Faturas e notas de crédito

A conta é o registo corrente da estadia de um cliente e muda enquanto a estadia decorre, vê Contas. Uma fatura é o documento numerado que entregas ao cliente: o DivePilot cria-a a partir da conta e, depois de emitida, nunca mais muda. Toda a correção posterior é uma nota de crédito. Como estes documentos se chamam e o que têm de mostrar depende do teu país, vê O que são os teus documentos no teu país. O recibo de um só pagamento está descrito em Recibos.

Quando uma fatura é emitida

• Saldar e fechar emite uma fatura por tudo o que na conta ainda não está faturado e depois fecha a conta. A janela indica o que vai emitir em "Ao fechar, também se emite". Vê Receber pagamentos.
• Emitir fatura, ao lado de Receber pagamento no cartão do saldo de uma conta aberta, emite uma já, por exemplo para uma empresa que paga a primeira semana de uma estadia longa. A janela mostra a fatura como vai ficar, marcada "Pré-visualização", com o número e a data fixados ao confirmar, e indica o que vai emitir em "Ao confirmar, emite-se". Emitir fatura na janela emite-a. Precisa da permissão Emitir faturas.

Uma conta pode ter várias faturas. Cada uma lista só as suas linhas, por isso a fatura emitida ao fechar contém o que veio depois da anterior.

O que entregas também pode ser só notas de crédito: quando linhas foram reduzidas depois da última fatura e não resta mais nada a faturar, Emitir fatura e Saldar e fechar emitem as notas de crédito e nenhuma fatura nova.

Uma conta saldada que fecha sozinha após os dias definidos no cartão Fecho de contas recebe a sua fatura da mesma forma, sem que nenhuma pessoa conste como quem a emitiu. Se o teu país exige dados do negócio numa fatura e faltam alguns, essa conta fica aberta e é tentada de novo no dia seguinte.

As contas fechadas antes de o teu centro de mergulho ter faturas ficam como estão, sem documentos. As contas que ainda estavam abertas recebem a fatura ao fechar.

Onde o DivePilot emite faturas fiscais (vê Faturação por país), a fatura só é uma fatura fiscal quando Registado para efeitos de IVA / GST está ativado em Negócio e impostos; caso contrário é uma fatura simples com o título "Fatura", e só são precisos o nome legal e a morada. Vê O que são os teus documentos no teu país.

Nos Emirados Árabes Unidos, em Singapura e nas Seicheles, a um centro de mergulho registado que fatura noutra moeda é pedida a taxa de câmbio quando emite uma fatura, em Emitir fatura, Saldar e fechar e Corrigir o comprador, porque a fatura mostra também o total de impostos na moeda do país. O mesmo vale para um centro registado para efeitos de IVA no Reino Unido, cuja fatura mostra também o total de IVA em libras, e nos Países Baixos e em Chipre, em euros; a um centro não registado nada é pedido, porque as suas faturas não mostram IVA. A taxa fica fixada na fatura, e as suas notas de crédito reutilizam-na. Usa a taxa oficial da data da prestação; nos Emirados Árabes Unidos, a do Banco Central. Essas contas não fecham sozinhas: fecha-as com Saldar e fechar. A África do Sul não pede taxa: aí uma fatura fiscal só é emitida em rand. Nas Maldivas, uma fatura fiscal de uma conta noutra moeda também pede a taxa para rufiia, em Emitir fatura e Saldar e fechar: o DivePilot usa-a só para comparar a conta com 5 000 MVR, a partir dos quais são precisos o nome, a morada e o TIN do comprador, e não a imprime em lado nenhum.

O que uma fatura abrange

Uma fatura abrange cada linha da conta que está lançada, tem um valor diferente de zero, não consta de uma fatura anterior e não é uma redução à espera de nota de crédito (vê abaixo). Em conjunto, as linhas têm de somar mais do que zero: quando não há nada a faturar, o DivePilot diz isso e não emite nada. O crédito trazido de uma conta anterior é dinheiro, não uma venda: nunca é uma linha de fatura e aparece entre os pagamentos.

O que uma fatura mostra

• os teus dados de vendedor: nome legal (o nome do teu centro de mergulho quando não há nome legal), morada, NIF e, na Tailândia, a filial, com o teu logótipo
• o comprador: o cliente, ou a empresa ou pessoa indicada em Faturar a (vê abaixo)
• o número da fatura, a data de emissão e o número da conta
• as linhas: descrição, mergulhador, data, quantidade, preço unitário, desconto, líquido, taxa de imposto, imposto e bruto
• os descontos da conta, o imposto por taxa e os totais
• os pagamentos da conta até esse momento e o saldo depois deles

Está no idioma do cliente, o idioma da conta, e na Tailândia cada etiqueta aparece também em tailandês. Usa o desenho que o teu centro de mergulho escolheu no cartão Design do PDF, vê Contas. O DivePilot guarda o PDF quando emite o documento e cada transferência devolve esse ficheiro.

