et n'aient pas d'avoir non plus. Une note sans lignes compte les jours à partir de son ouverture. Une note avec un montant dû ou un avoir ne se clôture jamais d'elle-même. La carte s'enregistre seule avec Enregistrer les modifications. La clôture automatique émet aussi la facture, sans personne nommée comme émetteur. Une note d'un centre de plongée à qui il manque les informations d'entreprise exigées reste ouverte et est retentée le lendemain.