Remboursements en ligne et litiges

Un paiement fait en ligne se rembourse par Stripe, sur la carte ou le portefeuille avec lequel le client a payé. Un litige, quand la banque du client conteste un paiement, se traite dans Stripe et apparaît sur la note jusqu'à la décision. Les paiements encaissés au comptoir se remboursent comme avant, voir Encaisser des paiements.

Rembourser sur la carte

Dans le menu du paiement (Actions du paiement) sur la note, choisissez Rembourser sur la carte, saisissez le Montant et un Motif, puis confirmez avec Rembourser sur la carte.

• Le montant est au plus ce qui reste de ce paiement après les remboursements précédents, et au plus ce qui a été payé sur la note ; la fenêtre affiche la limite.
• La note doit être ouverte, comme pour tout remboursement.
• Un paiement avec un litige ouvert ne peut pas être remboursé sur la carte. Une fois le litige gagné, il peut l'être de nouveau ; après un litige perdu, non, car la banque du client a déjà repris l'argent.
• Il demande l'autorisation Rembourser et l'autorisation de voir cette note. Le Journal d’activité consigne la demande.
• Si le remboursement laissait de nouveau la note due, par exemple une note payée en totalité, la fenêtre le signale et propose Ensuite, retirer … de la note sous forme de remise sur la note, coché. Coché, la fenêtre de remise sur la note s'ouvre après le remboursement avec ce montant ; décochez-le si le client doit le payer à nouveau. Si la note a déjà une remise sur la note, la fenêtre vous demande plutôt d'appliquer une remise ou de retirer les frais, ou d'annuler la réservation.

Tant que Stripe n'a pas confirmé, la note affiche « Remboursement en attente » avec le montant, et le remboursement n'entre dans aucun total. Une fois que Stripe confirme, en général en quelques secondes, le remboursement est une ligne de paiement à part avec un montant négatif, le moyen de paiement Paiement en ligne et la personne qui l'a demandé. La banque du client peut mettre encore plusieurs jours à l'afficher sur son relevé. Les frais de DivePilot sur ce paiement sont remboursés au prorata du montant remboursé. Dans la clôture de caisse, le remboursement compte sous En ligne, comme le paiement, et non dans les encaissements de la personne qui l'a demandé. La note se met à jour d'elle-même dès que Stripe confirme.

Si Stripe ne mène pas le remboursement à terme, rien n'est enregistré et votre équipe reçoit la notification Échec du remboursement sur carte. Si un remboursement que Stripe avait confirmé échoue plus tard (la banque de la carte le renvoie), DivePilot le retire de la note par une correction et envoie la même notification. Remboursez alors le client autrement, par exemple avec Rembourser sur la note par virement. Si un remboursement signalé comme échoué aboutit finalement, il est enregistré sur la note et votre équipe reçoit la notification Le remboursement sur la carte a finalement abouti ; vérifiez que le client n'a pas aussi été remboursé autrement.

Un remboursement est de l'argent seulement : il ne modifie jamais une facture, un avoir ni un reçu. Quand le client doit payer moins, annulez la ligne ou accordez-lui une remise, ce qui émet un avoir si elle était facturée, ou annulez la réservation avec sa boîte de dialogue d'annulation, qui peut rembourser un acompte sur la carte toute seule, voir Conditions d'annulation.

Un paiement en ligne n'a ni Annuler le paiement ni Contrepasser (rétrofacturation).

Remboursements faits dans Stripe

Un remboursement fait dans votre tableau de bord Stripe arrive tout seul sur la note quand Stripe le confirme, avec En ligne à la place d'un nom du personnel. Les frais de DivePilot sur ce paiement sont remboursés au prorata du montant remboursé, comme pour un remboursement sur la carte ; là où ils sont facturés chaque mois, ils baissent à la place. Sur une note close, il est enregistré sur la note en cours du client comme une correction qui nomme la note close, et votre équipe reçoit la notification Remboursement enregistré sur la note en cours. Il en va de même pour un remboursement sur la carte demandé depuis la note que Stripe confirme après la clôture de la note. La liste des paiements en ligne de l'onglet Paiements en ligne ne propose pas de remboursement : lancez les remboursements depuis la note, pour que le motif soit conservé. Quand Stripe rembourse un paiement en ligne qui ne figure sur aucune note, ou le reprend dans un litige perdu, rien n'est enregistré et votre équipe reçoit la notification Remboursement ou litige en ligne non enregistré : vérifiez dans Stripe. Pour le litige perdu d'un tel paiement, elle remplace Litige clos. Quand un remboursement fait dans Stripe laisse une note de nouveau due, par exemple une note payée en totalité, votre équipe reçoit à la place la notification Un remboursement dans Stripe laisse la note due, avec le montant dû : appliquez une remise ou retirez les frais, ou annulez la réservation, si le client ne doit pas le payer. Quand le remboursement portait sur une note clôturée, ouvrez cette note et annulez ou remisez la ligne remboursée : la correction est déduite de la note en cours, alors qu'une remise sur la note en cours n'enlève rien. Tant que vous n’avez pas décidé, Ma note ne demande pas ce montant au client : la note affiche un avis indiquant qu’il n’est pas demandé au client et pourquoi, et la page du client indique qu’il est en attente pendant que vous vérifiez un remboursement. Annuler ou remiser la ligne de la note clôturée l’enlève. Si le client doit finalement le payer, appuyez sur Demander au client de payer dans cet avis, avec la permission Ajouter des frais ; Ma note le demande alors.

Litiges

Quand un client conteste un paiement auprès de sa banque :

• Le paiement affiche « Contesté » avec le montant et la date limite pour répondre, et Ouvrir dans Stripe dans son menu. Votre équipe reçoit la notification Paiement en ligne contesté. La date est accompagnée de l'heure, dans le fuseau horaire de votre centre de plongée.
• Vous répondez dans le tableau de bord Stripe, ou dans l'onglet Paiements de Paiements en ligne avec l'autorisation Connecter Stripe. Entre-temps, Stripe retient le montant contesté sur votre solde Stripe ; la note ne change pas. L'onglet Paiements n'apparaît qu'aux personnes qui ont aussi Voir toutes les notes. Pour elles, le tableau de bord compte les litiges à traiter sous Nécessite une attention, et cette pastille ouvre la liste des notes sur les notes qui les portent.
• Gagné : le paiement affiche « Litige gagné » et la note reste comme elle était. Votre équipe reçoit Litige clos.
• Perdu : DivePilot contrepasse le paiement, sur la même note tant qu'elle est ouverte, ou sur la note en cours du client quand elle est close, et le client doit de nouveau ce montant. Votre équipe reçoit Litige clos. Les frais de DivePilot sur ce paiement sont remboursés au prorata du montant perdu, comme pour un remboursement ; là où ils sont facturés mensuellement, ils sont réduits à la place. La contrepassation est marquée Rétrofacturation sur la note et « Rétrofacturation (litige perdu) » sur la page Ma note du client, et le reçu du paiement indique « paiement rétrofacturé ».

Les frais de litige de Stripe sont un coût de votre compte Stripe et n'arrivent jamais sur la note du client.

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