Haz el check-in de un cliente con su código QR

Los clientes que se registran o reservan online reciben un código de check-in personal. Cuando llegan, lo escaneas con tu móvil y vas directamente a su reserva o a su página de cliente, con todo lo que queda por resolver en un solo sitio.

Dónde reciben el código los clientes

• Después de registrarse con tu enlace de autorregistro, la pantalla de éxito muestra Tu código de check-in con el texto «Muestra este código al llegar. Así el equipo abre tus datos al instante.» El cliente recibe además un correo con el asunto «Tus datos ya están en» seguido del nombre de tu centro de buceo, con el mismo código.
• Después de reservar online, la pantalla de éxito muestra la misma tarjeta, con el texto «Muestra este código al llegar. Así el equipo abre tu reserva al instante.»
• Los correos de reserva recibida y de reserva confirmada también llevan el código de la reserva. Los de cancelación, cambio de plan y salida trasladada no lo llevan.

En la pantalla de éxito, Guardar imagen descarga el código como imagen, en una reserva con el nombre <número de reserva>-check-in.png, y «También te lo hemos enviado por correo.» le dice al cliente que también lo tiene en su bandeja de entrada. Un código de registro lleva al cliente y un código de reserva a esa reserva. Las reservas que creas tú no envían ningún correo, así que esos clientes no tienen código de reserva: consulta Correos que reciben tus clientes.

Escanea el código

DivePilot no tiene escáner propio. Apunta la app de cámara normal de tu móvil al código y abre el enlace que muestra.

• Si has iniciado sesión, la reserva o el cliente se abre enseguida.
• Si no, DivePilot te pide primero que inicies sesión y luego te lleva directamente a la reserva o al cliente.
• El código solo se abre para el equipo del mismo centro de buceo. Un código de otro centro, o de un registro eliminado, muestra Reserva no encontrada o Cliente no encontrado con «Este código pertenece a otro centro de buceo, o el registro se ha eliminado.»
• Un enlace que no es un código de check-in válido muestra Código desconocido.

Haz el check-in en la página de la reserva

«Con check-in» es un estado propio de la reserva, entre Confirmada y Completada. Una reserva tiene que estar confirmada antes de poder hacer el check-in del cliente, un buceador de inmersión recreativa tiene que estar en un grupo de buceo y un alumno de curso tiene que estar inscrito en un curso.

La cabecera de la reserva muestra siempre el siguiente paso como botón principal: Confirmar mientras la reserva está reservada, y después Hacer check-in en cuanto está confirmada. Tras el check-in el botón desaparece, y los datos de la reserva en la cabecera muestran «Check-in» con la hora, o con la fecha y la hora si no fue hoy, y quién lo pulsó. Deshacer check-in, entre las acciones de la reserva, la devuelve a Confirmada, por ejemplo si lo pulsaste en la reserva equivocada. Para ambos necesitas el permiso de editar reservas. Consulta Los estados de una reserva.

Un buceador de inmersión recreativa confirmado a mano sin plaza recibe en su lugar Asignar y check-in. Abre una lista de los grupos de buceo de las salidas de ese día y franja, cada uno con su responsable y lo lleno que está. Un grupo lleno se marca como Completo, pero se puede elegir igualmente; el diálogo avisa entonces de que el cliente supera en uno el tamaño del grupo. Al elegir uno y pulsar Asignar y check-in, el cliente queda asignado y con el check-in hecho en un solo paso. Además necesitas el permiso de añadir participantes; sin él la cabecera muestra «Primero asigna un grupo». Si todavía no hay ninguna salida para ese día y franja, el diálogo lo indica y enlaza a las salidas. Una reserva de curso sin inscribir muestra «Primero inscribe en un curso» en lugar de ofrecer el check-in.

La lista de llegada

Si puedes ver clientes, la Lista de llegada es la primera tarjeta de la página de la reserva. Después de escanear un código de reserva, la página se desplaza hasta ella y la resalta. Sin ese permiso solo ves los botones de la cabecera.

Cada comprobación ocupa una línea: una marca verde cuando está hecha, un aviso ámbar cuando necesita tu atención y un guion gris cuando no hay nada que comprobar. Como mucho hay un botón a la derecha de cada línea. El indicador de arriba tiene una barra por cada comprobación que aplica, con «2 de 4 listos» al lado, o Todo listo cuando todo está hecho. Las notas médicas, y las comprobaciones en las que no hay nada que mirar, no cuentan.

