DivePilot schreibt einem Gast zu fünf Zeitpunkten im Leben einer Buchung, und zu einem sechsten, wenn du den Datencheck vor dem Tauchgang einschaltest. Alle gehen in der Sprache des Kunden raus, im Namen deiner Tauchbasis, mit deiner Geschäftliche E-Mail aus den Einstellungen unter Tauchbasis als Antwortadresse und den Kontaktdaten aus Branding in der Fußzeile.

Die fünf E-Mails

Moment Betreff Inhalt
Buchung eingegangen „Deine Buchung … ist eingegangen“ Listet auf, was gebucht wurde, sagt, dass du sie bestätigst, und zeigt den Check-in-Code des Gastes
Buchung bestätigt „Bestätigt: …“ Bittet den Gast, früh mit Brevet und Ausrüstung zu erscheinen, hängt eine .ics-Kalenderdatei an, die der Gast in den Kalender seines Handys übernehmen kann, und zeigt noch einmal den Check-in-Code
Buchung storniert „Buchung … storniert“ Sagt, wer storniert hat, die Stornogebühr, falls eine anfällt, und was davon noch zu bezahlen ist, was auf die Karte zurückgeht oder als Guthaben bleibt, und wie der Gast dich für einen anderen Termin erreicht
Plan geändert „Änderung an Buchung …“ Sagt, dass die frühere Bestätigung nicht mehr gilt, die Buchung selbst bestehen bleibt und eine neue Bestätigung folgt; hängt eine Kalenderdatei an, die den alten Eintrag entfernt
Ausfahrt verschoben „Buchung … verschoben“ Nennt das neue Datum, die Abfahrt, das Boot und die Tauchplätze und hängt eine Kalenderdatei an, die den alten Eintrag aktualisiert

Verlangst du eine Anzahlung, bekommt ein Gast, der online bucht, statt der Eingangs-E-Mail etwa zehn Minuten nach der Buchung die E-Mail zur fälligen Anzahlung, nur solange die Anzahlung noch offen ist, mit seinem Zahlungslink und der Frist, eine Erinnerung zur Hälfte der Zeit bis zur Frist und eine E-Mail, wenn eine unbezahlte Anzahlung die Buchung storniert. Wer bis dahin im Formular bezahlt hat, bekommt die Bestätigung, oder die Eingangs-E-Mail, solange du die Buchung noch bestätigen musst. Bei gemeinsam gemachten Buchungen geht jede dieser E-Mails einmal an die Person, die gebucht hat, und listet alle auf; die anderen bekommen keine Eingangs-E-Mail, bis ihre Buchungen bestätigt sind. Die Bestätigung trägt deine Stornobedingungen, sobald du welche festgelegt hast, und, solange Zahlungslink in Buchungsbestätigungen einfügen eingeschaltet ist, den Zahlungslink des Gastes, mit dem er online bezahlt, solange Online-Zahlung möglich ist, und sonst nur die Rechnung sieht. Siehe Anzahlungen für Online-Buchungen.

Je nach Wie Gäste ihre Haftungsausschlüsse bekommen listet die Eingangs-E-Mail oder die Bestätigung die Formulare, die der Gast noch unterschreiben muss, jedes mit einem Button Unterschreiben; siehe Eine Unterschrift für einen Haftungsausschluss anfordern.

Die Bestätigung wird einmal pro Buchung verschickt, egal welche Aktion zuerst bestätigt: das Einteilen auf einer Ausfahrt, die Kursanmeldung oder Bestätigen. Verschiebst du den Gast zwischen Gruppen derselben Ausfahrt oder nimmst ihn aus einer Gruppe und teilst ihn dort wieder ein, wird nichts verschickt. Teilst du ihn auf einer anderen Ausfahrt am selben Tag und zur selben Abfahrt ein, mit einem anderen Boot, wird stattdessen die E-Mail zur verschobenen Ausfahrt verschickt. Erst nach einer E-Mail zum geänderten Plan, wenn die Ausfahrt gelöscht oder der Kurs abgesagt wurde, geht die nächste Bestätigung wieder hinaus. Die Kalenderdatei enthält bei einem Fun Dive die Abfahrtszeit und ist bei einem Kurs ein ganztägiger Eintrag. Sobald eine Kursbuchung in einen Kurs angemeldet ist, zeigen die Bestätigung, ihre Kalenderdatei und eine spätere Stornierungs-E-Mail das Startdatum des Kurses; davor, also in der Eingangs-E-Mail oder nach Bestätigen ohne Anmeldung, zeigen die E-Mails das Datum, das der Gast angefragt hat.

