Zahlungen annehmen

DivePilot hält fest, was ein Gast am Empfang auf seine Rechnung zahlt: Kartenterminal, Überweisung und Bargeld bleiben bei dir, und du trägst hier ein, was du bekommen hast. Ist ein Stripe-Konto verbunden, können Gäste auch online zahlen, und diese Zahlungen landen von selbst auf der Rechnung, siehe Zahlungslinks und die Seite Meine Rechnung. Wie eine Rechnung entsteht, steht unter Rechnungen.

Eine Zahlung annehmen

Du kannst eine Zahlung an drei Stellen beginnen:

• auf der Rechnung mit Zahlung annehmen;
• auf dem Tab Rechnungen des Kunden mit Zahlung annehmen;
• in der Ankunfts-Checkliste einer Buchung, wo die Zahlungszeile Bezahlt, "Schuldet 40,00" oder "Guthaben 10,00" sagt und Zahlung annehmen sowie Rechnung öffnen anbietet. Siehe Einen Gast mit seinem QR-Code einchecken.

Das Fenster nennt den offenen Betrag und fragt nach der Zahlungsart, ein Tipp auf ihre Kachel, und dem Betrag, der mit dem offenen Betrag beginnt. Darunter steht, was die Zahlung bewirkt, etwa "Danach sind noch 9.000,00 offen." bei einer Teilzahlung oder "Begleicht den offenen Betrag ganz.", und die Schaltfläche nennt den Betrag. Referenz oder Notiz hinzufügen öffnet Referenz und Notiz. Bei Bargeld fragt es auch nach dem Gegebener Betrag: Es zeigt "Rückgeld: 10,00" und sagt nach dem Speichern "10,00 Rückgeld geben". Ein gegebener Betrag unter der Zahlung wird abgelehnt. Eine ausgeschaltete Zahlungsart steht nicht zur Auswahl. Online-Zahlung steht ebenfalls nie zur Auswahl: Sie gehört zu den Zahlungen, die von Stripe kommen. Die Berechtigung heißt Zahlungen annehmen. Erstellt deine Tauchbasis Quittungen automatisch, bekommt eine Zahlung vor der ersten Rechnung der Gastrechnung sofort eine nummerierte Quittung, siehe Quittungen.

Eine Zahlung kann höher sein, als die Rechnung offen hat, oder vor jeder Position kommen, zum Beispiel bei einem Gast, der im Voraus zahlt. Die Rechnung zeigt dann "Guthaben 10,00", und spätere Positionen verbrauchen es.

Ist heute im Kassenabschluss schon abgeschlossen, sagt das Fenster "Heute ist abgeschlossen, diese Zahlung zählt für den 2026-10-12.", siehe Kassenabschluss.

Geld erstatten

Erstatten gibt Geld auf der Rechnung zurück, höchstens so viel, wie auf sie gezahlt wurde ("Höchstens 40,00 erstatten"). Die Erstattung hängt an keiner einzelnen Zahlung: Du wählst die Zahlungsart, über die das Geld zurückgeht. Dafür brauchst du die Berechtigung Erstatten. Eine Online-Zahlung geht mit Auf die Karte erstatten im Menü der Zahlung zurück auf die Karte des Gastes, siehe Online-Erstattungen und Zahlungsanfechtungen.

Eine Zahlung stornieren oder rückbuchen

Zahlung stornieren macht eine versehentlich erfasste Zahlung rückgängig und fragt nach einem Grund. Ist der Tag dieser Zahlung schon abgeschlossen, bleibt der abgeschlossene Tag, wie er war: Stattdessen wird eine Rückbuchung mit heutigem Datum erfasst. Eine Zahlung mit Quittung behält sie: Die Quittung bleibt in ihrer Nummernreihe und trägt den Vermerk "Zahlung storniert".

Eine abgeschlossene Rechnung ist endgültig, deshalb wird eine Erstattung auf ihr abgelehnt. Zahlung stornieren wird dort zu Rückbuchen (Chargeback), etwa für eine Kartenzahlung, die nach dem Check-out zurückgebucht wird: Die Rückbuchung landet auf der aktuellen Rechnung des Gastes, die den Betrag dann als offen zeigt und unter Zu zahlen aufführt. Dafür brauchst du die Berechtigung Zahlungen stornieren.

Eine Online-Zahlung hat beides nicht: Das Geld liegt bei Stripe. Erstatte sie stattdessen auf die Karte, und eine Anfechtung, die der Gast gegen dich gewinnt, macht sie von selbst rückgängig, siehe Online-Erstattungen und Zahlungsanfechtungen.

