DivePilot scrive all'ospite in tre momenti della vita di una prenotazione. Tutte e tre le e-mail sono inviate nella lingua del cliente, per conto del tuo centro, con l'e-mail aziendale indicata alla registrazione come indirizzo di risposta e i recapiti di Branding nel piè di pagina.

Le tre e-mail

Momento Oggetto Cosa dice
Prenotazione ricevuta «Abbiamo ricevuto la tua prenotazione …» Elenca cosa è stato prenotato e dice che la confermerai
Prenotazione confermata «Confermato: …» Chiede all'ospite di arrivare in anticipo con brevetto e attrezzatura, e allega un file calendario .ics che l'ospite può aggiungere al calendario del telefono
Prenotazione annullata «Prenotazione … annullata» Dice che la prenotazione è stata annullata e come contattarti per un'altra data

La conferma viene inviata una sola volta, qualunque sia l'azione che conferma per prima: il posto su un'uscita, l'iscrizione a un corso oppure Conferma. Se in seguito la prenotazione torna a Riservata, per esempio quando togli l'ospite dal suo gruppo d'immersione, confermarla di nuovo invia una nuova conferma. Il file per il calendario contiene l'orario di partenza per un'immersione ricreativa ed è un evento di tutto il giorno per un corso.

Solo le prenotazioni online inviano e-mail

Le tre e-mail partono solo per le prenotazioni fatte dalla tua pagina di prenotazione, e solo se la scheda del cliente ha un indirizzo e-mail. Una prenotazione che crei a mano non invia nulla, in nessun momento. Quando apri una prenotazione, se è stata fatta online mostra l'etichetta Prenotato online accanto al suo numero.

Azioni che non inviano mai e-mail

Segnare un Non presentato, ripristinare una prenotazione annullata e modificare una prenotazione non inviano nulla. Anche Ritira l'allievo in un corso annulla la prenotazione dell'allievo senza alcuna e-mail. Se vuoi che l'ospite lo sappia, scrivigli tu; la sua e-mail è nella card del cliente.

Se un'e-mail non parte

Un'e-mail non riuscita non blocca mai la tua azione. La prenotazione è comunque confermata o annullata; l'errore viene solo registrato. Nel dubbio, controlla l'indirizzo nella scheda del cliente e avvisa l'ospite direttamente. Vedi Un'e-mail non è mai arrivata.

Il lato dello staff

Chiunque possa vedere le prenotazioni riceve notifiche in app, non e-mail: Nuova prenotazione online quando un ospite prenota, e La prenotazione del corso richiede l’iscrizione quando una prenotazione per un corso è ancora riservata e non iscritta tre giorni prima dell'inizio.

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