Cobrar pagos

DivePilot registra el dinero que un cliente paga en tu mostrador en su cuenta: el datáfono, la transferencia y el efectivo siguen siendo tuyos, y aquí anotas lo que recibiste. Con una cuenta de Stripe conectada, los clientes también pueden pagar online, y esos pagos llegan solos a la cuenta, véase Enlaces de pago y la página Mi cuenta. En Cuentas se explica cómo se forma una cuenta.

Cobrar un pago

Puedes empezar un pago en tres sitios:

• en la cuenta, con Cobrar;
• en la pestaña Cuentas del cliente, con Cobrar;
• en la Lista de llegada de una reserva, donde la línea de pago dice Pagado, "Debe 40,00" o "Crédito 10,00" y ofrece Cobrar y Abrir cuenta. Véase Haz el check-in de un cliente con su código QR.

La ventana indica lo que debe la cuenta y pide el Método de pago, con un toque en su recuadro, y el Importe, que empieza en lo que debe la cuenta. Debajo dice qué hace el pago, por ejemplo "Quedan 9.000,00 por pagar." en un pago parcial o "Paga todo lo pendiente.", y el botón muestra el importe. Añadir referencia o nota abre la Referencia y la Nota. En efectivo pide también el Importe entregado: muestra "Cambio: 10,00" y, al guardar, dice "Devuelve 10,00 de cambio". Un importe entregado inferior al pago se rechaza. Un método desactivado no se ofrece. Pago en línea tampoco se ofrece nunca: pertenece a los pagos que llegan de Stripe. El permiso es Cobrar pagos. Si tu centro de buceo hace los recibos automáticamente, un pago cobrado antes de la primera factura de la cuenta recibe de inmediato un recibo numerado, véase Recibos.

Un pago puede ser mayor que lo que debe la cuenta, o llegar antes de cualquier cargo, por ejemplo un cliente que paga por adelantado. La cuenta muestra entonces "Crédito 10,00", y las líneas posteriores lo consumen.

Si hoy ya está cerrado en el cierre de caja, la ventana dice "Hoy ya está cerrado, este pago cuenta para el 2026-10-12.", véase Cierre de caja.

Reembolsar dinero

Reembolsar devuelve dinero de la cuenta, como máximo lo que se ha pagado en ella ("Reembolsa como máximo 40,00"). No va ligado a un pago concreto: eliges el método por el que vuelve el dinero. Necesita el permiso Reembolsar. Un pago online vuelve a la tarjeta del cliente con Reembolsar a la tarjeta en el menú del pago, véase Reembolsos online y disputas.

Anular un pago o revertirlo

Anular pago cancela un pago tomado por error y pide un Motivo. Si el día de ese pago ya está cerrado, el día cerrado queda como estaba: en su lugar se registra una reversión con fecha de hoy. Un pago que tiene recibo lo conserva: el recibo sigue en su serie de numeración y lleva la marca "pago anulado".

Una cuenta cerrada es definitiva, así que en ella se rechaza un reembolso. Anular pago pasa a ser allí Revertir (contracargo), por ejemplo para un pago con tarjeta devuelto tras la salida: la reversión cae en la cuenta actual del cliente, que muestra entonces el importe como pendiente y lo lista en Con deuda. Necesita el permiso Anular pagos.

Un pago online no tiene ninguna de las dos cosas: el dinero está en Stripe. Reembólsalo a la tarjeta, y una disputa que el cliente gane contra ti lo revierte sola, véase Reembolsos online y disputas.

Liquidar y cerrar

Liquidar y cerrar emite primero una factura rectificativa por cada reducción que espera la suya, después la factura de cada línea que aún no está facturada, y luego cierra la cuenta y congela sus líneas; los cambios posteriores se registran en la siguiente cuenta del cliente. La ventana enumera la factura y cada factura rectificativa bajo "Al cerrar también se emite" antes de que confirmes, y si un paso se rechaza no se emite nada y la cuenta sigue abierta. Si tu país exige datos del negocio en una factura y falta alguno, el cierre se rechaza con un enlace a Negocio e impuestos, véase Qué son tus documentos en tu país. Con Enviar la factura por email al cerrar una cuenta activado, el cliente recibe la factura en la dirección registrada; un email fallido nunca deshace el cierre y queda en el Historial de la cuenta. Véase Facturas y facturas rectificativas. Lo que pide depende del saldo:

La ventana empieza con la cuenta en tres cifras: Total, Pagado y lo que queda Pendiente, el Saldo a favor o que está Saldada.

• Nada pendiente: pulsa Cerrar cuenta.
• Con crédito: elige la tarjeta "Devolver 40,00" (necesita el permiso de reembolsar) y el método por el que se devuelve, o "Pasar a la próxima cuenta"; allí aparece como "Crédito traído de una cuenta anterior". El botón lo nombra: "Devolver 40,00 y cerrar" o "Pasar 40,00 y cerrar". Una cuenta cerrada con crédito trasladado dice "Crédito trasladado a la cuenta 14".
• Con deuda: "Cobrar 40,00", elegido primero, abre Cobrar con lo que debe la cuenta, y la cuenta se cierra después en 0. "Cerrar con importe pendiente" pide un "Motivo para cerrar con dinero pendiente" y el permiso Cerrar con importe pendiente; el botón dice "Cerrar con 40,00 pendiente". La cuenta queda en Cerradas y dice "Cerrada con deuda: motivo". También aparece en Con deuda. Cuando llegue el dinero, abre la cuenta y usa Cobrar en su tarjeta de saldo: en una cuenta cerrada el pago cubre como mucho lo que debe, y la cuenta pasa a decir Saldada.
• La cuenta de quien paga y a la que otros están cargados se cierra solo cuando esas cuentas están liquidadas: la ventana las lista bajo "Liquida primero las cuentas cargadas a esta:". Las cuentas ya saldadas (saldo 0) de esos clientes se cierran junto con ella.

Para cerrar necesitas el permiso Liquidar y cerrar.

Cierre automático

En Ajustes, luego Cuentas y descuentos, la tarjeta Cierre de cuentas dice "Cerrar una cuenta saldada cuando hayan pasado ... días completos desde su último servicio", con un número de días de 1 a 365, y muestra el día en que se cerraría una cuenta con su último servicio hoy. Una vez al día DivePilot revisa cada cuenta abierta por separado: cuando han pasado esos días completos desde el último servicio del cliente y el saldo es exactamente cero, la cuenta se cierra, siempre que las cuentas de los clientes facturados en ella tampoco tengan nada pendiente ni saldo a favor. Una cuenta sin cargos cuenta los días desde el día en que se abrió. Una cuenta con importe pendiente o saldo a favor nunca se cierra sola. La tarjeta se guarda por sí sola con Guardar cambios. El cierre automático emite también la factura, sin nombrar a ninguna persona como emisora. Una cuenta de un centro de buceo al que faltan los datos del negocio exigidos se queda abierta y se intenta de nuevo al día siguiente.