Online-Buchung einschalten

Die Online-Buchung gibt deinen Gästen eine Seite in deinem Branding, auf der sie einen Platz reservieren. Jede Online-Buchung kommt als Reserviert an, und du bestätigst sie. Mit einem verbundenen Stripe-Konto kannst du beim Buchen auch eine Anzahlung verlangen: Eine bezahlte Anzahlung kann die Buchung von selbst bestätigen, und eine unbezahlte gibt den Platz wieder frei, siehe Anzahlungen für Online-Buchungen. Ohne Stripe-Konto wird online nichts bezahlt.

Festlegen, was Gäste buchen können

1. Öffne Einstellungen und wähle Online-Buchung in der Gruppe Gäste und Buchungen.
2. Du siehst zwei Karten, Tauchgänge und Kurse. Wähle für jede einen Modus:

Die Wahl wird sofort gespeichert. Sobald einer der beiden Modi nicht Aus ist, ist deine Buchungsseite live.

Gruppen- und Mehrfachbuchungen

Auf derselben Seite gibt es eine Karte Gruppen- und Mehrfachbuchungen mit zwei Zahlen, die beim Ändern gespeichert werden:

• Personen pro Buchung, von 1 bis 20, anfangs 8: für wie viele Personen ein Gast auf einmal buchen darf. Bei 1 Person bucht jede Person selbst.
• Tauchgänge pro Person, von 1 bis 30, anfangs 10: wie viele Tauchgänge eine Person auf einmal buchen darf. Es zählen die Tauchgänge der Ausfahrten, die ein Gast wählt, plus die, die er anfragt: eine Ausfahrt mit zwei Tauchgängen zählt als 2, ein angefragtes Datum als 1 und eine Anfrage nach einer Anzahl Tauchgänge als diese Anzahl. Bei 1 Tauchgang buchen Gäste jeweils eine Abfahrt.

Stehen beide auf 1, bucht die Seite eine Person auf einer Ausfahrt, wie bisher. Dein Team ist an diese Zahlen nicht gebunden; siehe Gemeinsam gebuchte Buchungen.

Die buchbaren Ausfahrten veröffentlichen

Für die geplanten Modi muss eine Ausfahrt veröffentlicht sein. Schalte beim Anlegen oder Bearbeiten einer Bootsausfahrt Onlinebuchung ein. Kurse funktionieren genauso: Schalte beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kurses Onlinebuchung ein. Veröffentlichte Ausfahrten erscheinen auf deiner Seite, solange Plätze frei sind und das Boot noch nicht abgelegt hat, und die Liste Bootsausfahrten lässt sich nach Buchbar und Nicht buchbar filtern.

Die freien Plätze ergeben sich aus der Kapazität des Boots abzüglich aller Personen in den Tauchgruppen und im Panel Gäste der Ausfahrt sowie abzüglich der reservierten oder bestätigten Fun-Dive-Buchungen für dieses Datum und diese Abfahrt, die noch in keiner Tauchgruppe sind. Eine Ausfahrt ohne freie Plätze verschwindet von der Seite. Eine zusammen gebuchte Buchung belegt pro Person einen Platz auf jeder Ausfahrt, auf der sie mitfährt, und wird nur gebucht, wenn jede Ausfahrt Platz für alle hat, die dort angekreuzt sind.

Leihausrüstung anbieten

Schalte auf demselben Tab unter Leihausrüstung die Option Leihausrüstung online anbieten ein, damit Gäste beim Buchen Ausrüstung anfragen können.

Preise anzeigen

Dieselbe Karte enthält Preise auf der Buchungsseite anzeigen. Die Option funktioniert für sich, ob du Ausrüstung anbietest oder nicht. Ist sie an, sehen Gäste vor der Buchung Preise für Tauchgänge, Kurse und Ausrüstung sowie, wenn der Tauchgang oder Kurs einen Preis hat, eine geschätzte Gesamtsumme; ist sie aus, zeigt die Buchungsseite überhaupt keine Preise. Das Ein- und Ausschalten wird im Aktivitätsprotokoll und Änderungsverlauf aufgezeichnet. Die Preise legst du in der Preisliste fest.

