In manchen Ländern muss die rechtliche Rechnung aus einem amtlichen oder zugelassenen System kommen, etwa ein CFDI in Mexiko, ausgestellt mit dem eigenen Portal des SAT oder bei einem zugelassenen Anbieter. Diese Rechnung kann DivePilot nicht ausstellen. In diesen Ländern stellt DivePilot eine nummerierte Zahlungsbestätigung aus (in Indonesien eine Rechnung), und der Tab Rechnungen und Quittungen der Einstellungen nennt das amtliche Portal deines Landes mit einem Link. Die Länder mit einem solchen Portal stehen unter Rechnungen nach Land.

Schritt für Schritt

  1. Rechne die Gastrechnung in DivePilot wie gewohnt ab und schließe sie. DivePilot stellt sein nummeriertes Dokument aus, siehe Ausgestellte Rechnungen und Rechnungskorrekturen.
  2. Stelle die amtliche Rechnung im Portal deines Landes oder bei deinem Anbieter dafür aus, für denselben Käufer und dieselben Beträge.
  3. Kopiere den Code, den das amtliche System dieser Rechnung gibt, etwa den folio fiscal (UUID) eines CFDI in Mexiko.
  4. Öffne in der Karte Belege der Gastrechnung oder auf der Seite Belege das Menü der Dokumentzeile und wähle Offizielle Rechnungsnummer. Füge den Code ein und drücke Nummer speichern.

Die Nummer erscheint dann in der Zeile des Dokuments, in der Karte Belege der Gastrechnung, auf der Seite Belege und im Tab Rechnungen des Gastes. Um eine Nummer einzutragen, brauchst du die Berechtigung Rechnungen ausstellen.

Die Aktion erscheint nur, wo dein Land ein amtliches Portal hat, und nur bei Zahlungsbestätigungen und ihren Korrekturen (in Indonesien bei Rechnungen und Rechnungskorrekturen), nie bei Quittungen. Hat der Code in deinem Land eine feste Form, lehnt DivePilot einen Code ab, der ihr nicht entspricht, und nennt den erwarteten Code.

In einigen Ländern

  • Mexiko: Verkäufe an Gäste, die keinen eigenen CFDI verlangen, kommen auf einen CFDI global für den Zeitraum, wie es das SAT erlaubt (RMF 2026, regla 2.7.1.21). Trage dessen folio fiscal (UUID) bei jeder Zahlungsbestätigung ein, die er umfasst; dieselbe UUID darf bei mehreren Dokumenten stehen.
  • Südkorea: Gäste bekommen einen Kartenbeleg oder eine Barquittung. Eine Steuerrechnung entsteht in NTS Hometax nur, wenn ein Geschäftskunde eine verlangt; trage ihre Nummer (국세청 승인번호, die Genehmigungsnummer der NTS) bei der Zahlungsbestätigung dieses Käufers ein.
  • Indonesien: Nur eine als PKP registrierte Tauchbasis stellt in Coretax eine Faktur Pajak aus, für einen Geschäftskunden; trage ihren Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak, die 17 Ziffern aus Transaktionscode, Statuscode und Seriennummer, bei der Rechnung dieses Käufers ein. Ein Verkauf an einen Gast hat keine Coretax-Nummer.
  • Brasilien: Stelle die NFS-e im Emissor Nacional NFS-e aus oder, wo deine Gemeinde noch ein eigenes NFS-e-System betreibt, in diesem System; beide geben dieselbe 50-stellige chave de acesso. Füge sie ein, wie du sie kopiert hast: DivePilot entfernt Leerzeichen und ein vorangestelltes NFS, NFSe oder NFS-e, bevor es die 50 Zeichen prüft.
  • Chile: Ein Verkauf an einen Gast bekommt eine boleta electrónica, aus dem Boleta-Dienst des SII oder mit einem Kartenbeleg; ein Geschäftskunde mit RUT bekommt eine factura electrónica. Trage den folio der einen oder der anderen ein.
  • Kenia: Trage die CU Invoice Number ein, die KRA eTIMS auf die Rechnung oder den Beleg druckt.
  • Italien: Ein Gast bekommt ein documento commerciale aus deiner RT-Kasse oder zugelassener Software. Verlangt ein Kunde eine Rechnung, stelle die fattura elettronica in Fatture e Corrispettivi, dem kostenlosen Dienst der Agenzia delle Entrate, oder bei deinem Anbieter aus und trage ihr identificativo SdI, die Nummer, die das SdI ihr gibt, bei der Zahlungsbestätigung dieses Kunden ein.
  • Griechenland: Stelle den Beleg oder die Rechnung in AADE timologio, mit einem zertifizierten Fiskalgerät oder bei einem zugelassenen Anbieter aus und trage die MARK ein, die myDATA dafür vergibt.

