De zelfregistratielink opent een formulier in jouw huisstijl waarin een gast zelf zijn gegevens, brevetten en materiaalwensen invult. Elke inzending wordt een nieuwe klant in je lijst, zodat niemand dat aan de balie hoeft over te typen.

  1. Open Instellingen en kies Registratie in de groep Gasten en boekingen.
  2. De kaart Klantregistratie toont de link en een QR-code. Gebruik Kopiëren om de link te kopiëren, QR downloaden (png) voor alleen de code, of PDF downloaden voor een printbare poster met de tekst "Scan om in te checken".
  3. Ernaast toont de kaart Online boeken de boekingslink, als online boeken aanstaat.

Dezelfde link en code staan ook op het dashboard in het paneel Zelfregistratie, tenzij je QR voor zelfregistratie hebt uitgezet onder Aanpassen.

Leesbare naam of geheime token

Onder Linktype kies je hoe de link is opgebouwd:

  • Naam van het duikcentrum geeft een leesbare link die makkelijk te printen en over te typen is. Hij blijft hetzelfde bij het opslaan van het instellingentabblad Duikcentrum en verandert alleen als je het duikcentrum een andere naam geeft die als link anders leest. Na zo'n naamswijziging werken de oude registratie- en boekingslinks niet meer.
  • Geheime token geeft een niet te raden link. Lekt die ooit uit, druk dan op Token vervangen en elke gedrukte code werkt niet meer.

Let op: Registratie en online boeken delen één token. Vervang je het, dan vervallen beide links tegelijk, dus print daarna beide posters opnieuw.

Wat de gast invult

Het formulier doorloopt dezelfde vier stappen als je eigen venster Klant toevoegen: Basisgegevens, Adres, Ervaring en Gezondheid en uitrusting. Op de laatste stap geeft de gast aan of hij eigen materiaal meeneemt of wil huren, en kiest hij maten. Hij moet "Ik ga ermee akkoord dat … mijn gegevens bewaart en gebruikt om mijn boeking en mijn bezoek af te handelen." aanvinken, waarin de naam van je duikcentrum staat, voordat Versturen werkt. Dit formulier bevat geen vrijwaring. Vrijwaringen vraag je apart aan, vanaf het tabblad Vrijwaringen van de klant of vanuit Documenten: zie Laat een vrijwaring ondertekenen.

Welke velden verschijnen, en welke verplicht zijn, stel je in onder Instellingen, daarna Klantformulier. Voornaam, achternaam, e-mail en taal zijn altijd verplicht. Voor elk ander veld kies je tussen Verplicht, Optioneel, Alleen team en Verborgen. De stap Adres of Ervaring verdwijnt uit het formulier van de gast als alle velden ervan verborgen of alleen voor het team zijn.

Wat de gast terugkrijgt

Na Versturen ziet de gast Je check-incode: een QR-code met het bijschrift "Laat deze code zien als je aankomt. Zo opent het team meteen je gegevens.", Afbeelding opslaan om hem op zijn telefoon te bewaren, en de opmerking "We hebben hem je ook gemaild." De e-mail, "Je gegevens zijn binnen bij …", bedankt hem en herhaalt de code. Staat Hoe gasten hun vrijwaringen krijgen op Direct na aanmelden, dan tonen ze allebei ook de formulieren die nog ondertekend moeten worden, elk met Nu ondertekenen. Zie Laat een vrijwaring ondertekenen. Scant iemand van je team hem met de camera van zijn telefoon, dan opent het profiel van de klant in DivePilot, zo nodig na het inloggen. Zie Check een gast in met zijn QR-code.

Als een registratie binnenkomt

Teamleden met toegang tot klanten krijgen een melding in de app met de titel Nieuwe zelfregistratie. Het dashboard toont een paneel Nieuwe registraties met maximaal 20 van de nieuwste nog niet afgehandelde inzendingen. Van daaruit kun je Klant bekijken, Vrijwaring versturen, Boeking aanmaken, Markeren als afgehandeld of Afwijzen en verwijderen als spam. Afwijzen wordt alleen aangeboden aan teamleden die klanten mogen verwijderen, en wordt geweigerd zodra de klant een boeking, een cursusinschrijving, een verhuur of een afgeronde vrijwaring heeft.

Eén gast, twee records

DivePilot koppelt een registratie niet op e-mailadres aan een bestaande klant. Een terugkerende gast die zich opnieuw registreert, krijgt een tweede record. Om dat te voorkomen, stuur je hem in plaats daarvan een bijwerklink vanaf zijn profiel, zodat hij de gegevens controleert die je al hebt; zie Laat een duiker zijn gegevens bijwerken. Ontstaat er toch een tweede record, voeg de twee dan samen: zie Voeg dubbele klanten samen.

Is je vraag niet beantwoord? Neem contact op met support