Faz o check-in de um cliente com o código QR dele

Os clientes que se registam ou reservam online recebem um código de check-in pessoal. Quando chegam, digitalizas o código com o telemóvel e vais diretamente para a reserva ou para a página de cliente, com tudo o que ainda falta resolver num só sítio.

Onde os clientes recebem o código

• Depois de se registarem através do teu link de registo autónomo, o ecrã de sucesso mostra O teu código de check-in com a legenda "Mostra este código quando chegares. Assim a equipa abre logo os teus dados." O cliente recebe também um email com o assunto "Os teus dados já estão com" seguido do nome do teu centro de mergulho, com o mesmo código.
• Depois de reservarem online, o ecrã de sucesso mostra o mesmo cartão, com a legenda "Mostra este código quando chegares. Assim a equipa abre logo a tua reserva."
• Os emails de reserva recebida e de reserva confirmada também trazem o código da reserva. Os emails de cancelamento, de alteração de plano e de saída mudada não o trazem.

No ecrã de sucesso, Guardar imagem descarrega o código como imagem, numa reserva com o nome <número da reserva>-check-in.png, e "Também to enviámos por email." lembra o cliente de que também o tem na caixa de entrada. Um código de registo leva ao cliente, um código de reserva a essa reserva. As reservas que crias tu não enviam email, por isso esses clientes não têm código de reserva: vê Emails que os teus clientes recebem.

Digitalizar o código

O DivePilot não tem leitor próprio. Aponta a app de câmara normal do telemóvel ao código e abre o link que ela mostra.

• Se tiveres sessão iniciada, a reserva ou o cliente abre logo.
• Se não tiveres, o DivePilot pede-te primeiro que inicies sessão e depois leva-te diretamente à reserva ou ao cliente.
• O código só abre para a equipa do mesmo centro de mergulho. Um código de outro centro, ou de um registo eliminado, mostra Reserva não encontrada ou Cliente não encontrado com "Este código pertence a outro centro de mergulho, ou o registo foi eliminado."
• Um link que não é um código de check-in válido mostra Código desconhecido.

Fazer o check-in na página da reserva

"Com check-in" é um estado próprio da reserva, entre Confirmada e Concluída. Uma reserva tem de estar confirmada antes de o cliente poder fazer check-in, um mergulhador recreativo tem de estar num grupo de mergulho e um aluno tem de estar inscrito num curso.

O cabeçalho da reserva mostra sempre o passo seguinte como botão principal: Confirmar enquanto a reserva está reservada, depois Fazer check-in quando já está confirmada. Depois do check-in, o botão desaparece e os detalhes da reserva no cabeçalho mostram "Check-in" com a hora, ou a data e a hora quando não foi hoje, e quem carregou. Anular check-in, entre as ações da reserva, devolve-a a Confirmada, por exemplo se carregaste na reserva errada. Para os dois precisas da permissão de editar reservas. Vê Os estados das reservas explicados.

Um mergulhador recreativo confirmado à mão sem lugar recebe antes Atribuir e check-in. O botão abre Atribuir grupo e fazer check-in, com a lista dos grupos de mergulho das saídas desse dia e dessa partida, cada um com o responsável e o quão cheio está. Um grupo cheio aparece marcado como Cheio, mas pode ser escolhido na mesma; a janela avisa então que o cliente fica um acima do tamanho do grupo. Escolher um e carregar em Atribuir e check-in atribui o cliente ao grupo e faz o check-in dele num só passo. Também precisas da permissão para adicionar participantes; sem ela, o cabeçalho diz "Primeiro atribui um grupo". Quando ainda não há saída nesse dia e partida, a janela avisa disso e tem um link para as saídas. Uma reserva de curso que não está inscrita diz "Primeiro inscreve num curso" em vez de oferecer o check-in.

A lista de chegada

Se puderes ver clientes, a Lista de chegada é o primeiro cartão da página da reserva. Depois de digitalizares um código de reserva, a página desloca-se até ela e destaca-a. Sem essa permissão só vês os botões do cabeçalho.

Cada verificação é uma linha: um visto verde quando está feita, um aviso âmbar quando precisa de ti e um traço cinzento quando não há nada a verificar. No máximo um botão fica à direita de cada linha. O medidor no topo tem uma barra por cada verificação que se aplica, com "2 de 4 prontos" ao lado, ou Tudo pronto quando está tudo feito. As notas médicas, e as verificações sem nada para ver, não contam.

