Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant

Drie acties lijken op elkaar, maar doen heel verschillende dingen. Kies de actie die past bij het verzoek dat voor je ligt.

Verwijderen en herstellen

Verwijderen op de rij van een klant, of in de rijacties, deactiveert het record. Het venster zegt dat de klant wordt gedeactiveerd. De klant verdwijnt van het tabblad Actief en verschijnt onder Gearchiveerd, met alles intact, behalve dat een open bijwerklink niet meer werkt. Druk daar op herstellen om hem terug te halen.

Gebruik dit voor een gast die je niet meer terugverwacht, of voor een record dat per ongeluk is aangemaakt.

Gegevens exporteren

Gegevens exporteren in het actiemenu van het profiel downloadt het record van de klant als Excel-spreadsheet. Het bevat persoonsgegevens, adres, duikprofiel, gezondheid en uitrusting, en vrijwaringen. Een vrijwaring die is aangevraagd maar nooit ondertekend, toont "Nog niet ondertekend" in de kolom Ondertekend op. Het tabblad Gegevensupdates toont elke wijziging die de klant via een bijwerklink heeft gedaan, met het veld en de waarde ervoor en erna; bij medische notities, dieetwensen en paspoortnummer staat alleen dat ze zijn gewijzigd of verwijderd, omdat die waarden nooit in de geschiedenis worden bewaard. Dit is wat je overhandigt als een klant vraagt welke gegevens je over hem hebt. Er is geen import in de andere richting: klanten komen binnen via je eigen venster, de registratielink of de boekingspagina, niet uit een CSV- of Excel-bestand.

Daarna volgen de boekingen en het geld van de klant, elk op een eigen blad:

• Boekingen: elke boeking met het nummer, het GR-nummer als ze samen met anderen is geboekt, soort, datum, status en of ze online is geboekt. Alleen de eigen boekingen van de klant staan erin.
• Samen geboekt: elke groep waarvoor de klant heeft geboekt, met het GR-nummer, wanneer ze is geboekt, de eerste en laatste dag en hoeveel personen. De namen en boekingen van de anderen staan niet in de export.
• Aanbetalingen: de aanbetaling van elke boeking die er een vroeg, met het bedrag, de uiterste datum en of ze te betalen, betaald, kwijtgescholden of niet betaald is.
• Annuleringen en kosten: elke geannuleerde boeking en elke cursus waarvoor de klant zich heeft afgemeld, met de reden, het percentage en de berekende kosten, en alle no-showkosten. Bij kwijtgescholden kosten staat wanneer en waarom.
• Rekeningen en Kosten: elke rekening van de klant met de regels, en de eigen regels van de klant op een rekening die iemand anders betaalt. Een regel van een andere duiker op de rekening van de klant toont geen naam.
• Betalingen: elke betaling op zijn rekeningen met de betaalmethode, de boekingsdag en of er online of in het duikcentrum is betaald.
• Terugbetalingen: terugbetalingen in het duikcentrum en op de kaart, met hun status.
• Betwistingen: kaartbetwistingen van zijn online betalingen.
• Documenten: de facturen, creditnota's en kwitanties van zijn rekeningen, met nummer, soort, datum en totaal. De pdf's staan niet in het spreadsheet; download ze vanaf de rekening.
• Betaallink: of de betaallink van de klant actief, verlopen of ingetrokken is, wanneer hij is aangemaakt, het laatst verzonden en het laatst gebruikt, en wanneer hij verloopt. De link zelf staat nooit in de export.

Wat het bestand bevat, hangt af van wie exporteert. Aanbetalingen en Annuleringen en kosten vereisen toegang tot de rekening van deze klant: Alle rekeningen zien, of Rekeningen van eigen gasten zien voor een gast op je eigen trips en cursussen. Rekeningen, Kosten, Betalingen, Terugbetalingen en Betwistingen vereisen Alle rekeningen zien en Bekijken onder Betalingen; Documenten vereist daarnaast Alle facturen en kwitanties zien. Een blad dat je niet mag zien, ontbreekt, en het blad Overzicht noemt het onder Niet in dit bestand, zodat een collega met die rechten de volledige kopie kan exporteren.

De kolomkoppen staan in je eigen taal. Het overzicht van het hele duikcentrum bij een vergrendeld centrum bevat elke rekening van het centrum, zie Als de toegang is afgelopen.

AVG-verwijdering

AVG-verwijdering in hetzelfde menu opent het venster AVG-verwijdering - klant anonimiseren. Het wist de persoonsgegevens definitief: naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, adres, paspoortnummer, medische notities en dieetwensen, plus de brevetten met hun nummers, uitrustingsmaten, lood, notities over uitrusting, het aantal duiken en de datum van de laatste duik. Het maakt ook de materiaalnotitie op de boekingen van de klant leeg, evenals de notitie op zijn verhuren en zijn aanwezigheidsnotities bij cursussen, verwijdert elke melding in het belletje die hem bij naam noemt, haalt ondertekenlinks voor vrijwaringen weg die nooit zijn gebruikt, verwijdert zijn bijwerklinks en de geschiedenis van de gegevens die hij daarmee heeft bijgewerkt, en wist het IP-adres en apparaat dat bij elke ondertekening van een vrijwaring is vastgelegd. Boekingen, verhuren en cursusgegevens blijven bewaard onder de naam "Anonymised User". Bevestig met Definitief anonimiseren.

Gebruik dit als een klant vraagt om gewist te worden. Het kan niet ongedaan worden gemaakt, en de klant verschijnt niet meer onder Actief of Gearchiveerd, en ook niet in de zoekfunctie van de bovenbalk. Wil je een gearchiveerde klant wissen, herstel hem dan eerst.

Let op: Afgeronde vrijwaringen blijven volledig bewaard: de getypte naam, de getekende handtekening, de medische antwoorden en een geüpload bestand van een papieren vrijwaring. Ze zijn je bewijs als er ooit een claim wordt ingediend, en de AVG staat toe dat je gegevens bewaart die nodig zijn om je tegen rechtsvorderingen te verweren. Het venster zegt dit voordat je bevestigt. Ze zijn nog steeds te zien in het documentenarchief, precies zoals deze melding belooft.

Let op: Op rekeningen blijven bij een wissing de bedragen behouden, zodat je boekhouding klopt, en wordt de vrije tekst van de regels en betalingen van de gewiste klant gewist, zoals notities, referenties, redenen van annulering en redenen voor een gewijzigde prijs, en de omschrijving van zijn regels met vrije tekst, die dan verschijnen als „Kosten (tekst verwijderd)“. Ook de reden waarmee no-showkosten op zijn boekingen werden kwijtgescholden, wordt gewist; de kosten blijven kwijtgescholden. Facturen, creditnota's en kwitanties blijven bewaard zoals ze zijn opgemaakt, met de naam van de gast erop; DivePilot wist ze niet. Vraag je boekhouder hoe lang je ze moet bewaren. Het blok Factuur aan van de rekeningen van de gast wordt gewist. De betaallinks van de gast werken niet meer, en de bedragen van zijn online betalingen blijven.

Welke wanneer