• Exenciones: las exenciones que este cliente necesita para esta reserva. En una inmersión recreativa son las exenciones generales para inmersiones recreativas más las exenciones adicionales del grupo de buceo en el que está asignado; en una reserva de curso, las exenciones generales para cursos más las exenciones adicionales de la plantilla del curso. Consulta Exenciones obligatorias y el cuestionario médico. La línea nombra la exención que falta por firmar, «…: sin firmar» o «…: caducada», o dice «2 por firmar:» seguido de sus nombres, «Las 2 están firmadas» o «No se requieren exenciones».
  • Mientras falta una exención, Enviar abre un menú. Para cada exención que falta ofrece Enviar enlace de firma, que envía al cliente por correo un enlace para firmarla, o Reenviar enlace si ya hay una solicitud abierta para ella, y Otras formas de firmar, que abre el diálogo de exenciones para firmar en persona en tu pantalla, subir una copia en papel firmada o copiar el enlace. Añadir otra exención, al final, abre el mismo diálogo para cualquier exención. Enviar por correo necesita el permiso para solicitar firmas y un correo en el cliente. Consulta Solicita la firma de una exención.
• Titulación: en una inmersión recreativa, las tarjetas del buceador comparadas con el requisito de su grupo de buceo, igual que en la página de la salida. Una tarjeta de otra agencia aparece como aviso para revisar la tarjeta. Antes de asignar al cliente a un grupo la línea dice «Aún no está en un grupo de buceo, no hay requisito que comprobar», y un grupo sin requisito muestra «… no tiene requisito de titulación». En todas las reservas la línea dice después si las titulaciones están verificadas, por ejemplo «2 por revisar · 1 no válida», «Todas las titulaciones verificadas» o «No hay titulaciones registradas». Debajo, cada titulación es un chip, del nivel más alto al más bajo: verde si está verificada, ámbar mientras aún no se ha verificado, y rojo y tachado si está marcada como no válida. Revisar titulaciones abre las titulaciones del buceador para verificarlas, marcarlas como no válidas, corregirlas o añadir una sin abrir el formulario del cliente. Consulta Verifica las titulaciones de un buceador.
• Equipo: mientras la solicitud de equipo de la reserva sigue abierta, «Aún sin alquilar:» seguido de los artículos solicitados, con Completar para abrir un alquiler nuevo ya relleno con ellos. En cuanto hay un alquiler vinculado, la línea dice «El equipo pedido está alquilado» con Abrir el alquiler o Ver el alquiler. Sin solicitud muestra las tallas y el equipo propio del perfil.
• Perfil: «Todos los datos obligatorios están completos», o «Falta:» seguido de los campos que tu formulario de cliente marca como Obligatorio y que siguen vacíos, con Enviar enlace de actualización para que el buceador complete los huecos él mismo. Mientras hay un enlace de actualización abierto, la línea añade «Enlace de actualización abierto hasta …» y el botón pasa a ser Enlace de actualización, un menú con Mostrar QR de actualización para mostrar su código a pantalla completa y que el buceador lo escanee, Copiar enlace y Nuevo enlace. Un enlace creado aquí que no se envió por correo se abre a pantalla completa al momento. Consulta Deja que un buceador actualice sus datos.
• Médico, solo cuando el cliente tiene notas médicas: «Hay notas médicas» con Leer notas, que abre el perfil del cliente. La lista no muestra las notas en sí.

Haz el check-in desde la salida

En la página de una salida, cada buceador confirmado que está en un grupo de buceo tiene dos botones pequeños en su fila, Hacer check-in y Marcar como no presentado, así que puedes hacer el check-in de todo el barco sin abrir cada reserva. Una vez hecho el check-in, las iniciales del buceador se convierten en una marca verde y el botón de check-in se pone en verde; pasa el cursor por encima para ver la hora y vuelve a pulsarlo para deshacer el check-in. Para un cliente con check-in, que el servidor también acepta, DivePilot te pide confirmarlo primero. Un buceador marcado como no presentado muestra en su lugar una flecha de deshacer, que devuelve la reserva a Confirmada. Ambos necesitan el permiso de editar reservas y no aparecen en el personal. El número de reserva de la fila abre la reserva.

El día de la salida, el Control de salida muestra cuántos buceadores confirmados tienen el check-in hecho, «3 de 8 con check-in», y se pone en verde con «Todos con check-in». Consulta La página de la salida.

El check-in y otros cambios

• Solo una reserva confirmada admite check-in. Si no, DivePilot responde «Solo una reserva confirmada admite check-in. Confírmala primero.» Una inmersión recreativa sin grupo de buceo se rechaza con «Asigna al cliente a un grupo de inmersión antes de hacer el check-in.», y una reserva de curso sin inscripción con «Inscribe al alumno en un curso antes de hacer el check-in.» La lista de llegada no aparece en las reservas canceladas ni en las de no presentado.
• Un cliente con check-in se puede marcar igualmente como no presentado, para el caso poco frecuente en que llegó pero no buceó. DivePilot te pide confirmarlo primero, y el check-in se borra.
• Un no presentado marcado por error, o un cliente que al final llegó tarde, vuelve a Confirmada con Deshacer no presentado en la cabecera de la reserva o con la flecha de deshacer en su fila de la salida.
• Una reserva con check-in se completa sola después de la salida, igual que una confirmada.
• Un cliente con check-in solo se puede mover a otro grupo de buceo, nunca sacarlo de la salida: para él no se ofrece Quitar del grupo, y un grupo o una salida con clientes con check-in no se puede eliminar. Eliminar una inscripción a un curso o cancelar el curso devuelve la reserva a Reservada y borra el check-in.
• Al restaurar una reserva cancelada se borra su check-in.

Encuentra en la lista a quién ha hecho check-in

En la lista de reservas, una reserva con check-in muestra el estado Con check-in, y el filtro de estado tiene la opción Con check-in.

Escanea el código de un cliente

El código de la pantalla o del correo de registro abre la página del cliente con un aviso Hoy en el centro de buceo encima de las pestañas. Lista las reservas abiertas del cliente para hoy de cualquier tipo: con el cliente asignado a la salida de hoy, en un curso con una sesión o su inicio hoy, o reservadas para hoy y aún sin asignar a una salida. Cada una tiene Abrir check-in, que te lleva a la lista de llegada de esa reserva. Si no hay reserva para hoy, el aviso dice «No hay reserva para hoy.» y ofrece Nueva reserva, que empieza una reserva para este cliente. Solo ves el aviso si puedes ver reservas.

Nota: El código de registro también sirve después de que el cliente haya reservado. Escanéalo y elige la reserva correcta en el aviso.