• Termos: os termos de que este cliente precisa para esta reserva. Num mergulho recreativo, são os termos gerais para mergulhos recreativos mais os termos extra do grupo de mergulho em que está; numa reserva de curso, os termos gerais para cursos mais os termos adicionais do modelo de curso. Vê Termos obrigatórios e o questionário médico. A linha indica o termo ainda por assinar, "…: por assinar" ou "…: expirado", ou diz "2 por assinar:" seguido dos nomes deles, "Todos os 2 assinados" ou "Não são necessários termos".
  • Enquanto faltar um termo, Enviar abre um menu. Para cada termo em falta oferece Enviar link de assinatura, que envia ao cliente por email um link para o assinar, ou Reenviar link quando já há um pedido aberto para ele, e Outras formas de assinar, que abre a janela do termo para assinar presencialmente no teu ecrã, carregar uma cópia em papel assinada ou copiar o link. Adicionar outro termo, no fundo do menu, abre a mesma janela para qualquer termo. Enviar por email precisa da permissão para pedir assinaturas e de um endereço de email no cliente. Vê Pede a assinatura de um termo.
• Certificação: num mergulho recreativo, os cartões do mergulhador comparados com o requisito do grupo de mergulho dele, da mesma forma que na página da saída. Um cartão de outra agência aparece como aviso para confirmar o cartão. Antes de o cliente estar num grupo, a linha diz "Ainda não está num grupo de mergulho, não há requisito a verificar", e um grupo sem requisito mostra "… não tem requisito de certificação". Em todas as reservas, a linha diz depois se os cartões estão verificados, por exemplo "2 por verificar · 1 não válida", "Todas as certificações verificadas" ou "Não há certificações registadas". Por baixo, cada cartão é uma etiqueta, do nível mais alto para o mais baixo: verde quando o cartão está verificado, âmbar enquanto está por verificar, e vermelha e riscada quando está marcado como não válido. Verificar certificações abre os cartões do mergulhador para verificar, marcar como não válido, corrigir ou adicionar um sem abrir a ficha do cliente. Vê Verifica as certificações de um mergulhador.
• Equipamento: enquanto o pedido de equipamento da reserva estiver aberto, "Ainda por alugar:" seguido dos artigos pedidos, com Concluir para abrir um aluguer novo já preenchido com eles. Quando houver um aluguer ligado, a linha diz "O equipamento pedido está alugado" com Abrir o aluguer ou Ver o aluguer. Sem pedido, mostra os tamanhos e o equipamento próprio do perfil.
• Perfil: "Todos os dados obrigatórios estão preenchidos", ou "Em falta:" seguido dos campos que o teu formulário do cliente marca como Obrigatório e que ainda estão vazios, com Enviar link de atualização para o mergulhador completar o que falta sozinho. Enquanto houver um link de atualização aberto, a linha acrescenta "Link de atualização aberto até …" e o botão passa a Link de atualização, um menu com Mostrar QR de atualização para mostrar o código dele em ecrã inteiro para o mergulhador o digitalizar, Copiar link e Novo link. Um link criado aqui que não foi enviado por email abre logo em ecrã inteiro. Vê Deixa um mergulhador atualizar os seus dados.
• Médico, só quando o cliente tem notas médicas: "Há notas médicas" com Ler notas, que abre o perfil do cliente. A lista não mostra as notas em si.

Fazer o check-in a partir da saída

Na página de uma saída, cada mergulhador confirmado num grupo de mergulho tem dois botões pequenos na sua linha, Fazer check-in e Marcar como falta, por isso podes fazer o check-in de todo o barco sem abrir cada reserva. Depois do check-in de um mergulhador, as iniciais dele passam a um visto verde e o botão de check-in fica verde; passa o rato por cima para ver a hora e carrega de novo para anular o check-in. Num cliente com check-in feito, que o servidor também aceita, o DivePilot pede-te primeiro que confirmes. Um mergulhador marcado como falta mostra em vez disso uma seta de anular, que devolve a reserva a Confirmada. Os dois precisam da permissão de editar reservas e não aparecem na equipa. O número da reserva na linha abre a reserva.

No dia da saída, o Controlo de partida mostra quantos mergulhadores confirmados já fizeram check-in, "3 de 8 com check-in", e fica verde com "Todos com check-in". Vê A página da saída.

Check-in e outras alterações

• Só uma reserva confirmada pode fazer check-in. Caso contrário, o DivePilot responde "Só uma reserva confirmada pode fazer check-in. Confirma-a primeiro." Um mergulho recreativo sem grupo de mergulho é recusado com "Atribui o cliente a um grupo de mergulho antes de fazer o check-in.", e uma reserva de curso sem inscrição com "Inscreve o aluno num curso antes de fazer o check-in." A lista de chegada não aparece nas reservas canceladas nem nas marcadas como falta.
• Um cliente com check-in feito pode ainda ser marcado como falta, para o caso raro em que chegou mas não mergulhou. O DivePilot pede-te primeiro que confirmes, e o check-in é apagado.
• Uma falta marcada por engano, ou um cliente que afinal chegou atrasado, volta a Confirmada com Anular falta no cabeçalho da reserva ou com a seta de anular na linha dele na saída.
• Uma reserva com check-in feito fica concluída sozinha depois da saída, tal como uma confirmada.
• Um cliente com check-in feito só pode ser movido para outro grupo de mergulho, nunca retirado da saída: Remover do grupo não é oferecido para ele, e um grupo ou uma saída com clientes com check-in feito não pode ser eliminado. Remover uma inscrição num curso ou cancelar o curso devolve a reserva a Reservada e apaga o check-in.
• Repor uma reserva cancelada apaga o check-in dela.

Encontrar na lista quem fez check-in

Na lista de reservas, uma reserva com check-in mostra o estado Com check-in, e o filtro de estado tem a opção Com check-in.

Digitalizar o código de um cliente

O código do ecrã ou do email de registo abre a página do cliente com um aviso Hoje no centro de mergulho por cima dos separadores. Lista as reservas abertas do cliente para hoje de todos os tipos: num grupo da saída de hoje, num curso com uma sessão ou o início hoje, ou reservadas para hoje e ainda sem grupo. Cada uma tem Abrir check-in, que te leva à lista de chegada dessa reserva. Sem reserva para hoje, o aviso diz "Sem reserva para hoje." e oferece Nova reserva, que começa uma reserva para este cliente. Só vês o aviso se puderes ver reservas.

Nota: O código de registo também funciona depois de o cliente ter reservado. Digitaliza-o e escolhe a reserva certa no aviso.