Correos que reciben tus clientes

DivePilot escribe al cliente en cinco momentos de la vida de una reserva, y en un sexto si activas la revisión de datos antes de la inmersión. Todos se envían en el idioma del cliente, en nombre de tu centro, con tu Correo de empresa de los ajustes de Centro de buceo como dirección de respuesta y los datos de contacto de Marca en el pie.

Los cinco correos

Cuando pides un depósito, un cliente que reserva online recibe el correo de depósito por pagar en lugar del de recibida unos diez minutos después de reservar, solo si el depósito sigue sin pagar, con su enlace de pago y la fecha límite, un recordatorio a mitad de camino hacia la fecha límite y un correo cuando un depósito sin pagar cancela la reserva. Quien ya pagó en el formulario recibe la confirmación, o el correo de recibida mientras aún tengas que confirmar la reserva. En las reservas hechas juntas, cada uno de estos correos va una sola vez a la persona que reservó y enumera a todos; los demás no reciben el correo de recibida hasta que sus reservas se confirman. La confirmación lleva tu política de cancelación siempre que hayas definido una y, mientras Añadir el enlace de pago a los correos de confirmación de reserva esté activado, el enlace de pago del cliente, que paga online mientras el pago online esté disponible y, si no, solo muestra la cuenta. Véase Depósitos para reservas online.

Según Cómo reciben los clientes sus exenciones, el correo de reserva recibida o la confirmación enumera los formularios que el cliente aún tiene que firmar, cada uno con un botón Firmar; consulta Solicita la firma de una exención.

La confirmación se envía una sola vez por reserva, por la acción que confirme primero: colocar en una salida, inscribir en un curso o Confirmar. Mover al cliente de un grupo a otro dentro de la misma salida, o sacarlo de un grupo y volver a colocarlo en ella, no envía nada. Colocarlo en otra salida del mismo día y la misma franja, con otro barco, envía en su lugar el correo de salida cambiada de fecha. Solo después de un correo de plan cambiado, cuando se eliminó la salida o se canceló el curso, vuelve a enviarse la siguiente confirmación. El archivo de calendario lleva la hora de salida en una inmersión recreativa y es una entrada de día completo en un curso. Una vez inscrita una reserva de curso, la confirmación, su archivo de calendario y un correo de cancelación posterior muestran la fecha de inicio del curso; antes, como en el correo de reserva recibida o tras Confirmar sin inscripción, los correos muestran la fecha que el cliente pidió.

El correo de cancelación se envía cuando pulsas Cancelar, y cuando eliges Dar de baja al alumno en un curso, que cancela la reserva del alumno.

Cuando varias personas reservan online juntas, el correo de reserva recibida va una sola vez por dirección de correo y enumera todas las reservas y solicitudes de esa dirección. Confirmar todas y Cancelar todas en la tarjeta Reservados juntos envían una sola confirmación, con una entrada de calendario por reserva, o una sola cancelación por dirección para todo. Confirmar o cancelar una sola reserva envía el correo propio de esa reserva, como arriba. Las reservas que añades con Añadir salida cuentan como online y envían la confirmación habitual. Una persona sin correo recibe sus correos a través de quien reservó, con su nombre en ellos, la revisión de datos antes de la inmersión incluida. Las reservas que creas a mano con varias personas no envían nada, como arriba. Consulta Reservas conjuntas.

El correo de plan cambiado va a los clientes que estaban confirmados cuando eliminas una salida futura o cancelas un curso. Sus reservas vuelven a Reservada, a Reservas sin asignar tras eliminar una salida y a las Reservas pendientes del curso tras cancelar un curso, y confirmarlas de nuevo envía una nueva confirmación. El correo de salida cambiada de fecha va a los clientes confirmados cuando mueves una salida a otro día o a otra franja o le asignas otro barco, y a un cliente que colocas en un barco distinto del que se le comunicó; sus reservas se mueven con la salida y siguen en estado Confirmada.

