Gäste, die sich online registrieren oder buchen, bekommen einen persönlichen Check-in-Code. Wenn sie ankommen, scannst du ihn mit deinem Handy und landest direkt bei ihrer Buchung oder auf ihrer Kundenseite, mit allem, was noch zu klären ist, an einem Ort.

Wo Gäste den Code bekommen

  • Nach der Registrierung über deinen Registrierungslink zeigt die Erfolgsseite Dein Check-in-Code mit der Bildunterschrift „Zeig diesen Code, wenn du ankommst. Damit ist das Team sofort bei deinen Daten.“ Der Gast bekommt außerdem eine E-Mail mit dem Betreff „Deine Daten sind bei“ und dem Namen deiner Tauchbasis, in der derselbe Code steht.
  • Nach einer Online-Buchung zeigt die Erfolgsseite dieselbe Karte mit der Bildunterschrift „Zeig diesen Code, wenn du ankommst. Damit ist das Team sofort bei deiner Buchung.“
  • Die E-Mails zum Eingang und zur Bestätigung einer Buchung enthalten ebenfalls den Code der Buchung. Die E-Mails zu Stornierung, geändertem Plan und verlegter Ausfahrt enthalten ihn nicht.

Auf der Erfolgsseite lädt Bild speichern den Code als Bild herunter, bei einer Buchung mit dem Namen <Buchungsnummer>-check-in.png, und „Wir haben ihn dir auch per E-Mail geschickt.“ sagt dem Gast, dass er ihn auch im Postfach hat. Ein Registrierungscode führt zum Kunden, ein Buchungscode zu dieser Buchung. Buchungen, die du selbst anlegst, verschicken keine E-Mail, daher haben diese Gäste keinen Buchungscode: siehe E-Mails, die deine Gäste erhalten.

Den Code scannen

In DivePilot gibt es keinen eigenen Scanner. Richte die normale Kamera-App deines Handys auf den Code und öffne den Link, den sie anzeigt.

  • Bist du angemeldet, öffnet sich die Buchung oder der Kunde sofort.
  • Bist du nicht angemeldet, bittet dich DivePilot zuerst um die Anmeldung und bringt dich danach direkt zur Buchung oder zum Kunden.
  • Der Code öffnet sich nur für das Team derselben Tauchbasis. Ein Code einer anderen Tauchbasis oder zu einem gelöschten Eintrag zeigt Buchung nicht gefunden oder Kunde nicht gefunden mit „Dieser Code gehört zu einer anderen Tauchbasis, oder der Eintrag wurde gelöscht.“
  • Ein Link, der kein gültiger Check-in-Code ist, zeigt Unbekannter Code.

Auf der Buchungsseite einchecken

Eingecheckt ist ein eigener Buchungsstatus, zwischen Bestätigt und Abgeschlossen. Eine Buchung muss bestätigt sein, bevor der Gast eingecheckt werden kann, ein Fun-Dive-Taucher muss in einer Tauchgruppe eingeteilt und ein Kursteilnehmer in einem Kurs angemeldet sein.

Der Kopfbereich der Buchung zeigt als Hauptbutton immer den nächsten Schritt: Bestätigen, solange die Buchung reserviert ist, dann Einchecken, sobald sie bestätigt ist. Nach dem Check-in verschwindet der Button, und die Buchungsdetails im Kopfbereich zeigen „Eingecheckt“ mit der Uhrzeit, oder mit Datum und Uhrzeit, wenn es nicht heute war, und wer es gedrückt hat. Check-in rückgängig bei den Aktionen der Buchung setzt sie zurück auf Bestätigt, zum Beispiel wenn du bei der falschen Buchung gedrückt hast. Für beides brauchst du die Berechtigung, Buchungen zu bearbeiten. Siehe Buchungsstatus erklärt.

Ein von Hand bestätigter Fun-Dive-Taucher ohne Platz bekommt stattdessen Einteilen & einchecken. Es öffnet eine Liste der Tauchgruppen auf den Ausfahrten dieses Tages und dieser Abfahrt, jeweils mit Leiter und Belegung. Eine volle Gruppe ist als Voll markiert, lässt sich aber trotzdem wählen; der Dialog warnt dann, dass der Gast die Gruppengröße um eins überschreitet. Wählst du eine und drückst Einteilen & einchecken, wird der Gast in einem Schritt eingeteilt und eingecheckt. Dafür brauchst du zusätzlich die Berechtigung, Teilnehmer hinzuzufügen; ohne sie steht im Kopfbereich „Erst in eine Tauchgruppe einteilen“. Gibt es für diesen Tag und diese Abfahrt noch keine Ausfahrt, sagt der Dialog das und verlinkt auf die Ausfahrten. Eine Kursbuchung ohne Anmeldung zeigt statt des Check-ins „Erst in einen Kurs einschreiben“.

