Comment les carnets de plongée sont demandés

DivePilot recueille un carnet de plongée par palanquée, rempli par le responsable de la palanquée après la sortie. La demande part toute seule ; personne dans votre équipe n'a à la lancer. Un aperçu plus court se trouve dans Les carnets de plongée après la sortie.

Quand la demande part

DivePilot cherche les sorties terminées une fois par heure.

Le responsable d'une sortie ordinaire du matin de 08:00 à 11:30 reçoit donc l'e-mail vers midi le jour même. L'heure à laquelle le bateau rentre réellement n'est pas prise en compte. Une sortie n'est par ailleurs jamais traitée avant que sa date ait commencé en UTC : une sortie matinale dans un fuseau horaire très en avance sur UTC, comme l'est de l'Australie ou les Fidji, peut donc recevoir sa demande un peu plus tard. L'heure précise correspond à l'option Définir une heure de départ précise pour cette sortie dans la fenêtre de sortie ; voir Planifiez une sortie bateau.

Quelles palanquées en reçoivent une

Une palanquée reçoit une demande quand son responsable est un membre de l'équipe avec un compte DivePilot. Choisissez le responsable dans la ligne avec l'icône de couronne, sur la carte de la palanquée ; voir Palanquées et participants.

• Une palanquée sans responsable, dont le responsable est un client, ou dont le responsable a été archivé ne reçoit aucune demande.
• Une palanquée avec un responsable mais sans plongeurs en reçoit quand même une.
• Une palanquée de formation sur une sortie bateau en reçoit une aussi, envoyée au moniteur qui l'encadre. Voir Les séances en milieu naturel sur une sortie bateau.
• Un membre de l'équipe qui encadre deux palanquées reçoit deux e-mails avec deux liens.
• Seules les palanquées des sorties bateau ont un carnet. Les séances en piscine, en salle de cours et les autres séances de formation ne sont jamais sur une sortie bateau, et une réservation qui n'a jamais été placée dans une palanquée d'une sortie n'a pas de carnet non plus.

Chaque palanquée ne reçoit qu'une seule demande, une fois pour toutes. Si vous définissez un responsable après la sortie, la vérification horaire suivante envoie la demande, tant que la date de la sortie ne remonte pas à plus de sept jours. Changer de responsable après l'envoi de l'e-mail ne prévient pas le nouveau responsable, et déplacer la sortie à une autre date ne relance rien. Tant que DivePilot est bloqué parce que l'essai ou l'abonnement a pris fin, aucune demande ne part ; dès que vous vous abonnez, la vérification horaire suivante les envoie pour les sorties qui ne remontent pas à plus de sept jours.

Sorties sans sites ou annulées

La demande ne dépend ni des sites de plongée de la sortie, ni de Réservation en ligne, ni du départ effectif du bateau. Une sortie n'a pas de statut annulé.

• Une sortie sans site de plongée envoie quand même l'e-mail, mais le formulaire ne contient aucune carte de plongée, et l'enregistrement affiche seulement « Renseignez au moins une plongée avant d’enregistrer ». Modifiez la sortie, ajoutez ses arrêts sous Sites de plongée, puis demandez au responsable de recharger le lien. Voir Planifiez une sortie bateau.
• Une sortie annulée, par exemple à cause de la météo, envoie quand même la demande à l'heure habituelle. Avant l'envoi, réglez la ligne avec l'icône de couronne de chaque palanquée sur Aucun responsable attribué, ou supprimez la sortie. Si l'e-mail est déjà parti, dites au responsable de l'ignorer. Les plongeurs ne reçoivent un e-mail que lorsque quelqu'un enregistre un carnet avec au moins une plongée.

L'e-mail

L'objet est « Votre carnet de plongée du … », suivi de la date de la sortie. L'e-mail nomme votre centre de plongée et la palanquée, demande au responsable d'ajouter les profondeurs, les durées et les notes pendant que les plongées sont encore fraîches, et comporte un bouton Ouvrir le carnet de plongée. Il est rédigé dans la langue du responsable, définie sur son profil. Il utilise le design de DivePilot plutôt que votre image de marque, et ne mentionne ni le bateau, ni les sites, ni les plongeurs.

Le lien

Le lien ouvre le formulaire sans connexion à un compte. Il n'expire jamais et fonctionne tant que la palanquée existe. Toute personne qui le possède peut remplir et modifier le carnet : traitez-le comme une clé. Supprimer la palanquée ou la sortie le désactive, tout comme supprimer votre centre de plongée. Tant que DivePilot est bloqué parce que l'essai ou l'abonnement a pris fin, le formulaire est fermé et affiche « Ce centre de plongée n'utilise pas DivePilot en ce moment - contactez-le directement ».

Il n'existe pas de renvoi. Un e-mail qui n'a pas pu être envoyé est retenté à chaque vérification horaire, avec le même lien, jusqu'à sept jours après la date de la sortie. Si le responsable ne trouve pas l'e-mail, ouvrez le carnet depuis la page de la sortie comme indiqué ci-dessous et envoyez-lui vous-même son adresse.

Ouvrir le carnet depuis la page de la sortie

Une fois la demande envoyée, la carte de la palanquée affiche une icône de livre ouvert, Ouvrir le carnet de plongée, au responsable de la palanquée et aux membres de l'équipe dont les autorisations Carnets de plongée le permettent. Elle ouvre le même formulaire modifiable dans un nouvel onglet : vous pouvez ainsi remplir le carnet à la place d'un responsable ou le corriger. La façon de le remplir est décrite dans Remplissez un carnet de plongée en tant que responsable de palanquée.

Remarque : L'icône n'apparaît qu'après l'envoi de la demande. Avant, il n'existe aucun moyen d'ouvrir ou de commencer le carnet d'une palanquée : il ne peut donc pas être rempli à l'avance.

Les autorisations Carnets de plongée déterminent qui voit l'icône. Tant que le carnet est encore vide, elle exige l'autorisation créer ; dès que quelque chose est enregistré, elle exige l'autorisation modifier. Le responsable de la palanquée la voit toujours, parce que le même lien lui est envoyé par e-mail. Les membres de l'équipe qui n'ont que l'autorisation voir ont à la place Voir le carnet de plongée, qui ouvre la page en lecture seule que reçoivent les plongeurs et apparaît dès qu'un carnet est enregistré. Sans rien de tout cela, la carte n'affiche aucune icône de carnet de plongée. La carte n'indique pas si le carnet a été partagé avec les plongeurs.