Die Stornierungs-E-Mail geht raus, wenn du Abbrechen drückst, und wenn du in einem Kurs Teilnehmer abmelden wählst, was die Buchung des Teilnehmers storniert.

Für mehrere Personen, die online zusammen gebucht haben, geht die Eingangs-E-Mail einmal pro E-Mail-Adresse raus und listet jede Buchung und jede Anfrage für diese Adresse auf. Alle bestätigen und Alle stornieren auf der Karte Gemeinsam gebucht verschicken eine Bestätigung mit einem Kalendereintrag pro Buchung beziehungsweise eine Stornierung pro Adresse für alles. Eine einzelne Buchung zu bestätigen oder zu stornieren verschickt die eigene E-Mail dieser Buchung, wie oben. Buchungen, die du mit Abfahrt hinzufügen ergänzt, gelten als online und verschicken die übliche Bestätigung. Eine Person ohne E-Mail-Adresse bekommt ihre E-Mails über die buchende Person, mit ihrem Namen darin, auch den Datencheck vor dem Tauchgang. Buchungen, die du von Hand für mehrere Personen anlegst, bleiben stumm, wie oben. Siehe Gemeinsam gebuchte Buchungen.

Die E-Mail zum geänderten Plan geht an Gäste, die bestätigt waren, wenn du eine bevorstehende Ausfahrt löschst oder einen Kurs absagst. Ihre Buchungen gehen zurück auf Reserviert, nach einer gelöschten Ausfahrt in die Liste Nicht zugeordnete Buchungen und nach einem abgesagten Kurs in die Liste Offene Buchungen des Kurses, und ein erneutes Bestätigen verschickt eine neue Bestätigung. Die E-Mail zur verschobenen Ausfahrt geht an bestätigte Gäste, wenn du eine Ausfahrt auf einen anderen Tag oder eine andere Abfahrt verschiebst oder ihr ein anderes Boot gibst, und an einen Gast, den du auf einem anderen Boot einteilst als dem, das ihm genannt wurde; ihre Buchungen ziehen mit der Ausfahrt um und bleiben Bestätigt.

Der Check-in-Code

Die Eingangs- und die Bestätigungs-E-Mail enthalten einen QR-Code mit dem Satz „Zeig diesen Code, wenn du ankommst. Damit ist das Team sofort bei deiner Buchung.“ Es ist derselbe Code, den der Gast nach dem Buchen auf dem Bildschirm gesehen hat. Scannt ihn jemand aus deinem Team mit der Kamera seines Handys, öffnet sich in DivePilot das Panel Check-in der Buchung, bei Bedarf nach der Anmeldung. Die Stornierungs-E-Mail und die E-Mails zum geänderten Plan und zur verschobenen Ausfahrt enthalten keinen Code. Siehe Einen Gast mit seinem QR-Code einchecken.

