Archiveer, exporteer of anonimiseer een klant

Drie acties lijken op elkaar, maar doen heel verschillende dingen. Kies de actie die past bij het verzoek dat voor je ligt.

Verwijderen en herstellen

Verwijderen op de rij van een klant, of in de rijacties, deactiveert het record. Het venster zegt dat de klant wordt gedeactiveerd. De klant verdwijnt van het tabblad Actief en verschijnt onder Gearchiveerd, met alles intact. Druk daar op herstellen om hem terug te halen.

Gebruik dit voor een gast die je niet meer terugverwacht, of voor een record dat per ongeluk is aangemaakt.

Gegevens exporteren

Gegevens exporteren in het actiemenu van het profiel downloadt het record van de klant als Excel-spreadsheet. Het bevat persoonsgegevens, adres, duikprofiel, gezondheid en uitrusting, en vrijwaringen, maar geen boekingen, cursussen of verhuur. Dit is wat je overhandigt als een klant vraagt welke gegevens je over hem hebt. Er is geen import in de andere richting: klanten komen binnen via je eigen venster, de registratielink of de boekingspagina, niet uit een CSV- of Excel-bestand.

AVG-verwijdering

AVG-verwijdering in hetzelfde menu opent het venster AVG-verwijdering - klant anonimiseren. Het wist de persoonsgegevens definitief: naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, adres, paspoortnummer, medische notities en dieetwensen, plus het IP-adres en apparaat dat bij elke ondertekening van een vrijwaring is vastgelegd. Boekingen en vrijwaringen blijven bewaard voor de administratie, onder de naam "Anonymised User". Bevestig met Definitief anonimiseren.

Gebruik dit als een klant vraagt om gewist te worden. Het kan niet ongedaan worden gemaakt, en de klant verschijnt niet meer onder Actief of Gearchiveerd. Wil je een gearchiveerde klant wissen, herstel hem dan eerst.

Let op: Brevetten, duikaantallen, uitrustingsmaten, geüploade vrijwaringsbestanden, en de naam, handtekening en medische antwoorden op ondertekende vrijwaringen worden door een anonimisering niet verwijderd. Meldingen in het belletje die de klant bij naam noemen, blijven de oorspronkelijke naam tonen tot ze worden verwijderd, 30 dagen nadat ze zijn gelezen en in elk geval 90 dagen nadat ze zijn geplaatst.

Welke wanneer