Le e-mail che ricevono i tuoi ospiti

DivePilot scrive all'ospite in cinque momenti della vita di una prenotazione, e in un sesto se attivi il controllo dati prima dell'immersione. Tutte le e-mail sono inviate nella lingua del cliente, per conto del tuo centro, con la tua E-mail aziendale delle impostazioni Centro immersioni come indirizzo di risposta e i recapiti di Branding nel piè di pagina.

Le cinque e-mail

Quando chiedi un acconto, un ospite che prenota online riceve l'e-mail di acconto da pagare al posto di quella di ricezione una decina di minuti dopo la prenotazione, solo se l'acconto resta da pagare, con il suo link di pagamento e la scadenza, un promemoria a metà strada verso la scadenza e un'e-mail quando un acconto non pagato annulla la prenotazione. Chi nel frattempo ha pagato nel modulo riceve la conferma, oppure l'e-mail di ricezione finché devi ancora confermare la prenotazione. Per le prenotazioni fatte insieme, ciascuna di queste e-mail va una sola volta a chi ha prenotato ed elenca tutti; gli altri non ricevono l'e-mail di ricezione finché le loro prenotazioni non sono confermate. La conferma riporta le tue condizioni di cancellazione ogni volta che ne hai impostate e, finché Aggiungi il link di pagamento alle email di conferma della prenotazione è attivo, il link di pagamento dell'ospite, che paga online finché il pagamento online è disponibile e altrimenti mostra solo il conto. Vedi Acconti per le prenotazioni online.

A seconda di Come gli ospiti ricevono le liberatorie, l'e-mail di ricezione o la conferma elenca i moduli che l'ospite deve ancora firmare, ognuno con un pulsante Firma; vedi Richiedi la firma di una liberatoria.

La conferma viene inviata una sola volta per prenotazione, qualunque sia l'azione che conferma per prima: il posto su un'uscita, l'iscrizione a un corso oppure Conferma. Spostare l'ospite da un gruppo all'altro nella stessa uscita, o toglierlo da un gruppo e assegnargli di nuovo un posto lì, non invia nulla. Assegnargli un posto su un'altra uscita con la stessa data e partenza, con un'altra barca, invia invece l'e-mail di uscita spostata. Solo dopo un'e-mail di programma cambiato, quando l'uscita è stata eliminata o il corso annullato, la conferma successiva parte di nuovo. Il file per il calendario contiene l'orario di partenza per un'immersione ricreativa ed è un evento di tutto il giorno per un corso. Una volta iscritta una prenotazione di corso, la conferma, il suo file per il calendario e un'eventuale e-mail di annullamento successiva mostrano la data di inizio del corso; prima, come nell'e-mail di ricezione o dopo Conferma senza iscrizione, le e-mail mostrano la data che l'ospite aveva chiesto.

L'e-mail di annullamento parte quando premi Annulla, e quando scegli Ritira l'allievo in un corso, che annulla la prenotazione dell'allievo.

Per più persone prenotate insieme online, l'e-mail di ricezione parte una volta per indirizzo e-mail ed elenca ogni prenotazione e richiesta di quell'indirizzo. Conferma tutte e Annulla tutte nella card Prenotati insieme inviano una sola conferma, con un evento per il calendario per ogni prenotazione, oppure un solo annullamento per indirizzo per tutto. Confermare o annullare una singola prenotazione invia l'e-mail di quella prenotazione, come sopra. Le prenotazioni che vi aggiungi con Aggiungi partenza contano come online e inviano la consueta conferma. Una persona senza indirizzo e-mail riceve le sue e-mail tramite chi ha prenotato, con il suo nome dentro, compreso il controllo dei dati prima dell'uscita. Le prenotazioni che crei a mano con più persone restano silenziose, come sopra. Vedi Prenotazioni fatte insieme.

L'e-mail di programma cambiato va agli ospiti che erano confermati quando elimini un'uscita futura o annulli un corso. Le loro prenotazioni tornano a Riservata, tra le Prenotazioni non assegnate dopo un'uscita eliminata e tra le Prenotazioni in sospeso del corso dopo un corso annullato, e confermarle di nuovo invia una nuova conferma. L'e-mail di uscita spostata va agli ospiti confermati quando sposti un'uscita a un altro giorno o a un'altra partenza o le assegni un'altra barca, e a un ospite a cui assegni un posto su una barca diversa da quella che gli era stata comunicata; le loro prenotazioni si spostano con l'uscita e restano nello stato Confermata.

