Demandez la signature d'une décharge

Chaque signature commence par un enregistrement pour un client et un modèle. Vous le créez depuis l'onglet Décharges du client ou depuis Documents dans la barre latérale. Ce que liste l'onglet et ce qu'affiche un enregistrement ouvert sont décrits dans L'onglet Décharges d'une fiche client ; cet article traite des actions et de leurs pièges.

Par où commencer

• Dans l'onglet Décharges du client, appuyez sur Demander une décharge, choisissez le Modèle puis une action.
• Dans Documents, appuyez sur Demander une décharge (une simple icône plus sur un téléphone), trouvez le Client par son nom ou son e-mail (saisissez au moins deux caractères), choisissez le Modèle puis une action. Vous évitez ainsi d'ouvrir la fiche quand vous êtes au comptoir.

Chaque modèle actif est proposé, y compris ceux que le client a déjà signés. Vous faites la demande pour un seul client à la fois. Il n'existe pas de demande pour plusieurs clients à la fois, rien à envoyer depuis une sortie ou une réservation, et aucune demande automatique quand quelqu'un réserve ou s'inscrit.

Les quatre actions

La création d'un nouvel enregistrement affiche toujours le message « Lien de signature créé », même quand aucun lien n'est en jeu. Les imports affichent aussi « Décharge importée ».

L'e-mail et le lien de signature

L'objet de l'e-mail est « Merci de signer votre décharge de responsabilité - … » suivi du titre du modèle. Il est rédigé dans la langue du client, porte votre logo et votre couleur primaire, et les réponses arrivent à l'adresse e-mail de votre centre de plongée. Le lien fonctionne pendant 48 heures, comme l'indique l'e-mail, et cette durée ne peut pas être modifiée. Ce que voit ensuite le plongeur est décrit dans Ce que voit le plongeur au moment de signer.

Si le client n'a pas d'adresse e-mail, l'enregistrement et le lien sont quand même créés et rien n'est envoyé, sans aucun avertissement. Ouvrez l'enregistrement et utilisez Copier le lien pour transmettre le lien autrement.

Un enregistrement au statut Lien envoyé affiche Le lien expire, Copier le lien et Renvoyer l'e-mail.

Remarque : Renvoyer l'e-mail ne renvoie pas le même lien. Il crée une seconde demande avec un nouveau lien valable 48 heures. La première demande reste valable jusqu'à son expiration, puis figure dans l'onglet au statut Non signée, ou Expirée une fois la durée de validité du modèle écoulée.

Les enregistrements non terminés

Au bout de 48 heures, un lien inutilisé passe au statut Non signée. Ouvrir un enregistrement non signé propose à nouveau les quatre actions. Photographier la copie signée et Importer la copie signée complètent ce même enregistrement. Envoyer le lien de signature et Confirmer la signature sur place créent un nouvel enregistrement et laissent l'enregistrement non signé tel quel.

Tant qu'un lien est actif, l'enregistrement ne propose ni import, ni photo, ni confirmation sur place. Pour enregistrer une signature papier entre-temps, appuyez à nouveau sur Demander une décharge.

Un import refusé laisse lui aussi un enregistrement derrière lui. Sur une nouvelle demande, Importer la copie signée crée d'abord l'enregistrement, puis envoie le fichier. Si le fichier est refusé, par exemple une image HEIC ou GIF ou un fichier de plus de 5 Mo, l'enregistrement reste au statut Non signée, et choisir un autre fichier dans la même fenêtre crée encore un autre enregistrement. Fermez la fenêtre, ouvrez cet enregistrement Non signée et importez-y le fichier corrigé, plutôt que d'appuyer à nouveau sur Demander une décharge. Le sélecteur de fichiers propose tous les types d'images, mais seuls JPEG, PNG et WebP sont acceptés ; voir Un fichier est refusé. Photographier la copie signée gère cela tout seul : appuyer à nouveau sur Enregistrer la copie signée réessaie sur le même enregistrement, tant que vous ne fermez pas la fenêtre.

Les enregistrements de décharge ne peuvent être ni supprimés ni annulés : une demande faite par erreur reste donc dans l'historique du client. Il n'y a pas de relance automatique pour les liens non signés.

Qui peut faire quoi

Demander des signatures (ce qui couvre l'envoi des liens et Renvoyer l'e-mail), importer ou photographier des copies et confirmer sur place sont des autorisations distinctes. Créer un nouvel enregistrement, quel qu'il soit, exige aussi l'autorisation de demander des signatures. Avec les préréglages intégrés, Admin, Responsable et Équipe peuvent tout faire. Divemaster, Chef de bord et Moniteur peuvent envoyer des liens et confirmer sur place, mais pas importer ni photographier une copie. Voir Rôles et préréglages.