Am Monatsende oder wann immer deine Steuerberatung danach fragt, gibt dir DivePilot deine Zahlen als Dateien. Öffne Belege in der Seitenleiste und drücke Exportieren. Das Fenster heißt "Exporte für deine Buchhaltung". Dafür brauchst du die Berechtigung Exporte für die Buchhaltung.

Die vier CSV-Dateien

Wähle die Datei, dann den ersten und den letzten Tag des Zeitraums. Ein Zeitraum umfasst bis zu 366 Tage, beide Tage mitgezählt:

  • Dokumente (CSV): eine Zeile je Rechnung, Rechnungskorrektur und Quittung, die im Zeitraum ausgestellt wurde.
  • Dokumentzeilen (CSV): eine Zeile je Position dieser Rechnungen und Rechnungskorrekturen, mit Steuersatz, Netto, Steuer und Brutto.
  • Zahlungen (CSV): eine Zeile je Zahlung, Erstattung und Rückbuchung des Zeitraums, nach dem Kassenabschlusstag, dem sie zählen.
  • Kassenabschlüsse (CSV): eine Zeile je abgeschlossenem Kassenabschluss, mit dem ersten und dem letzten Tag, den er umfasste, ein Abschluss über mehrere Tage ist also eine Zeile.

Die PDFs des Monats

PDFs eines Monats (ZIP) lädt eine ZIP-Datei mit dem PDF jeder Rechnung, Rechnungskorrektur und Quittung herunter, die im gewählten Monat ausgestellt wurde, in einem Ordner je Art. Fehlt das gespeicherte PDF eines Dokuments, wird es aus dem neu erstellt, was beim Ausstellen gespeichert wurde, mit demselben Inhalt. Wo dein Land ein amtliches Rechnungsportal hat, enthält die ZIP-Datei auch eine index.csv, die jede Datei mit der Nummer und dem amtlichen Code ihres Dokuments oder dem Grund, warum es keinen braucht, auflistet, siehe Die amtliche Rechnung verknüpfen.

Das Format

  • UTF-8 mit Byte-Order-Mark, damit Umlaute und Thai-Text in Excel, Numbers und Google Sheets richtig geöffnet werden.
  • Durch Kommas getrennt, mit einer Kopfzeile.
  • Datumsangaben als 2026-10-13, Uhrzeiten als 2026-10-13T09:30:00+07:00, in der Zeitzone deiner Tauchbasis.
  • Jeder Betrag zweimal: in kleinsten Einheiten, etwa 150000 für 1.500,00 (in einer Währung ohne Nachkommastellen, etwa dem Yen, ist die kleinste Einheit der Betrag selbst), und formatiert mit Punkt, etwa 1500.00.
  • Steuernummern, Filialen, Referenzen und amtliche Rechnungsnummern stehen als Text. Stelle diese Spalten (buyer_tax_id, buyer_tax_branch, reference und official_reference) beim Import in eine Tabellenkalkulation auf Text, sonst verliert sie führende Nullen wie die 00000 eines Hauptsitzes; ein amtlicher Code kann aus Buchstaben und Ziffern bestehen, bis zu 120 Zeichen lang sein oder mit Nullen beginnen, und eine Tabellenkalkulation würde ihn sonst in eine Zahl umwandeln und verfälschen.