Il codice di check-in

Le e-mail di ricezione e di conferma contengono un codice QR con la frase «Mostra questo codice quando arrivi. Così il team apre subito la tua prenotazione.» È lo stesso codice che l'ospite ha visto sullo schermo dopo aver prenotato. Quando qualcuno del tuo team lo inquadra con la fotocamera del telefono, si apre il pannello Check-in della prenotazione in DivePilot, dopo l'accesso se serve. Le e-mail di annullamento, di programma cambiato e di uscita spostata non contengono alcun codice. Vedi Fai il check-in di un ospite con il suo codice QR.

Il controllo dati prima dell'immersione

Questa sesta e-mail è disattivata finché non attivi Controllo dati prima dell'immersione in Impostazioni, poi Modulo cliente, e scegli in Invialo quanti giorni prima dell'immersione parte, da 1 a 7. Ogni giorno alle 10:00 del tuo fuso orario DivePilot esamina ogni prenotazione riservata o confermata non ancora controllata il cui giorno dell'immersione cade da domani fino a quel numero di giorni in avanti, e scrive all'ospite «Prima della tua immersione del … - …» quando manca ancora qualcosa: dati che il tuo modulo cliente segna come Obbligatorio, oppure liberatorie di cui ha bisogno la prenotazione non firmate o che scadono prima della fine del giorno dell'immersione. Per un'immersione ricreativa sono le liberatorie generali per le immersioni ricreative più le liberatorie aggiuntive del gruppo d'immersione a cui l'ospite è assegnato, per una prenotazione di corso le liberatorie generali per i corsi più le liberatorie aggiuntive del modello di corso, come nel pannello Check-in della prenotazione. Il giorno dell'immersione è il giorno dell'uscita a cui l'ospite è assegnato, l'inizio del corso per una prenotazione inserita in un corso, e altrimenti il giorno prenotato. L'e-mail elenca ciò che manca e contiene un link per controllare e completare i dati, valido fino alla fine del giorno dell'immersione.

Gli ospiti a cui non manca nulla non ricevono alcuna e-mail. Ogni prenotazione viene controllata una sola volta, e un ospite con più prenotazioni riceve una sola e-mail, relativa alla prima e alle liberatorie di cui ha bisogno quella prenotazione. Una prenotazione il cui giorno cambia, perché ne viene modificata la data o la sua uscita passa a un altro giorno, viene controllata di nuovo. Se un controllo è saltato o l'invio dell'e-mail non è riuscito, ci pensa il controllo della mattina seguente. A differenza delle cinque e-mail sopra, questa raggiunge anche le prenotazioni create a mano, purché il cliente abbia un indirizzo e-mail. Nella scheda del cliente il tuo team vede il link come «Inviato automaticamente prima dell'immersione». Un link di aggiornamento già aperto continua a funzionare finché questa e-mail non è stata inviata. Vedi Lascia che un subacqueo aggiorni i suoi dati.

Solo le prenotazioni online inviano le cinque e-mail

Le cinque e-mail di prenotazione partono solo per le prenotazioni fatte dalla tua pagina di prenotazione, e solo se la scheda del cliente ha un indirizzo e-mail. Una prenotazione che crei a mano non ne invia nessuna, in nessun momento. Quando apri una prenotazione, se è stata fatta online mostra l'etichetta Prenotato online accanto al suo numero.

Azioni che non inviano mai e-mail

Segnare un Non presentato, fare il check-in di un ospite, ripristinare una prenotazione annullata e modificare una prenotazione non inviano nulla. Se vuoi che l'ospite lo sappia, scrivigli tu; la sua e-mail è nella card del cliente.

Se un'e-mail non parte

Un'e-mail non riuscita non blocca mai la tua azione. La prenotazione è comunque confermata o annullata; l'errore viene solo registrato. Nel dubbio, controlla l'indirizzo nella scheda del cliente e avvisa l'ospite direttamente. Vedi Un'e-mail non è mai arrivata.

Il lato dello staff

Chiunque possa vedere le prenotazioni riceve notifiche in app, non e-mail: Nuova prenotazione online quando un ospite prenota, e La prenotazione del corso richiede l’iscrizione quando una prenotazione per un corso è ancora non iscritta tre giorni prima dell'inizio. Per più persone prenotate insieme online ricevi una sola notifica Nuova prenotazione online che indica chi ha prenotato, quante persone e quante immersioni.