Berechtigungen erklärt

Fast jeder Bildschirm und fast jede Aktion in DivePilot steckt hinter einer Berechtigung. Eine Person hat einen Satz davon; Menüpunkte, die ihr fehlen, werden schlicht nicht angezeigt, und Buttons, die ihr fehlen, sind nicht da. Vorlagen bündeln sinnvolle Sätze, siehe Rollen und Vorlagen.

Der Editor

Derselbe Editor steckt im Vorlagenfenster und im Berechtigungsschritt des Benutzerfensters. Die eingeklappte Version im Schritt für das Team im Einrichtungsassistenten hat kein Suchfeld, keine Anzahl und keine Buttons Alle auswählen und Alle abwählen; öffne einen Bereich oder eine Gruppe oder kreuze das Kästchen in ihrer Zeile an.

• Oben: ein Suchfeld (Berechtigungen suchen…), eine Anzahl wie „12 von 160 ausgewählt“, Alle auswählen und Alle abwählen. Während du suchst, heißen die Buttons Angezeigte auswählen und Angezeigte abwählen und wirken nur auf die Treffer.
• Jede Gruppe ist eine Zeile unter ihrem Bereich: ein Kästchen, das die ganze Gruppe an- oder abwählt (ein Strich, wenn nur ein Teil angekreuzt ist), und ihre Berechtigungen als Häkchen-Chips wie Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Wiederherstellen oder Dubletten zusammenführen.
• Eine Berechtigung, die sich nicht von selbst erklärt, hat eine einzeilige Erklärung: am Computer als Tooltip, auf dem Handy über einen kleinen Info-Button neben der Berechtigung, der sie unter der Gruppe öffnet.

Die „eigene“-Varianten

Vier Berechtigungen gibt es zusätzlich in einer engeren „eigene“-Version neben dem vollen Ansehen. Wer die eigene-Version hat, aber nicht die volle, sieht nur, was ihn selbst betrifft:

Hat jemand beide Versionen, gilt die volle.

Die Bereiche und Gruppen

Der Editor listet die Gruppen unter sieben Bereichen, in dieser Reihenfolge:

Gäste und Buchungen

• Übersicht: welche Panels die Person sehen kann.
• Kunden: Kundendaten ansehen, anlegen, bearbeiten und löschen, dazu die schwereren Rechte zum Anonymisieren, Exportieren, Wiederherstellen und Zusammenführen.
• Kundenbrevets: die Brevets eines Kunden. Erstellen fügt ein Brevet hinzu, Bearbeiten ändert Nummer oder Datum eines gespeicherten Brevets, Löschen entfernt eines. Die übrigen Angaben eines Kunden zu speichern, erfordert keines davon.
• Buchungen: Buchungen anlegen, bearbeiten, stornieren und wiederherstellen.
• Haftungsausschlüsse: Haftungsausschlüsse sehen, Vorlagen verwalten, Unterschriften anfordern, Kopien hochladen und vor Ort bestätigen.
• Verleih: die Verleihtheke.

Bootsausfahrten

• Bootsfahrten: alle oder nur eigene ansehen, Ausfahrten anlegen, bearbeiten, löschen.
• Gäste der Bootsfahrt, Tauchgruppen, Teilnehmende, Sitzplan, Trip-Checklisten, Logbücher: die Teile einer Ausfahrtsseite.
• Abfahrtstafel: die Abfahrtstafel öffnen sowie die Links anlegen und ändern, die sie auf einem TV zeigen. Siehe Die Abfahrtstafel auf einem TV.

Kurse

• Kurse, Kursanmeldungen, Kurseinheiten, Kursanwesenheit: die Teile eines Kurses.

Ressourcen

• Boote und Bootslayouts: die Boote und ihre Sitzpläne.
• Pools, Ausrüstung, Tauchplätze: die Ressourcen.
• Organisationen, Brevets und Kursvorlagen: der Katalog.

Verwaltung

• Benutzer: Kolleginnen und Kollegen sehen, einladen, bearbeiten, archivieren und wiederherstellen, sowie Berechtigungen verwalten, das den Berechtigungsschritt und die Vorlagen-Einstellungen freischaltet. Auch damit kannst du nur Berechtigungen vergeben oder entziehen, die du selbst hast, und deine eigenen nie ändern.
• Einsatzplan: den ganzen Dienstplan oder nur die eigene Zeile sehen, dazu Dienste, Abwesenheiten und Poolsperren verwalten.
• Lohn: den Lohn aller oder nur den eigenen sehen, Sätze und Gehälter verwalten, Korrekturen erfassen und einen Abrechnungszeitraum anlegen, abschließen oder wieder öffnen.

