DivePilot enregistre chaque modification de vos prix et des réglages associés : qui l'a faite, quand, et ce qu'il y avait avant. Ouvrez Paramètres, puis Journal d’activité dans le groupe Compte. Les entrées les plus récentes viennent en premier.

Ce qui est enregistré

  • Les prix : le prix par plongée et par sortie, les remises sur volume (avec les prix des paliers de chaque saison), les prix des formations avec leurs extras inclus, les extras et frais (ajoutés, modifiés, archivés et restaurés), les tarifs de l'équipement et les prix de saison. La suppression d'un créneau qui avait des prix est aussi consignée, comme une modification de prix du type Départ.
  • Les saisons : ajoutées, renommées, recolorées, périodes modifiées et supprimées.
  • Les taux de taxe : ajoutés, modifiés, définis par défaut (consigné sur le nouveau taux par défaut et sur celui qui perd ce statut), archivés et restaurés.
  • Les informations de l'entreprise, y compris le réglage Prix TTC. Voir Informations de l'entreprise et taux de taxe.
  • Les paramètres de réservation en ligne : l'interrupteur Afficher les tarifs sur la page de réservation activé ou désactivé, dans les paramètres ou dans le guide de configuration. Voir Activez la réservation en ligne.

Les informations de l'entreprise et le prix par plongée enregistrés dans l'étape Factures et paiements du guide de configuration sont consignés de la même façon. Un enregistrement qui ne change rien n'est pas consigné.

Lire une entrée

Les entrées sont regroupées par jour. L'en-tête de chaque groupe indique « Aujourd’hui », « Hier » ou le jour de la semaine et la date. Sur la page du journal d'activité, il reste en haut de la liste tant que vous faites défiler ce jour.

Chaque entrée a une icône pour le type de modification (ajout, modification, suppression, archivage ou restauration), un titre pour ce qui s'est passé, comme « Prix modifié » ou « Taux de taxe archivé », l'heure dans le fuseau horaire de votre centre de plongée (survolez-la pour voir la date et l'heure complètes), la personne concernée et le type d'élément. En dessous viennent les champs modifiés, sous forme de petit tableau avec une ligne par champ : le nom du champ, puis la valeur avant barrée, une flèche et la valeur après, par exemple la ligne Par plongée avec 1 500 barré, une flèche et 1 800. Une valeur qui était vide ou qui l'est devenue se lit « aucun ». Un nouvel élément ne liste que les valeurs qu'il a reçues, et un élément supprimé les valeurs qu'il avait. Une liste, comme les périodes d'une saison, les extras inclus d'une formation, les paliers des remises sur volume ou leurs prix dans une saison, montre chacune de ses valeurs sous forme de pastille : celles qui sont ajoutées portent un plus, celles qui sont retirées sont barrées. Une entrée d'archivage ou de restauration n'a pas de tableau, car son titre dit déjà ce qui s'est passé. Un long journal se charge par pages : appuyez en bas de la liste sur Afficher plus pour la suivante.

À côté du type d'élément, une entrée nomme l'élément lui-même quand DivePilot le retrouve, par exemple Formation · PADI Rescue Diver. Un élément sans nom propre, comme le prix par plongée, les informations de l'entreprise ou les remises sur volume, n'affiche que son type. Un élément supprimé ou dont votre rôle ne peut pas voir le nom est nommé d'après l'entrée elle-même quand celle-ci a enregistré le nom, comme l'entrée d'une saison supprimée, et n'affiche sinon que son type. Une modification de prix de saison s'intitule « Prix de saison modifié », sa ligne porte le nom de la saison et, pour l'équipement, indique « par jour » ou « par sortie » : Haute saison (par jour).

Si votre rôle ne peut pas voir les prix, vous voyez quand même qui a changé quoi et quand, mais les montants sont remplacés par une ligne avec un cadenas : « Les montants sont masqués pour votre rôle ».

Filtres

Sur un grand écran, les filtres tiennent sur une seule ligne au-dessus de la liste, et sur un écran plus étroit ils passent sur plusieurs lignes ; chacun indique ce qu'il est tant que rien n'est choisi.