As linhas faturadas ficam bloqueadas

Emitir uma fatura bloqueia as linhas que ela abrange: mostram o número da fatura e nada as altera. O cabeçalho da conta diz até onde está faturada: "Sem fatura", "Parcialmente faturada" ou "Faturada INV-2026-00042".

Números

Cada tipo de documento tem a sua própria série de números por centro de mergulho e ano civil:

Um centro de mergulho novo num país onde o DivePilot emite confirmações de pagamento começa as suas confirmações de pagamento em PC-2026-00001 e as retificações delas em PCC-2026-00001, para que não pareçam números de fatura; os seus recibos mantêm RCP-. Os centros criados antes mantêm os seus prefixos.

O ano segue o fuso horário do teu centro de mergulho e a sequência recomeça em 00001 a 1 de janeiro. Nenhum número é saltado ou removido: uma emissão que falha não usa número, e um documento fica na sua série mesmo que aquilo a que se refere mude depois. Todos os países são numerados assim, exceto o Sri Lanka, onde um número tem a forma da Gazette 2481/22: o ano e o mês de emissão, o prefixo como código de série (as suas letras e algarismos em maiúsculas) e o número de ordem, como 26OCT_INV_00001. Muda também o nome dos documentos, vê O que são os teus documentos no teu país.

Os prefixos definem-se no separador Faturas e recibos, vê "Definições" mais abaixo. Um prefixo tem de 1 a 10 caracteres, letras, algarismos ou hífenes, e começa por uma letra ou um algarismo. Os três tipos nunca partilham um prefixo, e maiúsculas e minúsculas não os distinguem. Também é recusado um prefixo já usado por documentos emitidos de outro tipo.

Faturar a: uma empresa ou outra pessoa

Um documento indica o cliente, a não ser que a conta diga outra coisa. Faturar a, no resumo da conta, indica outra pessoa: uma empresa ou uma pessoa, uma morada de até quatro linhas, um NIF e, na Tailândia, a filial. Onde o DivePilot emite confirmações de pagamento, este cartão chama-se Cliente, como os documentos o imprimem, e o seu botão Indicar uma empresa. Os documentos só imprimem uma morada quando a escreves aqui, com uma exceção: em Singapura uma nota de crédito ao cliente indica a morada do perfil dele, como a IRAS pede em todas as notas de crédito; se não houver nenhuma, é emitida sem ela. Defini-lo ou alterá-lo precisa da permissão Definir Faturar a e é possível até à primeira fatura da conta. Depois o bloco fica bloqueado e só Corrigir o comprador muda o comprador. Escreve duas letras do nome para veres as empresas e pessoas de contas anteriores; ao escolher uma, o resto é preenchido.

Corrigir o comprador

Quando uma fatura foi para o comprador errado, escolhe Corrigir o comprador junto ao número da fatura, em Faturar a no resumo da conta, ou nas ações da fatura no cartão Documentos, e indica o comprador certo. Num só passo são emitidas uma nota de crédito pela fatura toda, com o motivo "Destinatário corrigido", e uma fatura nova com as mesmas linhas para o novo comprador, que indica a fatura que substitui. Cada fatura, também uma substituta, pode ser corrigida uma vez, e só enquanto nenhuma nota de crédito se referir a ela; depois só as notas de crédito mudam o que diz. Precisa da permissão Corrigir o comprador.

Alterações depois de uma fatura: notas de crédito

Uma linha faturada nunca muda. Uma alteração torna-se uma linha de correção, como numa conta fechada, e uma correção que reduz uma linha faturada é creditada com uma nota de crédito que remete para a fatura. A nota de crédito indica entre os seus dados a fatura que corrige e mostra o "Valor original" e o "Valor correto" dessa fatura; o valor correto conta as notas de crédito anteriores sobre a mesma fatura. Nos Emirados Árabes Unidos a nota de crédito de um centro de mergulho registado é uma "Tax credit note" que mostra estes valores sem IVA, a partir do valor depois das notas de crédito anteriores, vê O que são os teus documentos no teu país. Uma linha de correção na fatura da própria conta diz "Correção: ..." sem número de conta.

Alterações que fazes tu: creditadas logo

Anular, Desconto e Alterar preço numa linha faturada precisam, além da sua própria permissão, da permissão Alterar linhas faturadas. A janela pede um Motivo da alteração, de 1 a 200 caracteres, que a nota de crédito mostra ao cliente. Diz também o que vai acontecer, medido a partir da linha tal como fica depois das correções anteriores:

• uma redução fica registada numa nota de crédito contra a fatura, emitida no mesmo momento que a alteração;
• um aumento fica fora da fatura e vai na fatura seguinte.

O dinheiro segue depois a conta como sempre: numa conta aberta o saldo desce; numa conta fechada a correção chega à conta atual do cliente como crédito, para usar ou reembolsar.

