Emails que os teus clientes recebem

O DivePilot envia email a um cliente em cinco momentos da vida de uma reserva, e num sexto se ativares a verificação de dados antes do mergulho. Todos são enviados no idioma do cliente, em nome do teu centro de mergulho, com o teu Email do negócio das definições de Centro de mergulho como endereço de resposta e com os contactos de Identidade visual no rodapé.

Os cinco emails

Quando pedes um sinal, um cliente que reserva online recebe o email de sinal por pagar em vez do de receção cerca de dez minutos depois de reservar, só se o sinal continuar por pagar, com o seu link de pagamento e o prazo, um lembrete a meio do caminho até ao prazo e um email quando um sinal por pagar cancela a reserva. Quem entretanto pagou no formulário recebe a confirmação, ou o email de receção enquanto ainda tiveres de confirmar a reserva. Nas reservas feitas em conjunto, cada um destes emails vai uma só vez para quem reservou e lista toda a gente; os outros não recebem o email de receção até as suas reservas serem confirmadas. A confirmação traz a tua política de cancelamento sempre que tiveres definido uma e, enquanto Adicionar o link de pagamento aos emails de confirmação de reserva estiver ligado, o link de pagamento do cliente, que paga online enquanto o pagamento online estiver disponível e, caso contrário, só mostra a conta. Vê Sinais para reservas online.

Consoante Como os clientes recebem os termos, o email de receção ou a confirmação lista os formulários que o cliente ainda tem de assinar, cada um com um botão Assinar; vê Pede a assinatura de um termo.

A confirmação é enviada uma única vez por reserva, seja qual for a ação que confirma primeiro: sentar numa saída, inscrever num curso ou Confirmar. Mover o cliente entre grupos na mesma saída, ou retirá-lo de um grupo e voltar a sentá-lo nessa saída, não envia nada. Sentá-lo noutra saída no mesmo dia e à mesma partida, com outro barco, envia antes o email de saída remarcada. Só depois de um email de plano alterado, quando a saída foi eliminada ou o curso cancelado, é que a confirmação seguinte volta a ser enviada. O ficheiro de calendário traz a hora de partida num mergulho recreativo e é uma entrada de dia inteiro num curso. Depois de uma reserva de curso estar inscrita, a confirmação, o respetivo ficheiro de calendário e um email de cancelamento posterior mostram a data de início do curso; antes disso, como no email de receção ou depois de Confirmar sem inscrição, os emails mostram a data que o cliente pediu.

O email de cancelamento é enviado quando carregas em Cancelar, e quando escolhes Marcar desistência num curso, o que cancela a reserva do aluno.

Quando várias pessoas reservam online em conjunto, o email de receção vai uma só vez por endereço de email e lista todas as reservas e pedidos desse endereço. Confirmar todas e Cancelar todas no cartão Reservados em conjunto enviam uma única confirmação, com uma entrada de calendário por reserva, ou um único cancelamento por endereço para tudo. Confirmar ou cancelar uma só reserva envia o email próprio dessa reserva, como acima. As reservas que adicionas com Adicionar partida contam como online e enviam a confirmação habitual. Uma pessoa sem email recebe os emails através de quem reservou, com o nome dela neles, a verificação de dados antes do mergulho incluída. As reservas que crias à mão com várias pessoas ficam em silêncio, como acima. Vê Reservas conjuntas.

O email de plano alterado vai para os clientes que estavam confirmados quando eliminas uma saída futura ou cancelas um curso. As reservas deles voltam a Reservada, para Reservas sem atribuição depois de uma saída eliminada e para as Reservas pendentes do curso depois de um curso cancelado, e confirmá-las de novo envia uma nova confirmação. O email de saída remarcada vai para os clientes confirmados quando moves uma saída para outro dia ou outra partida ou lhe atribuis outro barco, e a um cliente que sentas num barco diferente daquele que lhe foi indicado; as reservas deles acompanham a saída e continuam no estado Confirmada.

O código de check-in

Os emails de reserva recebida e de reserva confirmada trazem um código QR com a frase "Mostra este código quando chegares. Assim a equipa abre logo a tua reserva." É o mesmo código que o cliente viu no ecrã depois de reservar. Quando alguém da tua equipa o lê com a câmara do telemóvel, abre-se o painel Check-in da reserva no DivePilot, depois de iniciar sessão se for preciso. Os emails de cancelamento, de plano alterado e de saída remarcada não trazem código. Vê Faz o check-in de um cliente com o código QR dele.

A verificação de dados antes do mergulho

Este sexto email está desligado até ativares Verificação de dados antes do mergulho em Definições, depois Formulário do cliente, e escolheres em Enviar quantos dias antes do mergulho é enviado, de 1 a 7. Todos os dias às 10:00 da tua hora, o DivePilot analisa todas as reservas reservadas ou confirmadas ainda não verificadas cujo dia do mergulho esteja entre amanhã e esse número de dias à frente, e envia ao cliente "Antes do teu mergulho de … - …" quando ainda falta alguma coisa: dados que o teu formulário do cliente marca como Obrigatório, ou termos de responsabilidade de que a reserva precisa e que não estão assinados ou que caducam antes do fim do dia do mergulho. Num mergulho recreativo, são os termos gerais para mergulhos recreativos mais os termos extra do grupo de mergulho em que o cliente está, e numa reserva de curso os termos gerais para cursos mais os termos adicionais do modelo de curso, como no painel Check-in da reserva. O dia do mergulho é o dia da saída em que o cliente está num grupo, o início do curso numa reserva inscrita num curso, e nos restantes casos o dia reservado. O email lista o que falta e traz um link para verificar e completar os dados, que funciona até ao fim do dia do mergulho.

Os clientes a quem não falta nada não recebem email. Cada reserva é verificada uma única vez, e um cliente com várias reservas recebe um só email, sobre a mais próxima e os termos de que essa reserva precisa. Uma reserva cujo dia muda, porque a data é editada ou a saída passa para outro dia, é verificada de novo. Se a verificação de um dia não correu ou o email falhou, a da manhã seguinte trata disso. Ao contrário dos cinco emails acima, este também chega às reservas que criaste manualmente, desde que o cliente tenha um endereço de email. No perfil do cliente, a tua equipa vê o link como "Enviado automaticamente antes do mergulho". Um link de atualização que já estava aberto continua a funcionar até este email ser enviado. Vê Deixa um mergulhador atualizar os seus dados.

Só as reservas online enviam os cinco emails

Os cinco emails de reserva vão apenas para reservas feitas através da tua página de reservas, e só quando a ficha do cliente tem um endereço de email. Uma reserva que crias manualmente não envia nenhum deles em momento nenhum. Quando abres uma reserva feita online, vês a etiqueta Reservado online ao lado do número.

Ações que nunca enviam email

Marcar Faltou, fazer o check-in de um cliente, repor uma reserva cancelada e editar uma reserva não enviam nada. Se quiseres que o cliente saiba, escreve-lhe tu; o email dele está no cartão do cliente.

Se um email falhar

Um email falhado nunca bloqueia a tua ação. A reserva continua confirmada ou cancelada; a falha é apenas registada. Na dúvida, verifica o endereço no perfil do cliente e avisa o cliente diretamente. Vê Um email nunca chegou.

O lado da equipa

Quem pode ver reservas recebe notificações na app, não emails: Nova reserva online quando um cliente reserva, e Reserva de curso precisa de inscrição quando uma reserva de curso continua sem inscrição três dias antes de começar. Quando várias pessoas reservam online em conjunto, recebes uma única notificação Nova reserva online, com o nome de quem reservou, quantas pessoas são e quantos mergulhos.