Ein Zahlungslink öffnet die Seite Meine Rechnung des Gastes: seine Rechnung, wie sie gerade steht, was eine frühere Rechnung noch offen hat, seine Dokumente und eine Schaltfläche zum Online-Bezahlen. Jeder Gast hat einen Link, und er zeigt immer die Rechnung, auf der seine Leistungen landen, sodass derselbe Link für den ganzen Aufenthalt und für den nächsten gilt. Zum Online-Bezahlen braucht es ein verbundenes Stripe-Konto, siehe Stripe für Online-Zahlungen verbinden.

Drücke an der Rechnung Zahlungslink senden. Das Fenster bietet:

  • Per E-Mail an den Gast: an die hinterlegte Adresse des Gastes, in der Sprache des Gastes, mit dem Betreff „Deine Rechnung bei …“, wobei die Punkte für den Namen deiner Tauchbasis stehen. Das Tageslimit für Rechnungs-E-Mails gilt, 100 pro Tag.
  • Link kopieren, um ihn auf anderem Weg zu schicken.
  • Einen QR-Code, den du auf deinem Bildschirm zeigst, damit der Gast am Empfang ihn scannt, und QR-Code speichern.

Jedes Senden verschiebt das Ende des Links auf 180 Tage später, und jedes Öffnen durch den Gast auch. Widerrufen beendet ihn sofort; Neuen Link erstellen macht einen mit neuer Adresse. Zum Senden brauchst du die Berechtigung Zahlungslinks senden und die Berechtigung, diese Rechnung zu sehen, Alle Rechnungen sehen oder, für deine eigenen Gäste, Rechnungen eigener Gäste sehen. Widerrufen oder ein neuer Link schließt auch die Zahlungsformulare, die der Link offen hat.

Bei einer Rechnung, deren Leistungen mit Abrechnen auf einem anderen Gast berechnet werden, bekommst du stattdessen den Link des Gastes, der zahlt: Dort liegen die Leistungen. Siehe Rechnungen.

Solange Zahlungslink in Buchungsbestätigungen einfügen an ist, enthält die Buchungsbestätigung auch den Link des Gastes: zum Online-Bezahlen, solange Online-Zahlung möglich ist, sonst nur zum Ansehen der Rechnung. Die E-Mails zu einer Anzahlung enthalten ihn immer, siehe Anzahlungen für Online-Buchungen.

Wenn du die Daten eines Gastes löschst, enden seine Links, und der Link eines archivierten Gastes öffnet sich erst wieder, wenn der Gast wiederhergestellt ist. Wenn du zwei Kunden zusammenführst, funktionieren die Links von beiden nicht mehr, und der Gast hat keinen Link, bis du wieder Zahlungslink senden drückst. Wenn du die Daten eines Gastes löschst, werden auch die Zahlungsformulare geschlossen, die seine Links offen haben.

Was der Gast sieht

Die Seite öffnet sich in der Sprache des Gastes oder in der Standardsprache deiner Tauchbasis und ist zuerst für das Handy gemacht. Sie zeigt:

  • die Positionen der Rechnung, die Zahlungen (Online-Zahlungen als „Online-Zahlung“ gekennzeichnet), Erstattungen, die noch auf Stripe warten, als „Erstattung ausstehend“, und den Saldo;
  • jede Zahlungszeile mit dem, was sie ist: eine Erstattung auf die Karte, eine Rückbelastung nach einer verlorenen Anfechtung oder eine nicht durchgegangene Erstattung, die wieder gutgeschrieben wurde;
  • unter „Gebucht, noch nicht bestätigt“ die reservierten Buchungen des Gastes mit dem, was gebucht wurde, und einer fälligen Anzahlung mit ihrer Frist;
  • eine frühere Rechnung, die geschlossen wurde, während noch etwas offen war, mit dem offenen Betrag, einzeln bezahlbar, abzüglich dessen, was Guthaben auf der aktuellen Rechnung des Gasts davon deckt, das die Seite nennt;
  • die Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen der Gastrechnungen des Gastes aus den letzten 12 Monaten zum Herunterladen;
  • deine Stornobedingungen, siehe Stornobedingungen, und deine Kontaktdaten.

