Handel nieuwe registraties af

Wanneer een gast het zelfregistratieformulier verstuurt, maakt DivePilot meteen een klantrecord aan en zet het de registratie in een wachtrij die je team kan nalopen. Elke online boeking maakt ook een nieuw klantrecord aan voor elke persoon erin, en elk daarvan komt in dezelfde wachtrij terecht.

Hoe je het te weten komt

Iedereen die klanten mag bekijken, krijgt een melding in de app met de titel Nieuwe zelfregistratie en de naam van de gast. Bij een online boeking krijgt iedereen die boekingen mag bekijken in plaats daarvan Nieuwe online boeking. Er gaat geen e-mail naar het team.

De wachtrij op het dashboard

Het dashboard toont een paneel Nieuwe registraties met een teller en een knop Vernieuwen. Elke rij toont de naam en wanneer de gast zich registreerde, plus:

• Klant bekijken opent het profiel.
• Vrijwaring versturen springt naar het tabblad Vrijwaringen van de klant, zodat je meteen een handtekening kunt aanvragen. Zie Laat een vrijwaring ondertekenen.
• Boeking aanmaken opent het venster voor een nieuwe boeking met deze klant al geselecteerd.
• Markeren als afgehandeld haalt de rij uit de wachtrij. De klant blijft in je lijst staan.
• Afwijzen en verwijderen als spam verwijdert het record definitief, inclusief een nooit gebruikte ondertekenlink voor een vrijwaring. Je wordt eerst om bevestiging gevraagd. Alleen wie klanten mag verwijderen, ziet deze optie. Zodra de klant een boeking, een cursusinschrijving, een verhuur of een afgeronde vrijwaring heeft, wordt het geweigerd met "Deze klant heeft al boekingen, inschrijvingen, verhuur of een afgeronde vrijwaring, of de registratie is al afgehandeld, en kan daarom niet worden afgewezen. Archiveer de klant in plaats daarvan.", omdat die records anders mee zouden worden verwijderd. Dat geldt altijd voor een gast die online heeft geboekt, ook nadat de boeking is geannuleerd, dus gebruik voor hem Markeren als afgehandeld.

Alleen de 20 nieuwste staan in de lijst, dus oudere verschijnen naarmate je deze afhandelt. Het paneel verdwijnt zodra de wachtrij leeg is.

Controleer eerst op dubbele records

Een registratie wordt nooit op e-mailadres aan een bestaande klant gekoppeld. Heeft een terugkerende gast zich opnieuw geregistreerd, dan heb je nu twee records. Open de klant en gebruik Samenvoegen in het actiemenu, of start de samenvoeging vanaf de pagina Klanten. Zie Voeg dubbele klanten samen. Stuur een terugkerende gast de volgende keer een bijwerklink vanaf zijn profiel in plaats van de registratielink; zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken.

Wat het record al bevat

Een zelfgeregistreerde klant komt binnen met alles wat de gast heeft ingevuld: de persoonlijke gegevens waar je onder Klantformulier om vraagt, eventuele brevetten met nummer en uitgiftedatum, gemarkeerd als niet bevestigd tot iemand ze controleert (zie Bevestig de brevetten van een duiker), en het materiaal dat hij meebrengt of nodig heeft met maten. DivePilot legt ook vast wanneer hij zijn toestemming op het formulier gaf en dat hij zich zelf registreerde, maar de app toont geen van beide. Zodra een registratie uit de wachtrij is, ziet de klant eruit als elke andere.

Als de gast aankomt

Na het registreren zag de gast een check-incode op het scherm en kreeg hij dezelfde code per e-mail, met het onderwerp "Je gegevens zijn binnen bij …". Scant iemand van je team hem met de camera van zijn telefoon, dan opent DivePilot het profiel van deze klant, zo nodig na het inloggen, met een banner Vandaag bij het duikcentrum die zijn boekingen voor vandaag toont, zowel funduiken als cursussen, elk met Check-in openen, of Nieuwe boeking als er geen is. Een gast die online heeft geboekt, heeft in plaats daarvan een code voor de boeking, die de boeking opent. Zie Check een gast in met zijn QR-code.