Voeg dubbele klanten samen

Twee records voor dezelfde persoon komen vaker voor dan je denkt: een gast registreert zich online nadat jij hem al had toegevoegd, of boekt een tweede keer online. Online registraties en boekingen maken altijd een nieuw record aan, één per persoon als er meerdere samen worden geboekt, ook als het e-mailadres al bekend is. DivePilot blokkeert dubbele records niet. In plaats daarvan kun je ze samenvoegen.

Een samenvoeging starten

1. Open Klanten in de zijbalk en druk op Samenvoegen. De lijst schakelt over naar selectiemodus.
2. Vink de twee records aan die je wilt combineren. De knop Doorgaan onderaan het scherm wordt actief zodra er precies twee geselecteerd zijn.
3. Druk op Doorgaan. Het venster Klanten samenvoegen opent.

Je kunt ook vanuit een van de twee profielen beginnen: open het en kies Samenvoegen in het actiemenu. Het venster opent dan met die klant als hoofdrecord, en je zoekt de andere klant op onder Tweede record. Je ziet Samenvoegen alleen als je rechten het samenvoegen van klanten toestaan, en alleen actieve klanten kunnen worden samengevoegd, dus herstel een gearchiveerd record eerst.

Kies welk record blijft

Het venster toont beide records naast elkaar. Het ene is gemarkeerd als Hoofdrecord en blijft bestaan, het andere als Tweede record en wordt verwijderd. Gebruik de omwisselknop tussen de twee als ze verkeerd om staan.

Waar de twee records op een veld van elkaar verschillen, zet het venster dat onder velden om na te lopen met beide waarden, en is de waarde van het hoofdrecord geselecteerd. Kies de waarde van het tweede record bij elk veld waar die beter is. Waar ze overeenkomen, hoef je niets te doen. Boven de velden zie je wat er van het tweede record overgaat: de boekingen, brevetten, ondertekende vrijwaringen en cursusinschrijvingen. Ook de verhuur gaat over. Een brevet op een niveau dat het hoofdrecord al heeft, of een inschrijving voor een cursus waarop het hoofdrecord al staat, wordt verwijderd in plaats van overgezet.

Samen gemaakte boekingen volgen ook: was de samengevoegde klant degene die boekte, dan neemt de overblijvende klant die plaats in, en zijn aanvragen voor een aantal duiken verhuizen met hem mee.

Druk op Klanten samenvoegen om af te ronden.

Let op: Een samenvoeging kan niet ongedaan worden gemaakt. Lees de velden om na te lopen voordat je bevestigt, en kies als hoofdrecord het record met de beste contactgegevens.

Voorkom dubbele records waar je kunt

• Zoek op naam of e-mail voordat je iemand handmatig toevoegt. Het zoekvak op de pagina Klanten zoekt op voornaam, achternaam en e-mail.
• Vraag terugkerende gasten of ze al eerder bij je hebben gedoken, in plaats van ze opnieuw de registratie-QR-code te geven.

Andere manieren om een record op te schonen

• Verwijderen op een rij deactiveert de klant. Die verhuist naar het tabblad Gearchiveerd en kan daar worden hersteld.
• AVG-verwijdering in het actiemenu van een profiel anonimiseert de persoonsgegevens definitief, terwijl boekingen en vrijwaringen bewaard blijven voor de administratie. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
• Gegevens exporteren in hetzelfde menu downloadt het record van de klant als spreadsheet voor een inzageverzoek, maar laat boekingen, cursussen en verhuur weg.

Let op: De rekeningen volgen de samenvoeging. De open rekeningen van de twee klanten worden samengevoegd op degene die blijft, en de automatische kortingen en verblijfsregels van het duplicaat worden opnieuw berekend voor de samengevoegde klant. Samenvoegen wordt geweigerd zolang de open rekening van het duplicaat, die de samenvoeging in de andere zou leegmaken, een factuur, creditnota of kwitantie heeft, of zolang een automatische regel van het duplicaat op een andere open rekening al op een factuur staat. Een samenvoeging trekt de betaallinks van beide klanten in en sluit de betaalformulieren die erop openstaan. Stuur de gast daarna een nieuwe link met Betaallink versturen. Zie Rekeningen.