Eine Buchung von Hand anlegen

Eine Buchung ist ein Gast an einem Datum: entweder ein Fun Dive zu einer Abfahrtszeit oder ein Kurs mit einem Starttermin. Gäste können sich über deine Online-Buchungsseite selbst eintragen; dieser Artikel behandelt die Buchungen, die du selbst anlegst.

Die Buchung anlegen

1. Öffne Buchungen in der Seitenleiste und drücke Neue Buchung.
2. Suche im Schritt Kunde nach einem Bestehender Kunde oder wechsle zu Neuer Kunde und gib Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon ein. Ein neuer Kunde wird zusammen mit der Buchung angelegt. Für Familie oder Freunde drücke Weitere Person hinzufügen und füge jede weitere Person unter Außerdem buchen für hinzu: Bestehender Kunde durchsucht deine Kunden, Neue Person nimmt Vorname, Nachname und E-Mail auf, dann Person hinzufügen. Für jemanden ohne eigene Adresse setze das Häkchen bei Gleiche E-Mail wie, um die des ersten Kunden zu verwenden. Jede Person steht mit ihrer E-Mail in der Liste und bekommt an jedem Datum eine eigene Buchung. Drücke Weiter.
3. Oben im nächsten Schritt steht, für wen die Buchung ist; Ändern führt zurück zu den Personen. Wähle Fun Dive oder Kurs.
4. Für einen Fun Dive wählst du Datum und Abfahrt. Fahren zu dieser Abfahrt mehrere Boote, steht jedes mit Uhrzeit, Tauchplätzen und freien Plätzen in der Liste: Lass Beliebiges Boot stehen, um die Gäste später einzuteilen, oder wähle ein Boot, um sie darauf zu buchen. Bei einem einzigen Boot zeigt eine kurze Übersicht das Boot, seine Uhrzeit, die Tauchplätze und die freien Plätze. Weiteres Datum hinzufügen fügt für dieselben Personen ein weiteres Datum mit Abfahrt hinzu, jeweils mit derselben Wahl des Boots. Für einen Kurs wählst du die Kursvorlage und den Kursbeginn, die für alle gelten.
5. Taucht der Gast mit Nitrox, setze das Häkchen bei der Karte Nitrox (Taucht mit Nitrox). Bei einem Fun Dive zeigt sie den Preis pro Tauchgang, wenn du Preise sehen darfst. Die Karte erscheint nur, solange Wir bieten Nitrox an unter Einstellungen, Tauchbasis eingeschaltet ist. Die Seite der Ausfahrt und die Abfahrtstafel zeigen für ihn dann einen EANx-Chip.
6. Braucht der Gast Leihausrüstung, öffne Ausrüstung und füge hinzu, was er braucht. Die Größen sind aus dem Kundenprofil vorausgefüllt. Leihausrüstung im Dialog gilt für eine einzelne Buchung; bei mehreren Personen wird sie danach an jeder Buchung ergänzt. Ausrüstung, die deine Tauchbasis bei jedem Fun Dive inklusive anbietet, etwa eine Flasche, steht nicht in dieser Liste: Ein Fun Dive zeigt sie als Zeile In jedem Tauchgang enthalten pro Kategorie, in der Profilgröße des Kunden, wenn das Profil eine für diese Ausrüstung hat, sonst in der Standardgröße, mit einer Größenauswahl, wenn die Kategorie mehrere Größen hat, und einem Schalter Bringt eigene mit. Bei mehreren Personen gilt die Zeile für alle (Für alle gleich) und zeigt die Standardgröße; schalte das aus, um eine Größe oder eigene Ausrüstung pro Person zu wählen: Der erste Kunde beginnt dann bei seiner Profilgröße, die anderen Personen bei der angezeigten Standardgröße. Was du nicht anfasst, wird nicht gesendet: Die Buchung übernimmt dann die Profilgröße jeder Person, wenn sie eine hat, sonst die Standardgröße. Ein Kurs zeigt keine solche Zeile.
7. Drücke Buchung erstellen. Bei mehreren Personen oder Terminen zählt der Button sie, zum Beispiel 6 Buchungen erstellen, und die Zeile daneben fasst sie zusammen, zum Beispiel „3 Personen an 2 Daten“. Die Buttons bleiben beim Scrollen unten im Dialog stehen.