  • Tous les types limite le journal à un type d'élément, comme Taux de taxe, Saison ou Article.
  • Toutes les actions le limite à un type de modification, comme « Prix modifié » ou « Saison supprimée ».
  • Tout le monde le limite à un membre de l'équipe. Ce filtre n'apparaît que si vous pouvez voir la liste de l'équipe.
  • Du et Au fixent les dates.

Sans dates, les 30 derniers jours sont affichés, et une note sous les dates le précise. Une période peut durer un an au plus ; pour une période plus longue, exportez année par année. Dès qu'un filtre est réglé, Effacer les filtres apparaît sous les filtres et retire tous les filtres. Si rien ne correspond, la liste indique « Rien d’enregistré pour ces filtres. » et propose le même bouton.

Exporter en CSV

Exporter en CSV, dans l'en-tête de la page, télécharge, sous forme de tableur, les entrées qui correspondent à vos filtres actuels : les mêmes 30 jours par défaut et la même limite d'un an s'appliquent donc. Le bouton n'apparaît que pour les personnes qui ont l'autorisation d'exporter, que parmi les préréglages intégrés seul Admin possède.

Le fichier est le journal brut, pas une copie de l'écran. Les colonnes sont createdAt, actorName, action, entityType, entityId, changes et reason ; les actions et les types y figurent sous forme de codes techniques, comme price.update et CourseTemplate, un élément est identifié par son identifiant et non par son nom, changes contient les champs modifiés avec leur valeur avant et après, et les montants sont exprimés dans la plus petite unité de votre devise, par exemple en centimes. Les cellules sont séparées par un point-virgule quand DivePilot est réglé en allemand, espagnol, français, italien, néerlandais ou portugais, et par une virgule quand il est réglé en anglais, afin que le fichier s'ouvre en colonnes dans Excel ou un tableur équivalent réglé sur la même langue.

L'historique d'un seul élément

Un bouton Historique, une icône d'horloge, se trouve à côté d'un prix dans les Tarifs, à côté de chaque taux de taxe et de chaque saison, ainsi que sur les cartes des informations de l'entreprise et des remises sur volume. Il ouvre l'Historique des modifications. Une ligne sous le titre nomme l'élément, avec son type et, quand DivePilot le retrouve, son nom, par exemple Saison · Haute saison. En dessous viennent les modifications de cet élément, du plus récent au plus ancien, regroupées par jour et présentées comme les entrées du journal, mais sans le type et le nom de l'élément. Un long historique défile dans la fenêtre et charge la suite avec Afficher plus. Pour un prix des tarifs, l'historique liste aussi les modifications des prix de saison de cette ligne. Un élément que personne n'a modifié affiche « Aucune modification enregistrée pour le moment. » avec l'indication « Les modifications de cet élément apparaîtront ici. » Les personnes qui peuvent ouvrir le journal d'activité trouvent en bas un lien vers celui-ci, Ouvrir le journal d’activité.

Qui voit quoi

Trois autorisations distinctes, regroupées sous Journal d’activité dans l'éditeur d'autorisations, décident de qui voit quoi : le journal entier, l'historique d'un seul élément et l'export. Admin a les trois. Responsable peut voir le journal et tous les historiques, mais pas exporter. Équipe peut ouvrir un historique, mais pas le journal. Voir Les autorisations expliquées, Les tarifs et Saisons.

Notes et paiements

Les notes ont aussi des entrées : une note clôturée, avec ou sans solde dû, facturée à un autre client ou remise sur son propre compte, une remise sur la note accordée ou retirée, une ligne ajoutée, annulée, déplacée, remise au prix ou remisée, un paiement enregistré, annulé, extourné ou remboursé, une journée clôturée à la clôture de caisse, un mouvement de caisse, un moyen de paiement ou un motif de remise ajouté, modifié ou archivé, et les réglages des notes modifiés. La remise permanente d'un client, des frais d'absence annulés, le prix de formation d'un élève et la personne qui paie pour un groupe sont aussi consignés. Les documents ajoutent leurs propres entrées : un document émis ou envoyé par e-mail, Facturer à renseigné ou modifié, un acheteur corrigé et les réglages des factures et reçus modifiés. Les montants ne sont visibles que de qui peut les voir. Voir Notes.

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