El código de check-in

Los correos de reserva recibida y de reserva confirmada llevan un código QR con la frase «Muestra este código al llegar. Así el equipo abre tu reserva al instante.». Es el mismo código que el cliente vio en pantalla después de reservar. Cuando alguien de tu equipo lo escanea con la cámara de su móvil, se abre el panel Check-in de la reserva en DivePilot, tras iniciar sesión si hace falta. Los correos de cancelación, de plan cambiado y de salida cambiada de fecha no llevan código. Consulta Haz el check-in de un cliente con su código QR.

La revisión de datos antes de la inmersión

Este sexto correo está desactivado hasta que activas Revisión de datos antes de la inmersión en Ajustes, en Formulario de cliente, y eliges en Enviarlo cuántos días antes de la inmersión sale, de 1 a 7. Cada día a las 10:00 de tu hora, DivePilot revisa todas las reservas reservadas o confirmadas aún no revisadas cuyo día de inmersión cae entre mañana y dentro de ese número de días, y escribe al cliente «Antes de tu inmersión del … - …» cuando aún falta algo: datos que tu formulario de cliente marca como Obligatorio, o exenciones que necesita la reserva y que no están firmadas o caducan antes del final del día de la inmersión. En una inmersión recreativa son las exenciones generales para inmersiones recreativas más las exenciones adicionales del grupo de buceo en el que está asignado el cliente, y en una reserva de curso las exenciones generales para cursos más las exenciones adicionales de la plantilla del curso, como en el panel Check-in de la reserva. El día de la inmersión es el día de la salida en la que está asignado el cliente, el inicio del curso para una reserva inscrita en un curso y, si no, el día reservado. El correo enumera lo que falta y lleva un enlace para revisar y completar sus datos, que funciona hasta el final del día de la inmersión.

Los clientes a los que no les falta nada no reciben correo. Cada reserva se revisa una sola vez, y un cliente con varias reservas recibe un solo correo, sobre la primera de ellas y las exenciones que necesita esa reserva. Una reserva cuyo día cambia, porque se edita su fecha o su salida pasa a otro día, se vuelve a revisar. Si una revisión no llegó a hacerse o el correo falló, la de la mañana siguiente lo recupera. A diferencia de los cinco correos anteriores, este también llega a las reservas que has creado a mano, siempre que el cliente tenga correo. En el perfil del cliente tu equipo ve el enlace como «Enviado automáticamente antes de la inmersión». Un enlace de actualización que ya estaba abierto sigue funcionando hasta que sale este correo. Consulta Deja que un buceador actualice sus datos.

Solo las reservas online reciben los cinco correos

Los cinco correos de reserva van solo a las reservas hechas desde tu página de reservas, y solo cuando la ficha del cliente tiene correo. Una reserva que creas a mano no envía ninguno en ningún momento. Al abrir una reserva, si es online muestra la etiqueta Reserva online junto a su número.

Acciones que nunca envían correo

Marcar un No se presentó, hacer el check-in de un cliente, restaurar una reserva cancelada y editar una reserva no envían nada. Si quieres que el cliente lo sepa, escríbele tú; su correo está en la tarjeta del cliente.

Si falla un correo

Un correo fallido nunca bloquea tu acción. La reserva queda confirmada o cancelada igualmente; el fallo solo se registra. En caso de duda, revisa la dirección en el perfil del cliente y avísale directamente. Consulta Un correo nunca llegó.

El lado del personal

Todo el que puede ver reservas recibe notificaciones en la app, no correos: Nueva reserva online cuando un cliente reserva, y La reserva de curso necesita inscripción cuando una reserva de curso sigue sin inscripción tres días antes de que empiece. Cuando varias personas reservan online juntas recibes una sola notificación Nueva reserva online, que nombra a quien reservó, cuántas personas son y cuántas inmersiones.