Un lien de mise à jour permet à un plongeur de vérifier sur son propre téléphone les informations que vous avez à son sujet, de corriger ce qui n'est plus à jour et de compléter ce qui manque. Vous tapez moins au comptoir et, contrairement au lien d'auto-inscription, il met à jour le client existant au lieu d'en créer un nouveau.

Quand l'utiliser

  • Il manque à un client des informations que votre fiche client marque comme Obligatoire. La carte Lien de mise à jour sous son nom indique alors par exemple « 2 informations obligatoires manquantes », suivi des champs, avec un bouton Envoyer un lien de mise à jour. Le même bouton se trouve dans le panneau Enregistrement de la réservation : voir Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code.
  • Un client fidèle veut mettre ses informations à jour. Envoyez-lui un lien de mise à jour, pas le lien d'auto-inscription : une nouvelle inscription crée un deuxième client, qu'il faudrait ensuite fusionner.

Créer un lien

  1. Ouvrez le client et appuyez sur Envoyer un lien de mise à jour dans la carte Lien de mise à jour, ou choisissez Lien de mise à jour dans le menu d'actions. Il vous faut l'autorisation de modifier les clients.
  2. Sous Valable, choisissez 1 heure, Jusqu'à ce soir, 3 jours, 7 jours ou Jusqu'à une date. Jusqu'à ce soir est présélectionné. Une date choisie peut être n'importe quel jour entre aujourd'hui et dans 30 jours ; le lien s'arrête alors à minuit à la fin de ce jour, dans le fuseau horaire de votre centre de plongée.
  3. L'envoyer aussi par e-mail à, suivi de l'adresse du client, envoie aussi le lien par e-mail. La case est cochée dès que le client a une adresse ; décochez-la pour transmettre le lien uniquement à l'accueil. Sans adresse enregistrée, la case indique « Aucune adresse e-mail enregistrée : montrez le code ou copiez le lien » et ne peut pas être cochée.
  4. Appuyez sur Créer le lien.

Un seul lien fonctionne à la fois. Si le client a déjà un lien ouvert, la fenêtre prévient qu'il ne fonctionnera plus, et le nouveau lien le ferme.

Transmettre le lien

Créer le lien ferme la fenêtre. Si le lien n'a pas été envoyé par e-mail, son QR code s'ouvre aussitôt en plein écran, avec le titre « Scannez pour vérifier vos informations » et le nom du client, pour que le plongeur le scanne à l'accueil avec l'appareil photo de son téléphone. Fermez-le une fois qu'il a ouvert le lien.

L'objet de l'e-mail est « Merci de vérifier vos informations pour » suivi du nom de votre centre de plongée, et il contient un bouton Vérifier mes informations. Si l'envoi échoue, un avertissement indique « L'e-mail n'a pas pu être envoyé. Montrez le code ou copiez le lien. » ; le lien fonctionne quand même.

DivePilot conserve le lien ouvert, chiffré, pour que vous puissiez de nouveau l'afficher, le copier ou l'envoyer par e-mail depuis la fiche du client jusqu'à ce qu'il soit utilisé, qu'il expire ou qu'il soit remplacé.

Le lien ouvert sur la fiche client

Tant qu'un lien est ouvert, la carte Lien de mise à jour sous le nom du client affiche un petit QR code et « Lien de mise à jour ouvert », puis « Valable jusqu'au » avec la date et l'heure et le temps restant, et la façon dont le lien a été transmis : « Envoyé automatiquement avant la plongée », « Envoyé par e-mail » avec la date et l'heure, ou « Créé par » avec un nom.

  • Afficher le QR, ou un clic sur le petit code, affiche le code en plein écran, pour que le plongeur le scanne sur votre écran.
  • Copier le lien copie le lien, à coller dans un message.
  • L'envoyer par e-mail envoie le lien à l'adresse du client. Une fois le lien envoyé par e-mail, le bouton devient Renvoyer par e-mail. Il n'est proposé que si le client a une adresse e-mail.
  • Nouveau lien ouvre la fenêtre pour remplacer le lien, et Révoquer l'arrête immédiatement.

L'envoyer par e-mail, Nouveau lien et Révoquer exigent l'autorisation de modifier les clients.

Si la carte indique « Ce lien ne peut plus être affiché ni envoyé. Créez-en un nouveau si besoin. », DivePilot ne peut plus récupérer le lien. Il fonctionne toujours pour un plongeur qui l'a déjà, mais seuls Nouveau lien et Révoquer restent disponibles. Une tentative pour l'afficher ou l'envoyer par e-mail répond « Ce lien ne peut plus être affiché ni envoyé. Créez-en un nouveau. ».

Sans lien ouvert, la carte liste les informations obligatoires manquantes, ou indique « Laissez … vérifier et compléter ses informations sur son propre téléphone. », avec Envoyer un lien de mise à jour.

Ce que le plongeur peut modifier

Le lien ouvre une page intitulée Vérifiez vos informations, avec les mêmes étapes que votre formulaire d'inscription, remplies avec ce que vous avez enregistré. Les champs réglés sur Équipe uniquement ou Masqué dans la fiche client n'apparaissent pas sur la page et restent tels quels.