Sie zeigt nie Namen von Mitarbeitenden, interne Notizen oder die Gründe, die dein Team angegeben hat.

Ein Gast, dessen Leistungen einem anderen berechnet werden, sieht „Deine Leistungen stehen auf der Rechnung von …“, mit dem Vornamen des Zahlers, statt einer Rechnung zum Bezahlen; seine eigenen noch nicht bestätigten Buchungen und seine Dokumente stehen weiterhin da. Niemand sieht über seinen eigenen Link die Rechnung eines anderen Gastes.

Bezahlen

  • Die Schaltfläche mit dem offenen Betrag, zum Beispiel „120,00 bezahlen“, zahlt, was die Rechnung offen hat. Anderen Betrag zahlen nimmt jeden Betrag zwischen dem Mindestbetrag und dem offenen Betrag. Der Mindestbetrag ist dein Kleinster Betrag, den ein Gast zahlen kann, oder der Mindestbetrag von Stripe für deine Währung, wenn der höher ist, etwa THB 10, USD 0,50, EUR 0,50 oder JPY 50.
  • Das Formular bucht genau den Betrag auf der Schaltfläche ab. Hat sich die Rechnung inzwischen geändert, zeigt die Seite den neuen Betrag und der Gast zahlt erneut.
  • Das Zahlungsformular von Stripe öffnet sich in der Sprache des Gastes.
  • Eine Karten- oder Wallet-Zahlung ist nach Sekunden bestätigt und erscheint auf der Seite. Dauert eine Zahlung länger, steht dort „Wir schreiben dir per E-Mail, sobald die Zahlung bestätigt ist.“
  • Ohne aktive Stripe-Verbindung, oder wenn der offene Betrag unter dem Mindestbetrag liegt, bietet die Seite keine Online-Zahlung an und sagt „Bitte zahle in der Tauchbasis.“
  • Ein Link kann pro Stunde höchstens 20 Zahlungsformulare öffnen; darüber steht dort „Zu viele Zahlungsversuche mit diesem Link. Versuche es in einer Stunde erneut.“
  • Nimmst du an der Kasse eine Zahlung für die Rechnung an, schließen sich die dafür offenen Zahlungsformulare. Der Gast beginnt von vorn und sieht den neuen Betrag. Das gilt auch, wenn sich ändert, was die Rechnung berechnet, etwa eine stornierte, rabattierte oder verschobene Position, Rechnung an oder eine geänderte Buchung. Der Gast sieht dann statt des Formulars „Dieses Zahlungsformular wurde geschlossen …“ mit Neu laden.