Die Ankunfts-Checkliste

Wenn du Kunden sehen darfst, ist die Ankunfts-Checkliste die erste Karte auf der Buchungsseite. Nachdem du einen Buchungscode gescannt hast, scrollt die Seite dorthin und hebt sie hervor. Ohne diese Berechtigung siehst du nur die Buttons im Kopfbereich.

Jeder Punkt ist eine Zeile: ein grüner Haken, wenn er erledigt ist, eine orange Warnung, wenn er dich braucht, und ein grauer Strich, wenn es nichts zu prüfen gibt. Rechts in einer Zeile steht höchstens ein Button. Die Anzeige oben hat einen Balken pro zutreffendem Punkt, daneben „2 von 4 erledigt“ oder Alles bereit, sobald alles erledigt ist. Medizinische Hinweise und Punkte, bei denen es nichts zu prüfen gibt, zählen nicht mit.

  • Haftungsausschlüsse: die Haftungsausschlüsse, die dieser Gast für diese Buchung braucht. Bei einem Fun Dive sind das die allgemeinen Haftungsausschlüsse für Fun-Dives und dazu die zusätzlichen Haftungsausschlüsse der Tauchgruppe, in der er eingeteilt ist; bei einer Kursbuchung die allgemeinen Haftungsausschlüsse für Kurse und dazu die zusätzlichen Haftungsausschlüsse der Kursvorlage. Siehe Erforderliche Haftungsausschlüsse und der medizinische Fragebogen. Die Zeile nennt den Haftungsausschluss, der noch zu unterschreiben ist, „…: nicht unterschrieben“ oder „…: abgelaufen“, oder sie lautet „2 zu unterschreiben:“ mit ihren Namen, „Alle 2 unterschrieben“ oder „Es sind keine Haftungsausschlüsse erforderlich“.
    • Solange ein Haftungsausschluss fehlt, öffnet Senden ein Menü. Für jeden fehlenden Haftungsausschluss bietet es Signierlink mailen, das dem Gast per E-Mail einen Link zum Unterschreiben schickt, oder Link erneut mailen, wenn dafür schon eine Anfrage offen ist, und Andere Wege zu unterschreiben, das den Dialog öffnet, um persönlich auf deinem Bildschirm zu unterschreiben, eine unterschriebene Papierkopie hochzuladen oder den Link zu kopieren. Weiteren Haftungsausschluss hinzufügen ganz unten öffnet denselben Dialog für einen beliebigen Haftungsausschluss. Für das Mailen brauchst du die Berechtigung, Unterschriften anzufordern, und beim Kunden muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Siehe Eine Unterschrift für einen Haftungsausschluss anfordern.
  • Brevet: bei einem Fun Dive die Brevets des Tauchers, geprüft gegen die Anforderung seiner Tauchgruppe, genauso wie auf der Ausfahrtsseite. Ein Brevet eines anderen Verbands erscheint als Warnung, die Karte zu prüfen. Bevor der Gast eingeteilt ist, lautet die Zeile „Noch in keiner Tauchgruppe, daher keine Anforderung zu prüfen“, und eine Gruppe ohne Anforderung zeigt „… hat keine Brevet-Anforderung“. Bei jeder Buchung sagt die Zeile dann, ob die Brevets bestätigt sind, zum Beispiel „2 zu prüfen · 1 ungültig“, „Alle Brevets bestätigt“ oder „Keine Brevets hinterlegt“. Darunter erscheint jedes Brevet als Chip, das höchste zuerst: grün, wenn es bestätigt ist, orange, solange es noch nicht bestätigt ist, und rot und durchgestrichen, wenn es als ungültig markiert ist. Brevets prüfen öffnet die Brevets des Tauchers, um eines zu bestätigen, als ungültig zu markieren, zu korrigieren oder hinzuzufügen, ohne den Kunden bearbeiten zu müssen. Siehe Die Brevets eines Tauchers bestätigen.
  • Ausrüstung: Solange die Ausrüstungsanfrage der Buchung offen ist, „Noch nicht verliehen:“ mit den angefragten Artikeln, und Erfüllen, um einen neuen Verleih damit vorausgefüllt zu öffnen. Sobald ein Verleih verknüpft ist, lautet die Zeile „Angefragte Ausrüstung ist verliehen“ mit Verleih öffnen oder Verleih ansehen. Ohne Anfrage zeigt sie die Größen und die eigene Ausrüstung aus dem Profil.
  • Profil: „Alle Pflichtangaben sind ausgefüllt“ oder „Es fehlt:“ mit den Feldern, die dein Kundenformular auf Pflichtfeld setzt und die noch leer sind, mit Aktualisierungslink senden, damit der Taucher die Lücken selbst füllt. Solange ein Aktualisierungslink offen ist, ergänzt die Zeile „Aktualisierungslink offen bis …“, und der Button wird zu Aktualisierungslink, einem Menü mit Aktualisierungs-QR anzeigen, um seinen Code bildschirmfüllend zum Scannen für den Taucher zu zeigen, Link kopieren und Neuer Link. Ein hier erstellter Link, der nicht per E-Mail verschickt wurde, öffnet sich sofort bildschirmfüllend. Siehe Einen Taucher seine Daten aktualisieren lassen.
  • Medizinisches, nur wenn der Kunde medizinische Hinweise hat: „Hinweise hinterlegt“ mit Hinweise lesen, das das Profil des Kunden öffnet. Die Hinweise selbst zeigt die Checkliste nicht.

