Em alguns países a fatura legal tem de sair de um sistema oficial ou autorizado, como um CFDI no México, emitido com a ferramenta do SAT ou por um fornecedor autorizado. O DivePilot não pode emitir essa fatura. Aí emite uma confirmação de pagamento numerada (na Indonésia, uma fatura), e o separador Faturas e recibos das definições indica a ferramenta oficial do teu país, com uma ligação. Os países com uma ferramenta assim estão em Faturação por país.

Passo a passo

  1. Salda e fecha a conta no DivePilot como de costume. O DivePilot emite o seu documento numerado, vê Faturas e notas de crédito.
  2. Emite a fatura oficial na ferramenta do teu país, ou no fornecedor que usas para isso, para o mesmo comprador e os mesmos valores.
  3. Copia o código que o sistema oficial dá a essa fatura, como o folio fiscal (UUID) de um CFDI no México.
  4. No cartão Documentos da conta, ou na página Faturas e recibos do menu (com o título Confirmações de pagamento e recibos onde o DivePilot emite confirmações de pagamento), abre o menu da linha do documento e escolhe Número da fatura oficial. Cola o código e carrega em Guardar número.

O número aparece então na linha do documento, no cartão Documentos da conta, nessa página e no separador Contas do cliente. Para escrever um número, precisas da permissão Emitir faturas.

A ação só aparece onde o teu país tem uma ferramenta oficial, e só nas confirmações de pagamento e nas suas retificações (na Indonésia, nas faturas e nas notas de crédito), nunca nos recibos. Quando o código tem uma forma fixa no teu país, o DivePilot recusa um código que não a cumpre e indica o código que espera.

Em alguns países

  • México: as vendas a clientes que não pedem um CFDI próprio vão para um CFDI global do período, como o SAT permite (RMF 2026, regla 2.7.1.21). Escreve o folio fiscal (UUID) dele em cada confirmação de pagamento que abrange; o mesmo UUID pode constar de vários documentos.
  • Coreia do Sul: os clientes recebem o talão do cartão ou um recibo de numerário. Uma fatura fiscal só é emitida no NTS Hometax quando um comprador empresarial a pede; escreve o número dela (국세청 승인번호, o número de aprovação da NTS) na confirmação de pagamento desse comprador.
  • Indonésia: só um centro de mergulho registado como PKP emite uma Faktur Pajak no Coretax, para um comprador empresarial; escreve o Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak dela, os 17 dígitos do código da operação, do código de estado e do número de série, na fatura desse comprador. Uma venda a um cliente não tem número do Coretax.
  • Brasil: emite a NFS-e no Emissor Nacional NFS-e ou, onde o teu município ainda tem o seu próprio sistema de NFS-e, nesse sistema; ambos dão a mesma chave de acesso de 50 caracteres. Cola-a tal como a copiaste: o DivePilot retira os espaços e um NFS, NFSe ou NFS-e no início antes de verificar os 50 caracteres.
  • Chile: uma venda a um cliente leva uma boleta electrónica, do serviço de boletas do SII ou com o talão do cartão; um comprador empresarial com RUT leva uma factura electrónica. Escreve o folio de uma ou de outra.
  • Quénia: escreve o CU Invoice Number que o KRA eTIMS imprime na fatura ou no recibo.
  • Itália: um cliente recebe um documento commerciale da tua caixa RT ou de software aprovado. Quando um cliente pede fatura, emite a fattura elettronica no Fatture e Corrispettivi, o serviço gratuito da Agenzia delle Entrate, ou com o teu fornecedor, e escreve o identificativo SdI dela, o número que o SdI lhe atribui, na confirmação de pagamento desse cliente.
  • Grécia: emite o recibo ou a fatura no AADE timologio, num dispositivo fiscal certificado ou com um fornecedor autorizado, e escreve a MARK que o myDATA lhe atribui.

Documentos a que ainda falta um número

Onde o teu país tem uma ferramenta oficial, a página Faturas e recibos do menu tem o filtro Sem número oficial. Lista as confirmações de pagamento e as suas retificações (na Indonésia, as faturas e as notas de crédito) que ainda não têm número oficial. Revê-o ao fim do dia e outra vez antes de enviares o mês ao teu contabilista. Na Coreia do Sul, na Indonésia e em Itália o filtro não aparece e nenhum documento fica marcado como sem número, porque aí a fatura oficial só existe quando um comprador empresarial a pede, e em Itália quando um cliente pede fatura.

Fatura oficial não necessária

No Panamá, na Colômbia, no Equador e na Costa Rica, alguns negócios não têm de emitir a fatura eletrónica oficial de uma venda, por isso um documento pode ser marcado como dispensado dela. Deixa então de aparecer no filtro Sem número oficial e perde essa marca. Quem pode usá-lo:

  • Colômbia: uma pessoa singular não responsável pelo IVA (no responsable de IVA, Estatuto Tributario art. 437) não é obrigada a faturar (Res. DIAN 165/2023 art. 8).
  • Equador: um negocio popular do RIMPE pode entregar uma nota de venta em vez de uma fatura eletrónica.
  • Costa Rica: um negócio no Régimen de Tributación Simplificada não é obrigado a emitir comprobantes electrónicos, salvo se tiver optado por isso (Decreto 44739-H art. 7).
  • Panamá: um negócio que fatura numa impressora fiscal autorizada (equipo fiscal) em vez do sistema de faturação eletrónica (Decreto Ejecutivo 25/2022).

Para marcar um documento, escolhe nele Número da fatura oficial, depois Marcar como “Fatura oficial não necessária”, escreve o motivo e carrega em Marcar como não necessária. O motivo, quem marcou o documento e quando ficam no seu histórico e no Registo de atividade, como para um número; não ponhas dados do cliente no motivo. Desfazer, na mesma janela, retira a marca: um documento cujo número a marca substituiu recupera esse número, e qualquer outro volta a ficar sem número. Um número escrito depois substitui a marca, e marcar um documento que tem número substitui o número; o histórico guarda-o. A marca não é impressa nem enviada por e-mail, e um recibo nunca a leva. Nas exportações, a coluna official_reference fica vazia para esse documento e a coluna official_invoice_not_required traz o motivo. Precisa da permissão Emitir faturas.

Corrigir um número

Podes substituir um número, por exemplo depois de um erro de escrita: escolhe outra vez Número da fatura oficial. O DivePilot pede então uma Nota a dizer porquê. O documento mostra o número atual; o histórico guarda o anterior, com quem escreveu cada um e quando. Não ponhas dados do cliente na nota: fica com o documento, mesmo depois de os dados de um cliente serem apagados.

O que muda e o que não muda

O PDF que o DivePilot guardou ao emitir o documento nunca muda, por isso o número oficial não está impresso nele. O número aparece na aplicação, nas exportações e no e-mail sempre que envias o documento depois de o escreveres.

Para o teu contabilista

O CSV dos documentos termina com duas colunas: official_reference, com o número oficial atual de cada documento, vazia quando um documento não tem, e official_invoice_not_required, com o motivo de um documento marcado Fatura oficial não necessária. Onde o teu país tem uma ferramenta oficial, o zip com os PDF de um mês traz também um index.csv, que lista cada ficheiro com o número, o tipo, o número oficial atual e esse motivo do seu documento. Vê Exportações para o teu contabilista.

Nota: A fatura oficial é o registo legal, não o documento do DivePilot. O DivePilot guarda os dois números juntos; não envia nada à autoridade tributária nem ao teu fornecedor.

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