Iedere duiker die boekt, een vrijwaring ondertekent of een logboek ontvangt, is een klant in DivePilot. Duikers kunnen zichzelf toevoegen via de zelfregistratielink of door online te boeken, maar je kunt ook handmatig een record aanmaken, bijvoorbeeld voor iemand die binnenloopt of telefonisch boekt.
Een klant toevoegen
- Open Klanten in de zijbalk en druk op Klant toevoegen.
- Vul op de stap Basisgegevens de Voornaam, Achternaam en E-mail in en controleer de Taal. Vrijwaringen en logboeken worden in die taal gemaild. Telefoon, geboortedatum, geslacht en nationaliteit zijn optioneel.
- Druk op Volgende voor de stap Adres. Alles hier is optioneel.
- Voeg op de stap Ervaring brevetten toe (zie hieronder) en, als je ze weet, Duiken totaal en Datum laatste duik.
- Noteer op de stap Gezondheid en uitrusting alles wat van belang is: paspoortnummer, dieetwensen, medische notities en de maten die de duiker meestal nodig heeft.
- Druk op Klant toevoegen.
Alleen de vier velden op de eerste stap zijn verplicht. Bevat een stap nog een fout als je verstuurt, dan springt DivePilot ernaar terug en markeert het veld.
Let op: Velden die je onder Instellingen, daarna Klantformulier, op Verborgen hebt gezet, worden hier ook niet getoond. De andere instellingen op dat tabblad gelden alleen voor de openbare formulieren; een veld op Verplicht wordt hier ook als verplicht gemarkeerd, maar je kunt het toch leeg laten.
Een brevet toevoegen
Brevetten staan op de stap Ervaring van hetzelfde venster. Om er een toe te voegen aan een bestaande klant, open je het profiel, druk je op Bewerken en ga je naar die stap. Heb je geen recht om brevetten van klanten te beheren, dan toont de stap "Je hebt geen rechten om brevetten te beheren." in plaats daarvan.
- Druk op Brevet toevoegen.
- Kies het Brevetniveau. De keuzelijst vraagt eerst om de organisatie en toont daarna de niveaus van die organisatie.
- Vul eventueel het Brevetnummer en de datum Uitgegeven op in.
- Sla op met Wijzigingen opslaan.
De brevetten verschijnen daarna op het tabblad Duiken van de klant, met niveau, organisatie, nummer en uitgiftedatum. Je kunt geen foto van een brevet uploaden; wil je een kopie bewaren, doe dat dan bij je papieren administratie.
Welk brevet als het hoogste telt
In de kop van het klantprofiel staat één brevet. DivePilot kiest het brevet met de hoogste rang op de basisladder: Scuba Diver, Open Water Diver, Advanced Open Water, Rescue Diver, Divemaster, Instructor. Specialisaties zoals Deep Diver of Nitrox hebben geen rang, dus een nieuwe specialisatie komt nooit boven de Rescue Diver erachter. Niveaus die je zelf toevoegt onder Brevetten in de zijbalk hebben ook geen rang. De technische niveaus van TDI hebben een eigen ladder van zes treden die trede voor trede tegen de basisladder telt, en als twee brevetten dezelfde rang hebben, of geen enkel brevet een rang heeft, wordt het meest recent uitgegeven brevet getoond.
Waar brevetten gebruikt worden
Op een boottocht kan een duikgroep vereiste brevetniveaus hebben. De knop Brevetten controleren van de groep opent dan de Brevetcontrole, die elke klant in de groep per vereist niveau toont als gedekt, als "handmatige controle aangeraden" wanneer een brevet alleen op diepte overeenkomt, of als "geen passend brevet". De vergelijking werkt over organisaties heen: een Advanced Open Water van de ene organisatie voldoet aan een Open Water-eis van een andere. De controle is adviserend. Ze rapporteert, maar blokkeert geen boeking of plaats.
Bij cursussen ligt dat anders. Heeft een cursussjabloon een Vereist niveau, dan wordt de inschrijving van een klant die dat niveau niet heeft, en ook geen gelijkwaardig niveau van een andere organisatie of hoger brevet op dezelfde ladder, geweigerd met "De klant heeft niet het brevet dat voor deze cursus nodig is".
Organisaties en niveaus
De lijst met organisaties en niveaus die je duikcentrum erkent, staat onder Brevetten in de groep Middelen van de zijbalk. Voeg een organisatie toe met Organisatie toevoegen, zet de standaardniveaus aan van een bekende organisatie zoals PADI of SSI, of voeg je eigen niveau toe met een naam en eventueel een maximale diepte.
Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support