Auf der Ausfahrt einchecken

Auf der Seite einer Ausfahrt hat jeder bestätigte Taucher in einer Tauchgruppe in seiner Zeile zwei kleine Buttons, Einchecken und Als nicht erschienen markieren, so checkst du das Boot ein, ohne jede Buchung einzeln zu öffnen. Sobald ein Taucher eingecheckt ist, werden seine Initialen zu einem grünen Haken, und der Check-in-Button wird grün; fahre mit der Maus darüber, um die Uhrzeit zu sehen, und drücke ihn erneut, um den Check-in rückgängig zu machen. Bei einem eingecheckten Gast, den der Server ebenfalls annimmt, bittet DivePilot dich zuerst um eine Bestätigung. Ein als nicht erschienen markierter Taucher zeigt stattdessen einen Rückgängig-Pfeil, der die Buchung zurück auf Bestätigt setzt. Beide brauchen die Berechtigung, Buchungen zu bearbeiten, und erscheinen nicht bei Teammitgliedern. Die Buchungsnummer in der Zeile öffnet die Buchung.

Am Tag der Ausfahrt zeigt der Abfahrtscheck, wie viele bestätigte Taucher eingecheckt sind, „3 von 8 eingecheckt“, und wird grün mit „Alle eingecheckt“. Siehe Die Seite einer Ausfahrt.

Check-in und andere Änderungen

  • Nur eine bestätigte Buchung lässt sich einchecken. Sonst antwortet DivePilot mit „Nur eine bestätigte Buchung kann eingecheckt werden. Bestätige sie zuerst.“ Ein Fun Dive ohne Tauchgruppe wird mit „Teile den Gast in eine Tauchgruppe ein, bevor du ihn eincheckst.“ abgelehnt, eine Kursbuchung ohne Anmeldung mit „Schreib den Schüler in einen Kurs ein, bevor du ihn eincheckst.“ Bei stornierten und als nicht erschienen markierten Buchungen wird die Checkliste nicht angezeigt.
  • Ein eingecheckter Gast lässt sich trotzdem als nicht erschienen markieren, für den seltenen Fall, dass er gekommen ist, aber nicht getaucht hat. DivePilot bittet dich zuerst um eine Bestätigung, und der Check-in wird gelöscht.
  • Ein versehentlich markiertes Nicht erschienen, oder ein Gast, der doch noch verspätet gekommen ist, wird mit Nicht erschienen zurücknehmen im Kopfbereich der Buchung oder dem Rückgängig-Pfeil in seiner Zeile auf der Ausfahrt zurück auf Bestätigt gesetzt.
  • Eine eingecheckte Buchung schließt sich nach der Ausfahrt von selbst ab, genau wie eine bestätigte.
  • Ein eingecheckter Gast lässt sich nur in eine andere Tauchgruppe verschieben, nie von der Ausfahrt nehmen: Aus der Gruppe entfernen wird für ihn nicht angeboten, und eine Gruppe oder Ausfahrt mit eingecheckten Gästen lässt sich nicht löschen. Entfernst du eine Kursanmeldung oder sagst den Kurs ab, geht die Buchung zurück auf Reserviert, und der Check-in wird gelöscht.
  • Wenn du eine stornierte Buchung wiederherstellst, wird ihr Check-in gelöscht.

Eingecheckte Gäste in der Liste finden

In der Buchungsliste zeigt eine eingecheckte Buchung den Status Eingecheckt, und der Statusfilter hat die Option Eingecheckt.

Den Code eines Kunden scannen

Der Code von der Registrierungsseite oder aus der Registrierungs-E-Mail öffnet die Kundenseite mit einem Banner Heute an der Tauchbasis über den Tabs. Es listet die offenen Buchungen des Kunden für heute, egal welcher Art: auf die heutige Ausfahrt eingeteilt, in einem Kurs mit einer Einheit oder dem Kursbeginn heute, oder für heute gebucht und noch nicht eingeteilt. Jede hat Check-in öffnen, das dich zur Ankunfts-Checkliste dieser Buchung bringt. Ohne Buchung für heute zeigt das Banner „Keine Buchung für heute.“ und bietet Neue Buchung an, womit du eine Buchung für diesen Kunden beginnst. Du siehst das Banner nur, wenn du Buchungen sehen darfst.

Hinweis: Der Registrierungscode funktioniert auch, nachdem der Gast gebucht hat. Scanne ihn und wähle im Banner die richtige Buchung.

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