Dokumente, denen noch eine Nummer fehlt

Wo dein Land ein amtliches Portal hat, hat die Seite Belege den Filter Ohne offizielle Nummer. Er listet die Zahlungsbestätigungen und ihre Korrekturen (in Indonesien die Rechnungen und Rechnungskorrekturen), die noch keine amtliche Nummer haben. Geh ihn am Ende des Tages durch und noch einmal, bevor du den Monat an deine Steuerberatung schickst. In Südkorea, Indonesien und Italien gibt es den Filter nicht, und kein Dokument wird als ohne Nummer markiert, weil die amtliche Rechnung dort nur entsteht, wenn ein Geschäftskunde eine verlangt, in Italien, wenn ein Kunde eine Rechnung verlangt.

Keine offizielle Rechnung nötig

In Panama, Kolumbien, Ecuador und Costa Rica müssen manche Betriebe für einen Verkauf keine amtliche elektronische Rechnung ausstellen, deshalb lässt sich ein Dokument als ohne nötige Rechnung markieren. Es fällt dann aus dem Filter Ohne offizielle Nummer und zeigt "Keine offizielle Nummer" nicht mehr. Wer das nutzen darf:

  • Kolumbien: eine natürliche Person, die nicht für die IVA verantwortlich ist (no responsable de IVA, Estatuto Tributario Art. 437), muss keine Rechnung ausstellen (Res. DIAN 165/2023 Art. 8).
  • Ecuador: ein negocio popular im RIMPE darf statt einer elektronischen Rechnung eine nota de venta ausgeben.
  • Costa Rica: ein Betrieb im Régimen de Tributación Simplificada muss keine comprobantes electrónicos ausstellen, außer er hat sich dafür entschieden (Decreto 44739-H Art. 7).
  • Panama: ein Betrieb, der statt mit dem elektronischen Rechnungssystem auf einem zugelassenen Fiskaldrucker (equipo fiscal) abrechnet (Decreto Ejecutivo 25/2022).

Um ein Dokument zu markieren, wähle darauf Offizielle Rechnungsnummer, dann Als „Keine offizielle Rechnung nötig“ markieren, schreib den Grund und drücke Als nicht nötig markieren. Der Grund, wer das Dokument markiert hat und wann, bleiben in seinem Verlauf und im Aktivitätsprotokoll, wie bei einer Nummer; schreib keine Daten des Gastes in den Grund. Rückgängig machen im selben Fenster nimmt die Markierung zurück: Ein Dokument, dessen Nummer die Markierung ersetzt hat, bekommt diese Nummer zurück, jedem anderen fehlt wieder seine Nummer. Eine später eingetragene Nummer ersetzt die Markierung, und wer ein Dokument mit Nummer markiert, ersetzt die Nummer; der Verlauf behält sie. Die Markierung wird weder gedruckt noch per E-Mail versendet, und eine Quittung bekommt sie nie. In den Exporten bleibt die Spalte official_reference für ein solches Dokument leer, und die Spalte official_invoice_not_required enthält den Grund. Sie braucht die Berechtigung Rechnungen ausstellen.

Eine Nummer korrigieren

Du kannst eine Nummer ersetzen, etwa nach einem Tippfehler: Wähle noch einmal Offizielle Rechnungsnummer. DivePilot fragt dann in einer Notiz nach dem Grund. Das Dokument zeigt die aktuelle Nummer; sein Verlauf behält die frühere, jeweils mit der Person, die sie eingetragen hat, und dem Zeitpunkt. Schreib keine Daten des Gastes in die Notiz: Sie bleibt beim Dokument, auch nachdem die Daten eines Gastes gelöscht wurden.

Was sich ändert und was nicht

Das PDF, das DivePilot beim Ausstellen gespeichert hat, ändert sich nie, deshalb steht die amtliche Nummer nicht darauf. Die Nummer erscheint in der App, in den Exporten und in der E-Mail, wann immer du das Dokument nach dem Eintragen versendest.

Für deine Steuerberatung

Die Dokumente-CSV endet mit zwei Spalten: official_reference mit der aktuellen amtlichen Nummer jedes Dokuments, leer, wo ein Dokument keine hat, und official_invoice_not_required mit dem Grund eines Dokuments, das als Keine offizielle Rechnung nötig markiert ist. Wo dein Land ein amtliches Portal hat, enthält die ZIP-Datei mit den PDFs eines Monats auch eine index.csv, die jede Datei mit Nummer, Art, aktueller amtlicher Nummer und diesem Grund ihres Dokuments auflistet. Siehe Exporte für deine Steuerberatung.

Hinweis: Die amtliche Rechnung ist der rechtliche Nachweis, nicht das Dokument aus DivePilot. DivePilot hält die beiden Nummern zusammen; es sendet nichts an die Steuerbehörde oder an deinen Anbieter.

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