Die Buchung bekommt eine Nummer und startet als Reserviert. Jede Buchung gilt für einen Gast an einem Datum. Bei mehreren Personen oder Terminen legt DivePilot in einem Rutsch eine Buchung pro Person und Datum an und verbindet sie unter einer GR-Nummer wie GR-0004: Eine Familie aus drei Personen an zwei Tagen sind sechs Buchungen. Dafür braucht es mindestens zwei Buchungen, und ein Durchgang fasst höchstens 30 Personen, 30 Termine und 200 Buchungen. Ein Datum mit Abfahrt lässt sich nicht doppelt aufführen. Die freien Plätze werden pro Boot angezeigt, nur als Warnung: Du kannst trotzdem darüber hinaus buchen, wie bisher. Wünsche nach Leihausrüstung werden danach an jeder Buchung ergänzt; Ausrüstung, die bei jedem Fun Dive inklusive ist, wird im Dialog festgelegt. Siehe Gemeinsam gebuchte Buchungen.

Hinweis: Eine von Hand angelegte Buchung schickt dem Gast nie eine E-Mail. Nur Buchungen über die Online-Buchungsseite lösen die E-Mails an Gäste aus.

Den Gast auf eine Ausfahrt setzen

Eine Fun-Dive-Buchung wird bestätigt, indem du den Gast auf einer Bootsausfahrt einteilst:

1. Öffne Bootsausfahrten und die Ausfahrt zu diesem Datum und dieser Abfahrt.
2. Die Buchung erscheint unter Nicht zugeordnete Buchungen. Zieh sie auf eine Gruppe in Tauchgruppen oder tippe sie an und wähle eine Gruppe unter Gruppe zuordnen. Eine Buchung, die du auf ein bestimmtes Boot gesetzt hast, wartet nur auf der Ausfahrt dieses Boots; eine mit Beliebiges Boot wartet auf jedem Boot ihrer Abfahrt.

Sobald der Gast eingeteilt ist, wechselt die Buchung auf Bestätigt. Nimmst du ihn wieder aus der Gruppe, bleibt sie Bestätigt und wartet unter Nicht zugeordnete Buchungen auf einen neuen Platz. Du kannst auch direkt in der Buchung Bestätigen drücken, ohne jemanden einzuteilen, zum Beispiel wenn die Ausfahrt noch nicht geplant ist.

Eine Kursbuchung wird bestätigt, indem du sie auf der Kursseite unter Offene Buchungen anmeldest. Eine Kursbuchung, die du mit Bestätigen bestätigt hast, bleibt unter Offene Buchungen und lässt sich weiterhin anmelden. Ist eine Kursbuchung drei Tage vor Kursbeginn noch nicht angemeldet, erinnert dich DivePilot mit der Benachrichtigung Kursbuchung braucht Anmeldung.

Der Lebenslauf einer Buchung

Nur Buchungen, die auf einer Ausfahrt eingeteilt oder in einem Kurs angemeldet sind, schließen sich von selbst ab. Eine Buchung, die von Hand bestätigt, aber nie eingeteilt wurde, bleibt bestätigt, bis du sie änderst.

Die Buchungsseite

Öffne eine Buchung, um Nummer, Datum und Abfahrt, den Kunden, die zugehörige Ausfahrt oder den Kurs und alle Ausrüstungsanfragen zu sehen. Anfragen lassen sich mit Erfüllen in eine Vermietung umwandeln. Die Aktionen oben sind Bestätigen, Bearbeiten, Nicht erschienen, Abbrechen und, bei einer stornierten Buchung, Wiederherstellen.

Eine Buchung später wiederfinden

Die Liste Buchungen sucht nach Name oder Buchungsnummer und filtert nach Art, Fun Dives oder Kurse, sowie nach Status. Nicht erschienene Gäste sind nicht im Statusfilter, suche diese Buchungen also nach Name.