Alterações que o DivePilot faz: reunidas até à fatura seguinte

Uma reserva cancelada ou alterada depois de a sua linha ser faturada, e os descontos que a conta recalcula sozinha (de volume, de cliente habitual e de conta), nunca tocam numa linha faturada. Registam a diferença como linhas novas:

• um aumento é uma linha normal e vai na fatura seguinte;
• uma redução espera na conta, marcada "Por creditar". No próximo Emitir fatura ou Saldar e fechar dessa conta, uma nota de crédito por cada fatura original cobre-as, com o motivo "Reserva alterada", "Desconto recalculado" ou "Reserva alterada, desconto recalculado" quando se deram ambos.

Uma reserva cancelada com a sua janela de cancelamento funciona da mesma forma: a redução das suas linhas faturadas espera como "Por creditar", e a Taxa de cancelamento é uma linha nova para a fatura seguinte, vê Política de cancelamento.

Emitir fatura e Saldar e fechar trabalham por esta ordem: primeiro as notas de crédito das reduções à espera, depois a fatura do resto, depois, em Saldar e fechar, o fecho. É tudo ou nada: se um passo for recusado, nada é emitido e a conta fica como estava.

Quando o que resta a faturar ao fechar é zero ou menos, a diferença vai para notas de crédito contra as faturas da conta, a mais recente primeiro e até ao que cada uma ainda pode receber, com o motivo "Desconto recalculado". Uma conta sem fatura não recebe nenhum documento e fecha como antes.

Outras ações em linhas faturadas

• Cobrar a e Mover só aceitam linhas não faturadas; mover uma linha faturada é recusado. Quando quem reservou paga por todos, as linhas faturadas ficam na conta em que foram faturadas.
• Repor traz de volta uma linha anulada como linha nova não faturada.
• Pagamentos, reembolsos e pagamentos anulados nunca alteram um documento. Os documentos seguintes mostram-nos entre os pagamentos.
• A junção é recusada enquanto alterasse algo que uma fatura ou um recibo cobre, vê Junta clientes duplicados.

Onde encontrar os teus documentos

• Cartão Documentos da conta: as faturas, notas de crédito e recibos da conta com os seus números, cada um com Transferir PDF, Enviar por e-mail e, numa fatura, Corrigir o comprador no seu menu de ações.
• A página do cliente, separador Contas: os documentos de cada conta em Faturas e recibos, vê Encontra um cliente e lê o perfil dele.
• Faturas e recibos na barra lateral: todas as faturas, notas de crédito e recibos do teu centro de mergulho. Filtra por tipo e por data e pesquisa por número, cliente ou empresa. Cada linha transfere o documento ou envia-o de novo, e um recibo cujo pagamento foi anulado diz "Pagamento anulado". A mesma página contém as exportações para o teu contabilista, vê Exportações para o teu contabilista.

Enviar um documento por email

Enviar por e-mail envia qualquer documento para o endereço registado do cliente, ou para um endereço que escrevas quando podes editar clientes, como nas contas. O email sai do teu centro de mergulho no idioma do cliente, com o assunto "Sairee Reef Divers: Fatura INV-2026-00042" (o teu nome, o título do documento e o número), uma mensagem opcional e o PDF em anexo. O limite diário de emails das contas aplica-se também aos documentos. Precisa da permissão Enviar documentos por email.

Com Enviar a fatura por email ao fechar uma conta ativado, a fatura que Saldar e fechar emite segue sozinha para o endereço registado do cliente. Um email falhado nunca desfaz o fecho: o documento diz que o email não foi enviado e podes enviá-lo de novo.

Definições

Abre Definições, depois Faturas e recibos no grupo Preços e pagamentos. O separador define os Prefixos de numeração de faturas, notas de crédito e recibos, os Recibos automáticos (vê Recibos) e Enviar a fatura por email ao fechar uma conta, e diz em palavras simples o que o DivePilot emite no teu país e de que dados do negócio precisa. Alterar o separador precisa da permissão Definições das faturas, e cada alteração fica no Registo de atividade. Um prefixo novo aplica-se a partir do documento seguinte; os documentos emitidos mantêm os seus números.

Quem pode fazer o quê

Estão agrupadas em Faturas e recibos no editor de permissões. Vê Permissões explicadas e Funções e predefinições.

Um documento nunca muda

Um documento é feito do que era verdade quando foi emitido. Alterar depois os dados do teu negócio, o cliente, a lista de preços ou o desenho da conta só muda os documentos emitidos mais tarde. Quando os dados de um cliente são apagados, os seus documentos são conservados como foram emitidos, com o nome do cliente; pergunta ao teu contabilista durante quanto tempo os deves conservar. O bloco Faturar a das suas contas é esvaziado. Vê Arquiva, exporta ou anonimiza um cliente. Os reembolsos online e as contestações também não mudam um documento.