Demandez la signature d'une décharge

Chaque signature commence par un enregistrement pour un client et un modèle. Vous le créez depuis l'onglet Décharges du client ou depuis Documents dans la barre latérale. Ce que liste l'onglet et ce qu'affiche un enregistrement ouvert sont décrits dans L'onglet Décharges d'une fiche client ; cet article traite des actions et de leurs pièges.

Par où commencer

• Dans l'onglet Décharges du client, appuyez sur Demander une décharge, choisissez le Modèle puis une action.
• Dans Documents, appuyez sur Demander une décharge (une simple icône plus sur un téléphone), trouvez le Client par son nom ou son e-mail (saisissez au moins deux caractères), choisissez le Modèle puis une action. Vous évitez ainsi d'ouvrir la fiche quand vous êtes au comptoir.

Chaque modèle actif est proposé, y compris ceux que le client a déjà signés. Vous faites la demande pour un seul client à la fois ; il n'existe pas de demande pour plusieurs clients à la fois. Vous pouvez aussi envoyer les décharges manquantes d'une réservation depuis sa liste d'arrivée, et celles d'une palanquée depuis sa Vérification des décharges. Voir Enregistrez l'arrivée d'un client avec son QR code.

Demandes automatiques

Sous Paramètres → Décharges, Comment les clients reçoivent leurs décharges décide si DivePilot remet lui-même les liens de signature :

• Juste après l'inscription : l'écran de confirmation après une inscription ou une réservation en ligne liste les formulaires à signer avec Signer maintenant, et l'e-mail « Vos informations sont bien chez … » ou « Votre réservation … est bien reçue » porte les mêmes liens. L'e-mail de confirmation d'une réservation en ligne liste ce qui manque encore.
• À la confirmation : rien à l'inscription ; les liens partent avec l'e-mail de confirmation d'une réservation en ligne, pour que personne ne signe pour une réservation que vous n'acceptez peut-être pas. C'est le réglage d'un nouveau centre de plongée.
• Nous les envoyons nous-mêmes : rien ne part tout seul.

Dans les deux modes automatiques, un lien de mise à jour enregistré liste aussi ce qui manque encore, et après la signature d'un formulaire la page mène au suivant. Les réservations que vous saisissez vous-même ne reçoivent aucun e-mail, leurs clients ne reçoivent donc que les liens que vous envoyez.

Quand un lien est dû, DivePilot s'assure qu'un lien de signature valable existe pour chaque décharge manquante, sans e-mail de signature séparé. Il réutilise un lien encore ouvert, donne un nouveau lien de 48 heures à un enregistrement dont le lien a expiré, et ne crée un nouvel enregistrement Lien envoyé que s'il n'y a ni l'un ni l'autre. Les décharges dont un client a besoin sont celles de chacune de ses réservations réservées, confirmées ou enregistrées à partir d'aujourd'hui, selon les règles de cette réservation, ou les décharges générales de plongée exploration s'il n'a aucune réservation de ce type. Voir Les décharges obligatoires et le questionnaire médical.

Les quatre actions

La création d'un nouvel enregistrement affiche un message qui correspond à l'action effectuée : « Lien de signature créé » pour un lien envoyé, « Décharge confirmée » pour une confirmation sur place, « Décharge importée » une fois une copie importée ou photographiée enregistrée.

L'e-mail et le lien de signature

L'objet de l'e-mail est « Merci de signer votre décharge de responsabilité - … » suivi du titre du modèle. Il est rédigé dans la langue du client, porte votre logo et votre couleur primaire, et les réponses arrivent à l'adresse e-mail de votre centre de plongée. Le lien fonctionne pendant 48 heures, comme l'indique l'e-mail, et cette durée ne peut pas être modifiée. Ce que voit ensuite le plongeur est décrit dans Ce que voit le plongeur au moment de signer.

Si le client n'a pas d'adresse e-mail, ou si l'e-mail ne peut pas être délivré, l'enregistrement et le lien sont quand même créés, et le message nomme le problème : « Demande créée, mais l'e-mail n'a pas pu être envoyé - copiez plutôt le lien. » Ouvrez l'enregistrement et utilisez Copier le lien pour transmettre le lien autrement.

Un enregistrement au statut Lien envoyé affiche Le lien expire, Copier le lien et Renvoyer l'e-mail.

Remarque : Renvoyer l'e-mail envoie un nouveau lien valable 48 heures pour la même demande - l'enregistrement ne change pas, et l'ancien lien cesse de fonctionner immédiatement. Le message affiché est « Lien renvoyé », ou, si l'envoi de l'e-mail échoue, « Lien renouvelé, mais l'e-mail n'a pas pu être envoyé - copiez plutôt le lien ».

Les enregistrements non terminés

Au bout de 48 heures, un lien inutilisé passe au statut Lien expiré, affiché en rouge. Ouvrir l'enregistrement affiche « Le lien de signature a expiré le … sans avoir été utilisé. Envoyez-en un nouveau ou choisissez un autre mode de signature. » et propose à nouveau les quatre actions, tout comme un enregistrement Non signée. Chaque action complète désormais ce même enregistrement ou le met à jour - aucune des quatre ne le laisse de côté pour en créer un autre.

Tant qu'un lien est actif, l'enregistrement ne propose ni import, ni photo, ni confirmation sur place. Pour enregistrer une signature papier entre-temps, appuyez à nouveau sur Demander une décharge.

Un import refusé laisse lui aussi un enregistrement derrière lui. Sur une nouvelle demande, Importer la copie signée crée d'abord l'enregistrement, puis envoie le fichier. Un fichier de plus de 5 Mo est refusé avant cela et ne laisse donc aucun enregistrement. Si le fichier lui-même est refusé - un mauvais type, par exemple -, l'enregistrement reste au statut Non signée, et choisir un autre fichier dans la même fenêtre réessaie l'import sur ce même enregistrement plutôt que d'en créer un autre. Le sélecteur de fichiers ne propose que PDF, JPEG, PNG et WebP ; voir Un fichier est refusé. Photographier la copie signée fonctionne de la même façon : appuyer à nouveau sur Enregistrer la copie signée réessaie sur le même enregistrement, tant que vous ne fermez pas la fenêtre.

Les enregistrements de décharge ne peuvent être ni supprimés ni annulés par l'équipe : une demande faite par erreur reste donc dans l'historique du client. Il n'y a pas de relance automatique pour les liens non signés. Ce qui s'en rapproche le plus est la vérification avant la plongée, si vous l'activez : son e-mail liste les décharges obligatoires qui manquent encore avant la plongée ; voir Expiration, renouvellement et vérification des décharges. Pour retrouver les liens non signés, réglez le filtre de statut de Documents sur Lien expiré ; voir Les archives des documents.

Qui peut faire quoi

Demander des signatures (ce qui couvre l'envoi des liens, Renvoyer l'e-mail et Copier le lien), importer ou photographier des copies et confirmer sur place sont des autorisations distinctes. Avec la seule autorisation de consulter les décharges, les enregistrements s'affichent sans ces boutons. Créer un nouvel enregistrement, quel qu'il soit, exige aussi l'autorisation de demander des signatures. Avec les préréglages intégrés, Admin, Responsable et Équipe peuvent tout faire. Divemaster, Chef de bord et Moniteur peuvent envoyer des liens et confirmer sur place, mais pas importer ni photographier une copie. Voir Rôles et préréglages.