Inscrivez des élèves

Les élèves sont inscrits depuis l'onglet Liste des élèves de la formation. La ligne en haut les compte, et Inscrire un élève ouvre la fenêtre.

Inscrire depuis une réservation

Si des clients ont réservé ce type de formation en ligne ou au comptoir, leurs réservations pas encore inscrites sont listées sous Réservations en attente avec un bouton Inscrire chacune, qu'elles soient encore réservées ou déjà confirmées à la main. L'inscription confirme la réservation et envoie à un client en ligne son e-mail de confirmation ; une réservation déjà confirmée à la main ne reçoit pas de second e-mail. L'e-mail et son fichier d'agenda indiquent la date de début de la formation à laquelle vous inscrivez le client, pas la date que le client avait demandée. Quand plusieurs personnes ont réservé la formation ensemble, leurs réservations se regroupent sous Réservations en attente avec Tout inscrire, qui inscrit chacune à tour de rôle. Chaque inscription passe les vérifications ci-dessous séparément. Toute personne qui ne peut pas être inscrite figure sous Non inscrits avec la raison, et les autres sont inscrites.

Inscrire directement

Recherchez le Client et appuyez sur Inscrire. La personne doit déjà être un client ; ajoutez-la d'abord sous Clients.

Ce que DivePilot vérifie

• Si le modèle a un brevet prérequis, le client doit le posséder. Un niveau équivalent d'un autre organisme, ou une carte supérieure sur la même échelle, compte aussi. Sinon, l'inscription est refusée avec « Le client n’a pas le brevet requis pour s’inscrire à cette formation ».
• Si la formation a un Nombre maximal d'élèves et qu'il est atteint, la fenêtre vous avertit et l'inscription est refusée.
• Un client ne peut pas être inscrit deux fois à la même formation, et une formation annulée n'accepte personne.
• Si une séance en milieu naturel est déjà sur une sortie et que sa palanquée est complète, l'inscription est refusée avec « La palanquée a atteint son nombre maximal de plongeurs ».

Ce que fait l'inscription

L'élève reçoit une ligne de présence en attente pour chaque séance existante, rejoint les palanquées des séances en milieu naturel déjà sur une sortie, et une réservation liée passe en Confirmée. Si la formation était déjà terminée, elle se rouvre.

Désinscrire ou supprimer

• Désinscrire l'élève marque l'inscription comme désinscrite et conserve l'historique. Une réservation liée est annulée, et un client qui a réservé en ligne reçoit l'e-mail d'annulation habituel. Une personne qui n'a que Voir ses propres formations ne peut désinscrire des élèves que des formations qu'elle anime.
• Supprimer l'inscription efface l'inscription avec ses présences. Une réservation liée repasse en Réservée : la réservation est de nouveau en attente plutôt que perdue.

Les deux libèrent les places de l'élève dans les palanquées de la formation. Un élève désinscrit quitte les palanquées des sorties bateau datées d'aujourd'hui ou plus tard, reste sur les sorties antérieures pour les archives et ne reçoit pas de place quand une séance est attribuée à une sortie par la suite. Une inscription supprimée retire ses places de toutes les sorties.

Tant qu'une réservation est liée à une inscription, elle tient son statut de celle-ci : la page de la réservation ne propose donc ni de l'annuler, ni de la restaurer, ni de la marquer absente. Désinscrivez l'élève, terminez l'inscription ou supprimez-la à la place.

Les deux vous demandent de confirmer. Revérifier la validation sur une ligne relance le contrôle de validation, voir Validation et brevet délivré.

Garder un œil sur les inscriptions

L'onglet Inscriptions actives de la page Formations liste chaque élève inscrit ou en cours dans une formation qui n'est pas annulée, avec les séances encore en attente. Les moniteurs dont l'accès est limité à leurs propres formations ne voient que les élèves des formations qu'ils encadrent. Un élève dont la formation est déjà terminée mais qui a encore des séances ouvertes est signalé en ambre et listé en premier sur sa page de la liste. Sur la fiche d'un client, l'onglet Activité liste toutes ses formations, y compris celles terminées et celles dont il a été désinscrit, avec la date de début, le statut de l'inscription et les éventuelles séances ouvertes.

Prix et note

La formation est facturée sur la note de l'élève à son inscription, au prix de la date de début de la session. Sous Prix de la formation pour cet élève, vous pouvez fixer un autre prix pour un élève ; il indique "Prix de la liste au 2026-10-12 : 1 200,00", et Utiliser le prix de la liste y revient. L'inscription affiche "Facturé sur la note 12 (Anna Berg)" avec un lien, et un élève dont les frais vont à quelqu'un d'autre tombe sur la note du payeur. Voir Notes.