Een tocht is één boot die op één datum op één vertrek uitvaart. Druk op Nieuwe boottocht op de pagina Boottochten, of klik op een dag in de kalender, om er een te plannen.
Het tochtvenster
- Kies de Datum.
- Kies het Vertrek. De opties zijn de vertrektijden uit je instellingen, zoals AM 08:00. Vink Een exacte vertrektijd voor deze boottocht instellen alleen aan als deze tocht op een ander tijdstip vertrekt dan het vaste vertrek; de tijd verspringt in stappen van 15 minuten.
- Kies de Boot. De capaciteit ervan is de capaciteit van de tocht.
- Kies eventueel de Bootverantwoordelijke. Die persoon moet de hele tocht vrij zijn; heeft hij in dat tijdvak al een tocht, een cursussessie, een dienst of verlof, dan weigert DivePilot.
- Druk onder Duikstekken op Stop toevoegen voor elke stek die de boot aandoet, in volgorde. Elke stop is een doorzoekbare lijst van al je actieve duikstekken: typ een deel van een naam om hem te vinden. Sleep de rijen om de volgorde te wijzigen. Een tocht kan tot 20 stops hebben, en geen enkele is ook prima.
- Biedt je duikcentrum geplande tochten online aan, zet Online boeken dan op Online boekbaar zodat de tocht op je boekingspagina staat zolang er plekken vrij zijn.
- Druk op Boottocht aanmaken.
DivePilot staat maar één tocht per boot, datum en vertrek toe. Een tweede wordt geweigerd met "Er bestaat al een boottocht voor deze boot op deze datum en tijd".
Er is geen notitieveld en geen capaciteit per tocht. Notities over een duiker horen bij de materiaalnotitie van de boeking of bij de klant; de capaciteit komt van de boot en van het Max. duikers van elke duikgroep.
Een tocht bewerken
Open de tocht en kies Boottocht bewerken in het actiemenu. Wissel je van boot, dan vervalt elke plaatstoewijzing op de tocht, en het venster waarschuwt je voordat je opslaat. Vink je de exacte vertrektijd uit, dan krijgt de tocht weer de tijd van het vaste vertrek. Kies je Geen bootverantwoordelijke toegewezen, dan wordt de bootverantwoordelijke van de tocht verwijderd. Zodra er een logboek op de tocht is opgeslagen, kun je dit venster nog steeds opslaan, maar een duikstek met een vastgelegde duik kun je niet van de tocht verwijderen; zie Logboekgegevens aan de kant van het team.
Verplaats je een tocht naar een andere datum, een ander vertrek of een andere exacte vertrektijd, dan controleert DivePilot de hele bemanning: de bootverantwoordelijke, de teamleden in de groepen en de instructeurs van cursussessies op de tocht moeten op het nieuwe tijdstip vrij zijn, anders wordt het opslaan geweigerd met "… is op het nieuwe tijdstip al ingepland: …", met de naam van de persoon en wat hij al heeft. De boekingen van de tocht, zowel die met een plaats als die waarbij de gast deze tocht online koos, verhuizen mee naar de nieuwe datum en het nieuwe vertrek, net als de cursussessies op de tocht. Tenzij de nieuwe datum al voorbij is, krijgen bevestigde gasten die online boekten de e-mail "Je trip is verplaatst" met de nieuwe gegevens en een agendabestand dat hun agenda-item bijwerkt.
Teamleden die beperkt zijn tot hun eigen tochten, kunnen alleen tochten bewerken waarop zij bootverantwoordelijke zijn.
Later publiceren
Je kunt Online boeken op elk moment aan- of uitzetten vanuit hetzelfde venster. Een gepubliceerde tocht verdwijnt vanzelf van de boekingspagina zodra er geen plekken meer over zijn. Staat een gepubliceerde tocht er niet op, zie dan Een tocht of cursus staat niet op de boekingspagina.
Een tocht verwijderen
Verwijder via het prullenbakicoon in de lijst. DivePilot vraagt je om te bevestigen en verwijdert dan de tocht met zijn groepen, plaatsen en gasten. Een tocht met een opgeslagen logboek kun je niet verwijderen; op je bevestiging volgt "Een tocht met gekoppelde logboeken kan niet verwijderd worden". Boekingen die er een plaats op hadden, worden niet verwijderd: bevestigde boekingen gaan terug naar Gereserveerd en verschijnen, als er op die datum geen andere tocht meer is, op de kalender als boekingen zonder tocht, dus plan een vervangende tocht en geef ze opnieuw een plaats. Tenzij de datum van de tocht al voorbij is, krijgen bevestigde gasten die online boekten de e-mail "Je boeking is gewijzigd": de eerdere bevestiging geldt niet meer, de boeking zelf blijft staan en er volgt een nieuwe bevestiging zodra je ze opnieuw een plaats geeft. Het bevestigingsvenster zegt dat ook.
De herinnering voor een ontbrekende bootverantwoordelijke
Heeft de tocht van morgen nog geen bootverantwoordelijke, dan stuurt DivePilot één melding per tocht.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support