Was auf der Rechnung landet

  • Die Zahlung erscheint von selbst auf der Rechnung, auf der die Leistungen des Gastes liegen, mit der Zahlungsart Online-Zahlung und Online statt des Namens einer Person. Sie zählt für den heutigen Geschäftstag oder, sobald der heutige im Kassenabschluss geschlossen ist, für den nächsten. Die Rechnung zeigt auch die Gebühr von DivePilot auf die Zahlung als DivePilot-Gebühr, siehe Stripe für Online-Zahlungen verbinden. In Brasilien, Mexiko, Malaysia und Thailand wird die Gebühr einmal im Monat abgerechnet, und die Zeile lautet DivePilot-Gebühr ... mit Monatlich abgerechnet darunter. Nach einer Erstattung auf die Karte oder einer verlorenen Anfechtung zeigt die Zeile die verbleibende Gebühr und wie viel zurückgegeben wurde.
  • Mit Automatische Quittungen an bekommt eine Zahlung vor der ersten Rechnung ihre Quittung wie am Empfang, und eine verspätete Zahlung, die auf ihre abgeschlossene Rechnung und Guthaben aufgeteilt wird, eine Quittung pro Teil, siehe Quittungen.
  • DivePilot schickt der Person, die gezahlt hat, eine E-Mail „Zahlung erhalten“, wenn eine Adresse von ihr hinterlegt ist, mit dem Betreff „…: Zahlung von … erhalten“ (zuerst der Name deiner Tauchbasis, dann der Betrag). Wurde eine Quittung erstellt, kommt sie in einer eigenen E-Mail, und die E-Mail „Zahlung erhalten“ sagt das. Die eigene Quittungs-E-Mail von Stripe ist eine Einstellung deines Stripe-Dashboards; schalte eine der beiden aus, wenn Gäste beide bekommen.
  • Eine Zahlung für eine geschlossene Rechnung begleicht zuerst, was diese Rechnung noch offen hat. Nur der Rest, und eine Zahlung, deren Buchung storniert wurde, bevor das Geld ankam, landet als Guthaben auf der aktuellen Rechnung des Gasts, und dein Team bekommt die Benachrichtigung Online-Zahlung kam verspätet an. Eine Zahlung, die höher ist als das, was eine offene Rechnung zu dem Zeitpunkt noch offen hat, wird auf ihr gebucht, der Rest ist Guthaben, und dein Team bekommt Online-Zahlung höher als der offene Betrag. Eine verspätete Zahlung holt eine stornierte Buchung nie zurück.
  • Solange eine Bankzahlung, etwa eine SEPA-Lastschrift, unterwegs ist (die Bank kann einige Werktage für die Bestätigung brauchen), zeigt die Seite sie als unterwegs und fragt diesen Betrag nicht noch einmal ab. Auf der Rechnung zählt sie, sobald die Bank sie bestätigt.
  • Eine per Lastschrift bezahlte Anzahlung wird genauso gezeigt: Die Buchungsseite und diese Seite sagen, dass sie unterwegs ist, und bieten sie nicht noch einmal an, es geht keine Erinnerung an die Anzahlung hinaus, und die Buchung wird zu ihrer Frist nicht storniert, solange die Bank bestätigt. Eine Anzahlung, auf die dein Team verzichtet hat, steht als erlassen da.
  • Was eine Erstattung in deinem Stripe-Dashboard für eine abgeschlossene Rechnung auf der aktuellen Rechnung des Gasts offen gelassen hat, wird nicht verlangt: Die Seite sagt, dass der Betrag zurückgestellt ist, während ihr eine Erstattung prüft, bis du ihn von der Position der abgeschlossenen Rechnung nimmst oder auf der Rechnung Gast um Zahlung bitten tippst, siehe Online-Erstattungen und Zahlungsanfechtungen.
  • Eine Bankzahlung, etwa eine SEPA-Lastschrift, die fehlschlägt, nachdem der Gast die Seite verlassen hat, bucht nichts. DivePilot schreibt dem Gast per E-Mail, dass sie nicht durchgegangen ist und wie er erneut bezahlen kann, und dein Team bekommt die Benachrichtigung Bankzahlung nicht durchgegangen. Konnte diese E-Mail nicht rausgehen, etwa ohne hinterlegte Adresse, sagt die Benachrichtigung das: Sende dem Gast dann den Zahlungslink von der Rechnung aus.

Die Einstellungen von Meine Rechnung

Im Tab Online-Zahlungen enthält der Tab Meine Rechnung diese Einstellungen; bevor du verbindest, solange das Konto eingerichtet wird und nach dem Trennen, enthält sie die Karte Seite Meine Rechnung:

  • Kleinster Betrag, den ein Gast zahlen kann: der kleinste Betrag, den ein Gast mit Anderen Betrag zahlen zahlen darf. Bleibt das Feld leer, gilt der Mindestbetrag von Stripe.
  • Zahlungslink in Buchungsbestätigungen einfügen.

Zum Ändern brauchst du die Berechtigung Rechnungseinstellungen, neben Online-Zahlungen ansehen für den Tab, und jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll.

Ein widerrufener Link oder einer, der 180 Tage lang nicht gesendet oder geöffnet wurde, zeigt „Dieser Link ist nicht mehr gültig“. Schick dem Gast einen neuen. Solange dein DivePilot-Abo abgelaufen ist, ist die Seite wie jede Gästeseite nicht verfügbar, siehe Ein Gästelink ist ungültig oder abgelaufen.

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