Die Buchungsseite teilen

Öffne Einstellungen, dann Registrierung. Die Karte Online-Buchung zeigt den Link und seinen QR-Code mit Kopieren, QR herunterladen (PNG) und PDF herunterladen für ein druckfertiges Poster. Zum Linktyp und dazu, wie du einen durchgesickerten Link erneuerst, siehe Den Link zur Selbstregistrierung teilen. Wer den Token erneuert, macht den Buchungslink und den Registrierungslink gleichzeitig ungültig.

Was der Gast sieht

Die Seite zeigt deine veröffentlichten Ausfahrten mit Datum, Boot, Abfahrtszeit, Tauchplätzen und den freien Plätzen, oder deine geplanten Kurse mit ihren Startterminen. Zeigst du Preise an, tragen Ausfahrten und Kurse auch ihren Preis, und eine Preisschätzung mit der Zeile Geschätzter Gesamtbetrag zeigt dem Gast ungefähr, was seine Buchung kostet; die Schätzung berechnet nichts, eine Anzahlung, wenn du eine verlangst, wird vor dem Buchen gezeigt, und ebenso deine Stornobedingungen, sobald du welche hast. Siehe Was Gäste auf der Buchungsseite sehen. Der Gast füllt dann die Angaben aus, die du unter Einstellungen, dann Kundenformular, abfragst, stimmt zu, dass deine Tauchbasis seine Angaben speichert und verwendet, und drückt Platz reservieren. Er erhält eine E-Mail, dass du seine Buchung erhalten hast (verlangst du eine Anzahlung, kommt stattdessen etwa zehn Minuten später die E-Mail, sie zu bezahlen, nur wenn sie noch offen ist), und ein neuer Kundendatensatz wird für ihn angelegt. Ein Gast kann auch für mehrere Personen buchen, mehrere Ausfahrten wählen oder zwischen zwei Daten eine Anzahl Tauchgänge anfragen: Jede Person bekommt ihren eigenen Datensatz und ihre eigenen Buchungen, verbunden durch eine GR-Nummer, siehe Gemeinsam gebuchte Buchungen und Angefragte Tauchgänge planen.

Wenn eine Buchung hereinkommt

Du bekommst eine Benachrichtigung mit dem Titel Neue Online-Buchung. Die Buchung steht in der Liste Buchungen als Reserviert; öffne sie, um das Abzeichen Online gebucht zu sehen. Ein eigenes Annehmen oder Ablehnen gibt es nicht:

• Teile den Gast auf der gewählten Ausfahrt ein, melde ihn über Offene Buchungen im Kurs an oder drücke Bestätigen. Der Gast erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit angehängtem Kalendereintrag.
• Drücke Abbrechen, wenn du ihn nicht nehmen kannst. Der Gast erhält eine Stornierungs-E-Mail.
• Eine Buchung, deren Anzahlung bezahlt wurde, sich aber nicht von selbst bestätigen konnte, zeigt „Anzahlung bezahlt, Bestätigung nötig“, mit der Benachrichtigung gleichen Namens: Bestätige oder teile sie wie gewohnt ein.

Anfragen für einen eigenen Termin kommen ohne Ausfahrt oder Kurs an. Plane eine Ausfahrt zum angefragten Datum und zur angefragten Abfahrt und teile den Gast ein, oder plane den Kurs und melde ihn über Offene Buchungen an. Eine Anfrage nach einer Anzahl Tauchgänge erscheint stattdessen auf der Übersicht unter Zu planende Tauchgänge; siehe Angefragte Tauchgänge planen.

Hinweis: Jede Online-Buchung legt für jede Person darin einen neuen Kundendatensatz an, auch für wiederkehrende Gäste. Führe Dubletten auf der Seite Kunden zusammen, wenn sie dir auffallen.