Vos données, la confidentialité et les contrats

Les détails juridiques figurent dans les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité, sur le site web de DivePilot. Cet article résume ce que ces textes et l'application signifient concrètement pour votre centre de plongée. Le chiffrement, les mots de passe et la sécurité de la connexion sont traités dans Comment votre compte est protégé.

Récupérer vos données

• Exporter les données sur la fiche d'un client télécharge ce seul client sous forme de fichier Excel, voir Archivez, exportez ou anonymisez un client.
• Il n'existe pas d'export de tous les clients à la fois, pas d'export des réservations et pas de sauvegarde complète du compte.
• Les exports ne fonctionnent que pendant votre essai ou votre abonnement.

Pour recevoir vos données dans un format lisible par machine, écrivez à privacy@divepilot.app. La Politique de confidentialité présente cela comme votre droit à la portabilité des données. Un centre de plongée bloqué peut aussi télécharger tous ses clients dans un seul tableur sans s'abonner, voir Quand l'accès a pris fin.

Qui est responsable de quoi

• Pour vos clients, élèves et plongeurs, votre centre de plongée est le responsable du traitement, et DivePilot traite leurs données pour votre compte.
• Pour les données concernant votre centre de plongée et votre équipe, DivePilot est le responsable du traitement.

Il n'existe aucun contrat de sous-traitance (DPA) à télécharger ou à accepter, ni dans l'application ni sur le site web. Si votre entreprise en a besoin, adressez-vous à privacy@divepilot.app.

Où les données sont stockées

DivePilot est exploité par AskAnything GmbH, à Cham, en Suisse. La Politique de confidentialité indique que toutes les données sont stockées sur des serveurs situés dans l'Union européenne, et nomme ces prestataires :

Les notes, les frais, les paiements et le journal qui les protège contre toute modification sont vos données et restent avec votre compte. Effacer un client conserve les montants de ses notes et efface le texte libre. Les factures, avoirs et reçus sont conservés tels qu'ils ont été émis, avec leurs PDF ; le bloc Facturer à des notes du client effacé est effacé. Les numéros de carte n'arrivent jamais jusqu'à DivePilot. Il ne stocke que la marque de la carte, les quatre derniers chiffres, la date d'expiration et des résumés de factures.

Combien de temps les données sont conservées

• Vos données sont conservées tant que le compte existe, y compris après la fin d'un essai ou d'un abonnement, mais seulement pendant 12 mois de blocage : ensuite le compte est désactivé et ses données sont effacées 30 jours plus tard, après deux e-mails d'avertissement. Voir Quand l'accès a pris fin. Les notifications font exception : chacune est supprimée 30 jours après avoir été lue, ou 90 jours après son arrivée, selon ce qui arrive en premier.
• Certains éléments que vous supprimez dans l'application, comme les clients, les membres de l'équipe, les bateaux et les sites de plongée, sont archivés et peuvent être restaurés. D'autres, comme les sorties bateau, les formations et les services de l'équipe, sont effacés immédiatement.
• La Politique de confidentialité indique que les factures sont conservées 10 ans par Stripe en vertu du droit comptable suisse, et ne sont pas effacées avec votre compte, et les journaux 90 jours.
• Pour anonymiser un seul client, utilisez Suppression RGPD sur sa fiche, ce qui conserve ses réservations et ses décharges. Pour fermer le compte entier, voir Supprimez votre centre de plongée.

La Politique de confidentialité s'engage à un effacement irréversible dans les 30 jours suivant une demande adressée à privacy@divepilot.app, sauf lorsque la loi impose de conserver les données. La suppression de votre centre de plongée s'en charge d'elle-même après 30 jours, fichiers compris ; la demande sert pour tout le reste, par exemple effacer les données d'une seule personne ou un compte auquel vous ne pouvez plus vous connecter.

Vos clients et ce qu'ils acceptent

Les clients qui réservent ou s'inscrivent en ligne doivent cocher « J'accepte que … conserve et utilise mes informations pour gérer ma réservation et ma visite. », où figure le nom de votre centre de plongée. Le lien à côté, Comment mes données sont traitées, ouvre l'article d'aide Vos données et votre vie privée dans la langue de la page, et non les conditions ou la politique de confidentialité de votre centre de plongée, et aucun paramètre ne permet de le faire pointer ailleurs. Si vos clients doivent accepter vos propres conditions, gérez cela en dehors de la page de réservation, par exemple dans votre décharge.

À qui écrire

La page de contact du site web de DivePilot propose aussi une discussion sur WhatsApp. L'application elle-même n'a ni chat ni lien d'aide.