  • Les notes médicales et le numéro de passeport ne sont jamais affichés. La page indique seulement qu'ils sont enregistrés, et le plongeur choisit Conserver, Remplacer (et saisit une nouvelle valeur) ou Supprimer. Supprimer n'est pas proposé quand le champ est obligatoire.
  • Les brevets que vous avez sont listés sous Brevets enregistrés et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Le plongeur peut seulement en ajouter, et ceux-ci restent non vérifiés jusqu'à ce que quelqu'un de votre équipe les contrôle.
  • Les champs obligatoires doivent être remplis avant d'enregistrer, comme dans le formulaire d'inscription.
  • Le plongeur coche de nouveau la case d'accord et appuie sur Enregistrer mes informations.

Le lien fonctionne une fois. Enregistrer sans rien changer compte aussi : vous êtes informé que le plongeur a confirmé ses informations. Ensuite, jusqu'à son expiration, le lien affiche « Vos informations sont déjà enregistrées » avec les formulaires encore à signer, pour qu'un plongeur revenant depuis l'e-mail puisse les terminer ; le formulaire d'informations reste verrouillé. Le côté plongeur est décrit dans Mettez à jour vos informations avec un lien de votre centre de plongée.

Les décharges après l'enregistrement

Si des décharges dont le plongeur a besoin manquent encore ou ont expiré au moment de l'enregistrement, et que Comment les clients reçoivent leurs décharges n'est pas réglé sur Nous les envoyons nous-mêmes, la page continue avec Encore une étape et un bouton Signer maintenant pour chaque formulaire. Ils ouvrent la page de signature habituelle, sans e-mail de signature séparé. La page tient compte de chaque réservation réservée ou confirmée du plongeur à partir d'aujourd'hui, chacune selon ses propres règles, comme dans son panneau Enregistrement : les décharges générales de plongée exploration ou de formation, les décharges supplémentaires du modèle de formation et les décharges supplémentaires de la palanquée. Un plongeur sans réservation de ce type se voit proposer les décharges générales de plongée exploration. Voir Les décharges obligatoires et le questionnaire médical.

Ce que vous voyez ensuite

  • En bas de la carte Lien de mise à jour, une ligne comme « Dernière mise à jour par le client … : 3 informations modifiées », avec la date et l'heure. Voir les modifications ouvre l'onglet Profil sur la carte Mis à jour par le client. Après un enregistrement sans changement, la ligne indique « Vérifié par le client … : aucune modification ».
  • Une notification Informations mises à jour, qui indique « … a mis à jour : » avec les champs modifiés, ou « … a confirmé ses informations sans changement ». Tous ceux qui peuvent voir les clients la voient, et un clic ouvre l'onglet Profil du client.
  • Dans l'onglet Profil, la carte Mis à jour par le client liste chaque mise à jour avec sa date, sous la forme « 3 informations mises à jour » ou « A confirmé ses informations sans changement ». Cliquez sur une mise à jour pour voir chaque champ sous la forme avant → après. Les notes médicales, le régime alimentaire et le numéro de passeport n'affichent que « Modifié (non affiché) » ou « Supprimé », jamais les valeurs.
  • Exporter les données ajoute une feuille Mises à jour des informations avec le même historique.

Supprimer, anonymiser et fusionner

  • Supprimer un client, ce qui le fait passer dans Archivés, ferme son lien ouvert.
  • Suppression RGPD efface ses liens de mise à jour et tout l'historique des mises à jour, car cet historique contient d'anciennes valeurs.
  • Fusionner deux clients transfère l'historique des mises à jour au client que vous conservez.

Voir Archivez, exportez ou anonymisez un client et Fusionnez des clients en double.

Envoyer le lien avant chaque plongée

Dans Paramètres, puis Fiche client, la carte Vérification avant la plongée envoie des liens de mise à jour à votre place. Elle est désactivée par défaut. Activez-la et choisissez sous L'envoyer combien de jours avant la plongée, de 1 à 7 ; la valeur par défaut est 2. Les changements sont enregistrés immédiatement. Il vous faut l'autorisation de modifier les paramètres de la fiche client.

  • Chaque jour à 10 h dans le fuseau horaire de votre centre de plongée, DivePilot examine les réservations réservées ou confirmées pas encore vérifiées dont le jour de plongée tombe entre demain et ce nombre de jours plus tard. Le jour de plongée est celui de la sortie où le client est placé ; pour une réservation rattachée à une formation, le début de la formation ; sinon le jour réservé. Les réservations que vous avez créées vous-même comptent aussi.
  • Un plongeur à qui il manque des informations obligatoires, ou une décharge obligatoire manquante ou qui expire avant la fin du jour de plongée, reçoit un e-mail dont l'objet est « Avant votre plongée du » suivi de la date et du nom de votre centre de plongée. Il liste ce qui manque et contient un bouton Compléter mes informations. Le lien fonctionne une fois, jusqu'à la fin du jour de plongée.
  • Les plongeurs à qui rien ne manque, et les clients sans adresse e-mail, ne reçoivent pas d'e-mail.
  • Chaque réservation est vérifiée une seule fois. Un plongeur avec plusieurs réservations reçoit un seul e-mail, pour la plus proche. Une réservation dont le jour change, parce que sa date est modifiée ou que sa sortie passe à un autre jour, est vérifiée de nouveau.
  • Si un passage a été manqué ou si l'e-mail a échoué, la vérification du lendemain matin rattrape le retard.
  • Un lien déjà ouvert, par exemple un lien que vous avez envoyé par e-mail, reste valable jusqu'à ce que l'e-mail de la vérification avant la plongée soit parti. C'est seulement alors que le nouveau lien le remplace, et la fiche du client l'affiche comme « Envoyé automatiquement avant la plongée ». Si l'envoi échoue, le lien ouvert reste tel quel.

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