Abrechnen und abschließen

Abrechnen und abschließen stellt zuerst für jede Verringerung, die auf eine Rechnungskorrektur wartet, eine Rechnungskorrektur aus, dann die Rechnung für jede noch nicht in Rechnung gestellte Position, schließt dann die Gastrechnung und friert ihre Positionen ein; spätere Änderungen landen auf der nächsten Rechnung des Gastes. Das Fenster nennt die Rechnung und jede Rechnungskorrektur unter "Das Abschließen stellt außerdem aus", bevor du bestätigst; wird ein Schritt abgelehnt, wird nichts ausgestellt, und die Gastrechnung bleibt offen. Verlangt dein Land Angaben zum Betrieb auf einer Rechnung und fehlt eine, wird das Abschließen mit einem Link zu Betrieb und Steuern abgelehnt, siehe Was deine Belege in deinem Land sind. Ist Rechnung beim Abschluss einer Gastrechnung per E-Mail senden eingeschaltet, bekommt der Gast die Rechnung an die hinterlegte Adresse; eine fehlgeschlagene E-Mail macht das Abschließen nie rückgängig und steht im Verlauf der Gastrechnung. Siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen. Was gefragt wird, hängt vom Saldo ab:

Das Fenster beginnt mit der Gastrechnung in drei Zahlen: Gesamt, Bezahlt und was Offen ist, als Guthaben bleibt oder dass sie Beglichen ist.

• Nichts offen: drücke Rechnung abschließen.
• Guthaben: wähle die Karte "40,00 erstatten" (dafür brauchst du die Berechtigung zum Erstatten) und die Zahlungsart der Rückzahlung, oder "Auf die nächste Gastrechnung"; dort steht es als "Übertragenes Guthaben". Die Schaltfläche nennt es: "40,00 erstatten und schließen" oder "40,00 übertragen und schließen". Eine abgeschlossene Rechnung mit übertragenem Guthaben sagt "Guthaben auf Rechnung 14 übertragen".
• Offener Betrag: "40,00 kassieren", zuerst gewählt, öffnet Zahlung annehmen mit dem offenen Betrag, danach schließt die Gastrechnung bei 0. "Mit offenem Betrag schließen" fragt nach einem "Grund für den Abschluss mit offenem Betrag" und braucht die Berechtigung Mit offenem Betrag abschließen; die Schaltfläche lautet "Mit 40,00 offen abschließen". Die Rechnung bleibt unter Abgeschlossen und lautet "Mit offenem Betrag abgeschlossen: Grund". Sie erscheint auch unter Zu zahlen. Kommt das Geld, öffne die Rechnung und nutze Zahlung annehmen auf ihrer Saldokarte: Auf einer abgeschlossenen Rechnung ist die Zahlung höchstens der offene Betrag, und die Rechnung lautet dann Ausgeglichen.
• Die Rechnung eines Zahlers, auf die andere abgerechnet werden, wird erst abgeschlossen, wenn diese Rechnungen beglichen sind: Das Fenster listet sie unter "Schließe zuerst die Rechnungen ab, die auf diese abgerechnet werden:". Beglichene Rechnungen dieser Gäste (Saldo 0) werden zusammen mit ihr geschlossen.

Zum Abschließen brauchst du die Berechtigung Abrechnen und abschließen.

Automatisches Schließen

Unter Rechnungen und Rabatte in den Einstellungen lautet die Karte Rechnungen schließen „Eine beglichene Rechnung schließen, sobald ... volle Tage seit ihrer letzten Leistung vergangen sind“, mit einer Zahl von Tagen zwischen 1 und 365, und nennt den Tag, an dem sich eine Rechnung mit der letzten Leistung heute schließen würde. Einmal am Tag prüft DivePilot jede offene Rechnung einzeln: Sind seit der letzten Leistung des Gastes so viele volle Tage vergangen und ist der Saldo genau null, wird die Rechnung geschlossen, sofern auch die Rechnungen der Gäste, die auf sie laufen, nichts offen und kein Guthaben haben. Bei einer Rechnung ohne Positionen zählen die Tage ab dem Tag der Eröffnung. Eine Rechnung mit offenem Betrag oder Guthaben schließt sich nie von selbst. Die Karte speichert für sich mit Änderungen speichern. Das automatische Schließen stellt auch die Rechnung aus, ohne dass eine Person als Aussteller genannt wird. Eine Gastrechnung einer Tauchbasis, der verlangte Angaben zum Betrieb fehlen, bleibt offen und wird am nächsten Tag erneut versucht.