DivePilot schreibt einem Gast zu drei Zeitpunkten im Leben einer Buchung. Alle drei gehen in der Sprache des Kunden raus, im Namen deiner Tauchbasis, mit der geschäftlichen E-Mail aus der Registrierung als Antwortadresse und den Kontaktdaten aus Branding in der Fußzeile.

Die drei E-Mails

Moment Betreff Inhalt
Buchung eingegangen „Deine Buchung … ist eingegangen“ Listet auf, was gebucht wurde, und sagt, dass du sie bestätigst
Buchung bestätigt „Bestätigt: …“ Bittet den Gast, früh mit Brevet und Ausrüstung zu erscheinen, und hängt eine .ics-Kalenderdatei an, die der Gast in den Kalender seines Handys übernehmen kann
Buchung storniert „Buchung … storniert“ Sagt, dass die Buchung storniert wurde und wie der Gast dich für einen anderen Termin erreicht

Die Bestätigung wird einmal verschickt, egal welche Aktion zuerst bestätigt: das Einteilen auf einer Ausfahrt, die Kursanmeldung oder Bestätigen. Geht die Buchung später zurück auf Reserviert, zum Beispiel wenn du den Gast aus seiner Tauchgruppe entfernst, verschickt ein erneutes Bestätigen eine neue Bestätigung. Die Kalenderdatei enthält bei einem Fun Dive die Abfahrtszeit und ist bei einem Kurs ein ganztägiger Eintrag.

Nur Online-Buchungen verschicken E-Mails

Die drei E-Mails gehen nur an Buchungen über deine Buchungsseite, und nur wenn der Kundendatensatz eine E-Mail-Adresse hat. Eine von Hand angelegte Buchung verschickt zu keinem Zeitpunkt etwas. Öffnest du eine Buchung, zeigt eine Online-Buchung neben ihrer Nummer das Abzeichen Online gebucht.

Aktionen, die nie eine E-Mail auslösen

Nicht erschienen markieren, eine stornierte Buchung wiederherstellen und eine Buchung bearbeiten verschicken nichts. Auch Teilnehmer abmelden in einem Kurs storniert die Buchung des Teilnehmers ohne E-Mail. Soll der Gast es erfahren, schreib ihm selbst; seine E-Mail steht auf der Kundenkarte.

Wenn eine E-Mail fehlschlägt

Eine fehlgeschlagene E-Mail blockiert deine Aktion nie. Die Buchung ist trotzdem bestätigt oder storniert; der Fehler wird nur protokolliert. Prüfe im Zweifel die Adresse im Profil des Kunden und sag dem Gast direkt Bescheid. Siehe Eine E-Mail ist nie angekommen.

Auf Seiten des Teams

Alle, die Buchungen ansehen dürfen, bekommen In-App-Benachrichtigungen, keine E-Mails: Neue Online-Buchung, wenn ein Gast bucht, und Kursbuchung braucht Anmeldung, wenn eine Kursbuchung drei Tage vor Kursbeginn noch reserviert und nicht angemeldet ist.

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