Preise und Zahlungen

• Betrieb und Steuern: die Angaben zum Betrieb ansehen und ändern sowie Steuersätze ansehen, anlegen, ändern und archivieren. Siehe Angaben zum Betrieb und Steuersätze.
• Preise und Saisons: Preise ansehen (ohne diese Berechtigung bleiben Beträge überall in der App verborgen), Tauchgangspreise, Mengenrabatte, Kurspreise und Ausrüstungspreise ändern, Extras und Gebühren anlegen, ändern und archivieren sowie Saisons ansehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Siehe Die Preisliste und Saisons.
• Online-Zahlungen: Online-Zahlungen ansehen (der Tab Online-Zahlungen, sein Status und die Liste der Online-Zahlungen), Stripe verbinden (Stripe verbinden, die Formulare von Stripe, das Konto verwalten, dort Anfechtungen beantworten, trennen) und Zahlungslinks senden (einem Gast seinen Link zu Meine Rechnung schicken). Siehe Stripe für Online-Zahlungen verbinden und Zahlungslinks und die Seite Meine Rechnung.
• Anzahlungen und Stornierungen: Anzahlungsregeln, Stornobedingungen und Anzahlungen erlassen. Siehe Anzahlungen für Online-Buchungen und Stornobedingungen.

Rechnungen und Zahlungen

Sechs Gruppen decken die Rechnungen ab. Rechnungen: Alle Rechnungen sehen (jede Rechnung mit ihren Beträgen, auch ohne Preise ansehen), Rechnungen eigener Gäste sehen (Gäste auf deinen eigenen Ausfahrten und Kursen), Abrechnen und abschließen, Mit offenem Betrag abschließen. Positionen und Rabatte: Positionen hinzufügen (auch für Abrechnen auf; die offenen Positionen des Gastes mitzunehmen braucht Positionen stornieren und korrigieren), Positionen stornieren und korrigieren, Preise auf einer Rechnung ändern (den Preis einer Position von Hand festlegen, kein Rabatt und außerhalb der Obergrenze), Rabatte geben, Rabatte über der Obergrenze, Dauerrabatt. Zahlungen: Zahlungen annehmen, Zahlungen stornieren, Erstatten (es gilt auch für Auf die Karte erstatten bei einer Online-Zahlung); ihr Ansehen schaltet für sich noch nichts frei, Zahlungen stehen auf der Rechnung und im Kassenabschluss. Kassenabschluss: Kassenabschluss ansehen, Eigene Einnahmen ansehen, Tag abschließen. Rechnungseinstellungen: Zahlungsarten, Rabattgründe, die Obergrenze, automatisches Schließen, die No-Show-Gebühr und die Einstellungen Meine Rechnung im Tab Online-Zahlungen. Rechnungen und Quittungen: Alle Rechnungen und Quittungen sehen, Rechnungen und Quittungen eigener Gäste sehen (die Dokumente der Gastrechnungen, die du mit Rechnungen eigener Gäste sehen siehst), Rechnungen ausstellen (vor dem Abschluss; Abrechnen und abschließen stellt seine Rechnung selbst aus), Rechnung an festlegen, Rechnungsempfänger korrigieren, Abgerechnete Positionen ändern (zusammen mit der Berechtigung der Änderung selbst), Quittungen erstellen, Belege per E-Mail senden, Exporte für die Buchhaltung und Einstellungen für Rechnungen und Quittungen, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen. Rechnungen hängen nicht mehr von Preise ansehen ab, sie haben eigene Berechtigungen; sie zeigt oder verbirgt aber weiterhin Preise an anderer Stelle der App, etwa in der Preisliste, im Verleih und im Aktivitätsprotokoll. Tauchbasen, die schon vor den Rechnungen bei DivePilot waren, behalten die Berechtigung Preise ansehen in ihren Rollen und können sie unter Rollen und Vorlagen wegnehmen. Journal prüfen in den Rechnungseinstellungen prüft, dass das Journal der Rechnungen nicht verändert wurde. Siehe Rechnungen.

Einstellungen

• Einstellungen: die Tabs Tauchbasis und Abfahrtszeiten, Registrierung, Kundenformular, Online-Buchung, Branding und Abo. Die Tabs Haftungsausschlüsse, Rollen und Vorlagen, Kategorien, Pakete und TV-Bildschirme folgen stattdessen den Gruppen Haftungsausschlüsse, Benutzer, Ausrüstung und Abfahrtstafel, und die Tabs Betrieb und Steuern, Preisliste, Saisons und Aktivitätsprotokoll folgen den Gruppen mit diesen Namen und Preise und Saisons.
• Aktivitätsprotokoll: das ganze Protokoll ansehen, den Verlauf eines einzelnen Preises, einer Saison oder eines Steuersatzes öffnen und das Protokoll exportieren. Siehe Aktivitätsprotokoll und Änderungsverlauf.
• Konto: die Tauchbasis löschen, in den Einstellungen nur zusammen mit der Berechtigung für die Tauchbasis-Einstellungen sichtbar. Auf der Seite, die nach dem Ende der Testphase oder des Abos erscheint, genügt diese Berechtigung allein.

Wann Änderungen greifen

Ein geänderter Berechtigungssatz erreicht das geöffnete DivePilot der Person innerhalb von etwa einer Minute: Menü und Buttons aktualisieren sich von selbst, und die nächste Aktion läuft mit dem neuen Satz. Wer DivePilot geschlossen hat, bekommt ihn beim Öffnen. Zeigt sich eine Änderung nicht, siehe Ein Menüpunkt fehlt oder der Zugriff wird verweigert.