Der Datencheck vor dem Tauchgang

Diese sechste E-Mail ist aus, bis du Datencheck vor dem Tauchgang unter Einstellungen, dann Kundenformular, einschaltest und unter Senden wählst, wie viele Tage vor dem Tauchgang sie rausgeht, von 1 bis 7. Jeden Tag um 10:00 Uhr deiner Zeit schaut DivePilot auf jede reservierte oder bestätigte Buchung, die noch nicht geprüft wurde und deren Tauchtag frühestens morgen und höchstens so viele Tage entfernt ist, und schreibt dem Gast „Vor deinem Tauchgang am … - …“, wenn noch etwas fehlt: Angaben, die dein Kundenformular als Pflichtfeld führt, oder Haftungsausschlüsse, die die Buchung braucht und die nicht unterschrieben sind oder vor dem Ende des Tauchtags ablaufen. Bei einem Fun Dive sind das die allgemeinen Haftungsausschlüsse für Fun-Dives und dazu die zusätzlichen Haftungsausschlüsse der Tauchgruppe, in der der Gast eingeteilt ist, bei einer Kursbuchung die allgemeinen Haftungsausschlüsse für Kurse und dazu die zusätzlichen Haftungsausschlüsse der Kursvorlage, wie im Panel Check-in der Buchung. Der Tauchtag ist der Tag der Ausfahrt, auf die der Gast eingeteilt ist, bei einer Buchung mit Kursanmeldung der Kursbeginn und sonst der gebuchte Tag. Die E-Mail listet auf, was fehlt, und enthält einen Link, mit dem der Gast seine Daten prüfen und ergänzen kann und der bis zum Ende des Tauchtags gilt.

Gäste, bei denen nichts fehlt, bekommen keine E-Mail. Jede Buchung wird einmal geprüft, und ein Gast mit mehreren Buchungen bekommt eine E-Mail, und zwar zur frühesten davon und zu den Haftungsausschlüssen, die diese Buchung braucht. Eine Buchung, deren Tag sich ändert, weil ihr Datum bearbeitet oder ihre Ausfahrt auf einen anderen Tag verlegt wird, wird erneut geprüft. Wurde ein Durchlauf verpasst oder ist die E-Mail fehlgeschlagen, holt der Durchlauf am nächsten Morgen das nach. Anders als die fünf E-Mails oben erreicht diese auch Buchungen, die du von Hand angelegt hast, sofern der Kunde eine E-Mail-Adresse hat. Im Profil des Kunden sieht dein Team den Link als „Automatisch vor dem Tauchgang gesendet“. Ein Aktualisierungslink, der schon offen war, funktioniert weiter, bis diese E-Mail rausgegangen ist. Siehe Einen Taucher seine Daten aktualisieren lassen.

Nur Online-Buchungen verschicken die fünf E-Mails

Die fünf Buchungs-E-Mails gehen nur an Buchungen über deine Buchungsseite, und nur wenn der Kundendatensatz eine E-Mail-Adresse hat. Eine von Hand angelegte Buchung verschickt zu keinem Zeitpunkt eine davon. Öffnest du eine Buchung, zeigt eine Online-Buchung neben ihrer Nummer das Abzeichen Online gebucht.

Aktionen, die nie eine E-Mail auslösen

Nicht erschienen markieren, einen Gast einchecken, eine stornierte Buchung wiederherstellen und eine Buchung bearbeiten verschicken nichts. Soll der Gast es erfahren, schreib ihm selbst; seine E-Mail steht auf der Kundenkarte.

Wenn eine E-Mail fehlschlägt

Eine fehlgeschlagene E-Mail blockiert deine Aktion nie. Die Buchung ist trotzdem bestätigt oder storniert; der Fehler wird nur protokolliert. Prüfe im Zweifel die Adresse im Profil des Kunden und sag dem Gast direkt Bescheid. Siehe Eine E-Mail ist nie angekommen.

Auf Seiten des Teams

Alle, die Buchungen ansehen dürfen, bekommen In-App-Benachrichtigungen, keine E-Mails: Neue Online-Buchung, wenn ein Gast bucht, und Kursbuchung braucht Anmeldung, wenn eine Kursbuchung drei Tage vor Kursbeginn noch nicht angemeldet ist. Für mehrere Personen, die online zusammen gebucht haben, bekommst du eine einzige Benachrichtigung Neue Online-Buchung, die die buchende Person, die Zahl der Personen und die Zahl der Tauchgänge nennt.

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