Pede a assinatura de um termo

Cada assinatura começa como um registo para um cliente e um modelo. Crias o registo a partir do separador Termos de responsabilidade do cliente ou de Documentos na barra lateral. O que o separador lista e o que um registo aberto mostra está explicado em O separador Termos de responsabilidade no perfil do cliente; este artigo trata das ações e das suas armadilhas.

Por onde começar

• No separador Termos de responsabilidade do cliente, carrega em Pedir termo, seleciona o Modelo de termo e escolhe uma ação.
• Em Documentos, carrega em Pedir termo (só um ícone de mais no telemóvel), procura o Cliente pelo nome ou email (escreve pelo menos dois caracteres), seleciona o Modelo de termo e escolhe uma ação. Assim não precisas de abrir o perfil quando estás ao balcão.

Aparecem todos os modelos ativos, incluindo os que o cliente já assinou. Pedes para um cliente de cada vez; não há pedido para vários clientes ao mesmo tempo. Também podes enviar os termos em falta de uma reserva a partir da sua lista de chegada, e os de um grupo de mergulho a partir da sua Verificação de termos. Vê Faz o check-in de um cliente com o código QR dele.

Pedidos automáticos

Em Definições → Termos de responsabilidade, Como os clientes recebem os termos decide se o DivePilot entrega ligações de assinatura por si:

• Logo após o registo: o ecrã de confirmação depois do registo ou da reserva online lista os formulários para assinar com Assinar agora, e o email "Os teus dados já estão com …" ou "Recebemos a tua reserva …" traz as mesmas ligações. O email de confirmação de uma reserva online lista o que ainda faltar.
• Na confirmação: nada no registo; as ligações seguem com o email de confirmação de uma reserva online, para que ninguém assine por uma reserva que talvez não aceites. É esta a definição de um centro de mergulho novo.
• Nós enviamos: nada é enviado sozinho.

Nos dois modos automáticos, um link de atualização guardado também lista o que ainda falta, e depois de assinar um formulário a página leva ao seguinte. As reservas que introduzes tu não recebem emails, por isso os respetivos clientes só recebem as ligações que tu enviares.

Quando uma ligação é devida, o DivePilot garante que existe uma ligação de assinatura a funcionar para cada termo em falta, sem um email de assinatura à parte. Reutiliza uma ligação ainda aberta, dá uma nova ligação de 48 horas a um registo cuja ligação expirou, e só cria um novo registo Ligação enviada quando não há nenhum dos dois. Os termos de que um cliente precisa são os de cada uma das suas reservas reservadas, confirmadas ou com check-in a partir de hoje, segundo as regras dessa reserva, ou os termos gerais para mergulhos recreativos se não tiver nenhuma reserva assim. Vê Termos obrigatórios e o questionário médico.

As quatro ações

Criar um registo novo mostra uma mensagem que corresponde ao que fizeste: "Ligação de assinatura criada" para uma ligação enviada, "Termo confirmado" para uma confirmação presencial, "Termo carregado" assim que um carregamento ou uma cópia fotografada é guardado.

O email e a ligação de assinatura

O assunto do email é "Assina o teu termo de responsabilidade - …" seguido do título do modelo. Está escrito no idioma do cliente, leva o teu logótipo e a tua cor primária, e as respostas vão para o endereço de email do teu centro de mergulho. A ligação funciona durante 48 horas, como o email indica, e isto não pode ser alterado. O que o mergulhador vê a seguir está descrito em O que o mergulhador vê ao assinar.

Se o cliente não tiver endereço de email, ou se o email não puder ser entregue, o registo e a ligação são criados na mesma, e a mensagem indica o problema: "Pedido criado, mas não foi possível enviar o e-mail - copia a ligação em alternativa". Abre o registo e usa Copiar ligação para passares a ligação de outra forma.

Um registo Ligação enviada mostra A ligação expira, Copiar ligação e Reenviar email.

Nota: Reenviar email dá ao mesmo pedido uma nova ligação de 48 horas - o registo não muda, e a ligação antiga deixa de funcionar de imediato. Mostra "Link reenviado", ou, se o email não conseguir ser enviado, "Ligação renovada, mas não foi possível enviar o e-mail - copia a ligação em alternativa".

Registos que não foram concluídos

Ao fim de 48 horas, uma ligação não usada passa a Ligação expirada, a vermelho. Abrir o registo mostra "A ligação de assinatura expirou a … sem ser usada. Envia uma nova ou escolhe outra forma de assinar." e volta a oferecer as quatro ações, tal como um registo Por assinar. Agora todas as ações concluem ou atualizam esse mesmo registo - nenhuma das quatro o deixa para trás para criar outro.

Enquanto uma ligação ainda está ativa, o registo não oferece carregamento, fotografia nem opção presencial. Para registares entretanto uma assinatura em papel, carrega outra vez em Pedir termo.

Um carregamento recusado também deixa um registo para trás. Num pedido novo, Carregar cópia assinada cria primeiro o registo e só depois envia o ficheiro. Um ficheiro com mais de 5 MB é recusado antes disso e, por isso, não deixa nenhum registo. Se o próprio ficheiro for recusado - por exemplo, o tipo errado -, o registo fica Por assinar, e escolher outro ficheiro no mesmo diálogo tenta de novo o carregamento nesse mesmo registo, em vez de criar outro. O seletor de ficheiros só oferece PDF, JPEG, PNG e WebP; vê Um carregamento é recusado. Fotografar cópia assinada funciona da mesma forma: voltar a carregar em Guardar cópia assinada tenta de novo no mesmo registo, desde que não feches o diálogo.

Os registos de termos não podem ser eliminados nem cancelados pela equipa, por isso um pedido feito por engano fica no histórico do cliente. Não há lembretes automáticos para ligações por assinar. O mais parecido é a verificação de dados antes do mergulho, se a ativares: o email lista os termos obrigatórios que ainda faltam antes do mergulho; vê Validade, renovação e verificações dos termos. Para encontrares as ligações por assinar, põe o filtro de estado em Documentos em Ligação expirada; vê O arquivo de documentos.

Quem pode fazer o quê

Pedir assinaturas (o que inclui enviar ligações, Reenviar email e Copiar ligação), carregar ou fotografar cópias e confirmar presencialmente são permissões separadas. A permissão para ver termos, sozinha, mostra os registos sem esses botões. Criar qualquer registo novo precisa também da permissão para pedir assinaturas. Com as predefinições incorporadas, Administrador, Gerente e Equipa podem fazer tudo isto. Divemaster, Responsável de barco e Instrutor podem enviar ligações e confirmar presencialmente, mas não podem carregar nem fotografar uma cópia. Vê Funções e predefinições.