Die Spalten

Dokumente

Spalte Enthält
number die Dokumentnummer, etwa INV-2026-00042
kind INVOICE, CREDIT_NOTE oder RECEIPT
title den auf dem Dokument gedruckten Titel, etwa "Rechnung"
issued_at wann es ausgestellt wurde
bill_number die Gastrechnung, zu der es gehört
guest den Gast der Gastrechnung, mit dem Namen, den er jetzt hat (nach einer Löschung "Anonymised User")
buyer_name den Namen, an den das Dokument gerichtet ist: den Namen unter Rechnung an, sonst den Namen des Gastes, wie er ausgestellt wurde
buyer_tax_id die Steuernummer des Empfängers
buyer_tax_branch die Filiale des Empfängers (Thailand)
refers_to bei einer Rechnungskorrektur die Rechnung, die sie korrigiert; bei einer korrigierten Rechnung die, die sie ersetzt
credit_reason warum eine Rechnungskorrektur ausgestellt wurde, als STAFF (eine Änderung durch eine Person), BOOKING_CHANGED, DISCOUNT_RECALCULATED, MIXED (beides) oder BUYER_CORRECTED; bei anderen Dokumenten leer
payment_voided bei einer Quittung true, wenn ihre Zahlung storniert wurde, sonst false; bei Rechnungen und Rechnungskorrekturen leer
currency deinen Währungscode
net_minor den Betrag vor Steuer in kleinsten Einheiten
tax_minor die Steuer in kleinsten Einheiten
gross_minor die Summe in kleinsten Einheiten
net den Betrag vor Steuer, formatiert
tax die Steuer, formatiert
gross die Summe, formatiert
official_reference die amtliche Rechnungsnummer, die zu einer Zahlungsbestätigung, Rechnung oder Rechnungskorrektur eingetragen ist, siehe Die amtliche Rechnung verknüpfen; leer bei anderen Dokumenten
official_invoice_not_required der Grund, mit dem das Dokument als Keine offizielle Rechnung nötig markiert wurde, siehe Die amtliche Rechnung verknüpfen; leer bei anderen Dokumenten

Dokumentzeilen

Spalte Enthält
document_number die Rechnung oder Rechnungskorrektur, auf der die Position steht
kind INVOICE oder CREDIT_NOTE
issued_at wann dieses Dokument ausgestellt wurde
description die Position, wie gedruckt
diver den Gast, für den die Position ist
service_date den Tag der Leistung
quantity die Menge
tax_rate_name den Namen des Steuersatzes, etwa Standard
tax_rate_percent seinen Prozentsatz, etwa 7.00
currency deinen Währungscode
net_minor den Betrag vor Steuer in kleinsten Einheiten
tax_minor die Steuer in kleinsten Einheiten
gross_minor die Summe in kleinsten Einheiten
net den Betrag vor Steuer, formatiert
tax die Steuer, formatiert
gross die Summe, formatiert

Die Rabatte der Gastrechnung, die ein Dokument zeigt, kommen als eigene Zeilen. Beträge von Rechnungskorrekturen sind negativ, die Summe einer Spalte ist also, was du im Zeitraum in Rechnung gestellt hast, Steuersatz für Steuersatz.

Zahlungen

Spalte Enthält
paid_at wann die Zahlung erfasst wurde
business_day den Kassenabschlusstag, dem sie zählt
bill_number die Gastrechnung, auf der sie angenommen wurde
guest den Gast der Gastrechnung, mit dem Namen, den er jetzt hat (nach einer Löschung "Anonymised User")
method die Zahlungsart
type PAYMENT, REFUND oder REVERSAL
status POSTED oder VOID
receipt_number ihre Quittung, wenn sie eine hat
reference die mit ihr eingetippte Referenz
taken_by wer sie erfasst hat
currency deinen Währungscode
amount_minor den Betrag in kleinsten Einheiten, bei einer Erstattung und bei der Stornierung einer Zahlung negativ
amount den Betrag, formatiert

Kassenabschlüsse

Spalte Enthält
closed_at wann der Tag abgeschlossen wurde
first_day den ersten Tag, den die Zählung umfasste
last_day den letzten Tag, den die Zählung umfasste
closed_by wer ihn abgeschlossen hat
currency deinen Währungscode
opening_float_minor das Wechselgeld zu Beginn in kleinsten Einheiten
expected_minor das erwartete Bargeld in der Kassenlade in kleinsten Einheiten
counted_minor das gezählte Bargeld in kleinsten Einheiten
difference_minor gezählt minus erwartet in kleinsten Einheiten
opening_float das Wechselgeld, formatiert
expected das erwartete Bargeld, formatiert
counted das gezählte Bargeld, formatiert
difference die Differenz, formatiert
note die beim Abschluss geschriebene Notiz

Weitere Exporte

Der Reiter Berichte des Kassenabschlusses lädt die Einnahmen eines Zeitraums je Tag und Zahlungsart herunter, siehe Kassenabschluss, und das Aktivitätsprotokoll hat einen eigenen CSV-Export, siehe Aktivitätsprotokoll und Änderungsverlauf. DivePilot verbindet sich nicht mit Buchhaltungssoftware; diese Dateien gibst du weiter.

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