En algunos países la factura legal debe salir de un sistema oficial o autorizado, como un CFDI en México, emitido con la herramienta propia del SAT o por un proveedor autorizado. DivePilot no puede emitir esa factura. Allí emite una confirmación de pago numerada (en Indonesia, una factura), y la pestaña Facturas y recibos de los ajustes nombra la herramienta oficial de tu país, con un enlace. Los países con una herramienta así están en Facturación por país.

Paso a paso

  1. Liquida y cierra la cuenta en DivePilot como siempre. DivePilot emite su documento numerado, véase Facturas y facturas rectificativas.
  2. Emite la factura oficial en la herramienta de tu país, o con el proveedor que uses para ello, para el mismo comprador y los mismos importes.
  3. Copia el código que el sistema oficial da a esa factura, como el folio fiscal (UUID) de un CFDI en México.
  4. En la tarjeta Documentos de la cuenta, o en la página Facturas y recibos del menú (titulada Confirmaciones de pago y recibos donde DivePilot emite confirmaciones de pago), abre el menú de la fila del documento y elige Número de factura oficial. Pega el código y pulsa Guardar número.

El número se ve entonces en la fila del documento, en la tarjeta Documentos de la cuenta, en esa página y en la pestaña Cuentas del cliente. Escribir un número requiere el permiso Emitir facturas.

La acción solo aparece donde tu país tiene una herramienta oficial, y solo en las confirmaciones de pago y sus rectificaciones (en Indonesia, en las facturas y las facturas rectificativas), nunca en los recibos. Cuando el código tiene una forma fija en tu país, DivePilot rechaza un código que no la cumple y nombra el código que espera.

En algunos países

  • México: las ventas a clientes que no piden un CFDI propio van en un CFDI global del periodo, como permite el SAT (RMF 2026, regla 2.7.1.21). Escribe su folio fiscal (UUID) en cada confirmación de pago que cubre; el mismo UUID puede figurar en varios documentos.
  • Corea del Sur: los clientes reciben un comprobante de tarjeta o un recibo de efectivo. Una factura fiscal se emite en NTS Hometax solo cuando un comprador empresa la pide; escribe su número (국세청 승인번호, el número de aprobación de la NTS) en la confirmación de pago de ese comprador.
  • Indonesia: solo un centro de buceo registrado como PKP emite una Faktur Pajak en Coretax, para un comprador empresa; escribe su Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak, los 17 dígitos de su código de operación, código de estado y número de serie, en la factura de ese comprador. Una venta a un cliente no tiene número de Coretax.
  • Brasil: emite la NFS-e en el Emissor Nacional NFS-e o, donde tu municipio aún tiene su propio sistema de NFS-e, en ese sistema; ambos dan la misma chave de acesso de 50 caracteres. Pégala tal como la copiaste: DivePilot quita los espacios y un NFS, NFSe o NFS-e delante antes de comprobar los 50 caracteres.
  • Chile: una venta a un cliente lleva una boleta electrónica, del servicio de boletas del SII o con un comprobante de tarjeta; un comprador empresa con RUT lleva una factura electrónica. Escribe el folio de una u otra.
  • Kenia: escribe el CU Invoice Number que KRA eTIMS imprime en la factura o el recibo.
  • Italia: un cliente recibe un documento commerciale de tu caja RT o de un software aprobado. Cuando un cliente pide factura, emite la fattura elettronica en Fatture e Corrispettivi, el servicio gratuito de la Agenzia delle Entrate, o con tu proveedor, y escribe su identificativo SdI, el número que le da el SdI, en la confirmación de pago de ese cliente.
  • Grecia: emite el recibo o la factura en AADE timologio, en un dispositivo fiscal certificado o con un proveedor autorizado, y escribe la MARK que le asigna myDATA.

Documentos a los que aún les falta un número

Donde tu país tiene una herramienta oficial, la página Facturas y recibos del menú tiene el filtro Sin número oficial. Lista las confirmaciones de pago y sus rectificaciones (en Indonesia, las facturas y las facturas rectificativas) que aún no tienen número oficial. Revísalo al final del día y otra vez antes de enviar el mes a tu gestoría. En Corea del Sur, Indonesia e Italia el filtro no aparece y ningún documento se marca como sin número, porque allí la factura oficial solo existe cuando un comprador empresa la pide, y en Italia cuando un cliente pide factura.

No se requiere factura oficial

En Panamá, Colombia, Ecuador y Costa Rica algunos negocios no tienen que emitir la factura electrónica oficial de una venta, así que un documento puede marcarse como que no la necesita. Deja entonces de aparecer en el filtro Sin número oficial y pierde esa marca. Quién puede usarlo:

  • Colombia: una persona natural no responsable de IVA (Estatuto Tributario art. 437) no está obligada a facturar (Res. DIAN 165/2023 art. 8).
  • Ecuador: un negocio popular del RIMPE puede entregar una nota de venta en lugar de una factura electrónica.
  • Costa Rica: un negocio en el Régimen de Tributación Simplificada no está obligado a emitir comprobantes electrónicos salvo que haya optado por ello (Decreto 44739-H art. 7).
  • Panamá: un negocio que factura con un equipo fiscal autorizado en lugar del sistema de facturación electrónica (Decreto Ejecutivo 25/2022).

Para marcar un documento, elige en él Número de factura oficial, luego Marcar como «No se requiere factura oficial», escribe el motivo y pulsa Marcar como no requerida. El motivo, quién marcó el documento y cuándo quedan en su historial y en el Registro de actividad, como con un número; no pongas datos del cliente en el motivo. Deshacer, en la misma ventana, retira la marca: un documento cuyo número sustituyó la marca recupera ese número, y cualquier otro vuelve a quedar sin número. Un número escrito después sustituye la marca, y marcar un documento que tiene número sustituye el número; el historial lo conserva. La marca no se imprime ni se envía por correo, y un recibo nunca la lleva. En las exportaciones, la columna official_reference queda vacía para ese documento y la columna official_invoice_not_required lleva el motivo. Necesita el permiso Emitir facturas.

Corregir un número

Puedes sustituir un número, por ejemplo tras una errata: elige otra vez Número de factura oficial. DivePilot te pide entonces una Nota con el motivo. El documento muestra el número actual; su historial conserva el anterior, con quién escribió cada uno y cuándo. No pongas datos del cliente en la nota: se queda con el documento, también después de borrar los datos de un cliente.

Lo que cambia y lo que no

El PDF que DivePilot guardó al emitir el documento nunca cambia, así que el número oficial no aparece impreso en él. El número se ve en la app, en las exportaciones y en el correo cada vez que envías el documento después de escribirlo.

Para tu gestoría

El CSV de documentos termina con dos columnas: official_reference, con el número oficial actual de cada documento, vacía cuando un documento no tiene, y official_invoice_not_required, con el motivo de un documento marcado No se requiere factura oficial. Donde tu país tiene una herramienta oficial, el zip con los PDF de un mes trae también un index.csv, que lista cada archivo con el número, el tipo, el número oficial actual y ese motivo de su documento. Véase Exportaciones para tu gestoría.

Nota: La factura oficial es el registro legal, no el documento de DivePilot. DivePilot guarda los dos números juntos; no envía nada a la autoridad fiscal ni a tu proveedor.

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