De zelfregistratielink opent een formulier in jouw huisstijl waarin een gast zelf zijn gegevens, brevetten en materiaalwensen invult. Elke inzending wordt een nieuwe klant in je lijst, zodat niemand dat aan de balie hoeft over te typen.

  1. Open Instellingen en kies Registratie in de groep Gasten en boekingen.
  2. De kaart Klantregistratie toont de link en een QR-code. Gebruik Kopiëren om de link te kopiëren, QR downloaden (png) voor alleen de code, of PDF downloaden voor een printbare poster met de tekst "Scan om in te checken".
  3. Ernaast toont de kaart Online boeken de boekingslink, als online boeken aanstaat.

Dezelfde link en code staan ook op het dashboard in het paneel Zelfregistratie, tenzij je QR voor zelfregistratie hebt uitgezet onder Aanpassen.

Leesbare naam of geheime token

Onder Linktype kies je hoe de link is opgebouwd:

  • Naam van het duikcentrum geeft een leesbare link die makkelijk te printen en over te typen is. Hij is niet permanent: elke keer dat het instellingentabblad Duikcentrum wordt opgeslagen, verandert hij, ook als de naam hetzelfde blijft, en de oude registratie- en boekingslinks werken dan niet meer.
  • Geheime token geeft een niet te raden link. Lekt die ooit uit, druk dan op Token vervangen en elke gedrukte code werkt niet meer.

Let op: Registratie en online boeken delen één token. Vervang je het, dan vervallen beide links tegelijk, dus print daarna beide posters opnieuw.

Wat de gast invult

Het formulier doorloopt dezelfde vier stappen als je eigen venster Klant toevoegen: Basisgegevens, Adres, Ervaring en Gezondheid en uitrusting. Op de laatste stap geeft de gast aan of hij eigen materiaal meeneemt of wil huren, en kiest hij maten. Hij moet de algemene voorwaarden aanvinken voordat Versturen werkt. Dit formulier bevat geen vrijwaring. Vrijwaringen vraag je apart aan, vanaf het tabblad Vrijwaringen van de klant of vanuit Documenten: zie Laat een vrijwaring ondertekenen.

Welke velden verschijnen, en welke verplicht zijn, stel je in onder Instellingen, daarna Klantformulier. Voornaam, achternaam, e-mail en taal zijn altijd verplicht. Voor elk ander veld kies je tussen Verplicht, Optioneel, Alleen team en Verborgen. De stap Adres of Ervaring verdwijnt uit het formulier van de gast als alle velden ervan verborgen of alleen voor het team zijn.

Als een registratie binnenkomt

Teamleden met toegang tot klanten krijgen een melding in de app met de titel Nieuwe zelfregistratie. Het dashboard toont een paneel Nieuwe registraties met maximaal 20 van de nieuwste nog niet afgehandelde inzendingen. Van daaruit kun je Klant bekijken, Vrijwaring versturen, Boeking aanmaken, Markeren als afgehandeld of Afwijzen en verwijderen als spam. Afwijzen wordt alleen aangeboden aan teamleden die klanten mogen verwijderen, en wordt geweigerd zodra de klant een boeking of cursusinschrijving heeft.

Eén gast, twee records

DivePilot koppelt een registratie niet op e-mailadres aan een bestaande klant. Een terugkerende gast die zich opnieuw registreert, krijgt een tweede record. Gebeurt dat, voeg de twee dan samen: zie Voeg dubbele klanten samen.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support