Solicita la firma de una exención

Cada firma empieza como un registro para un cliente y una plantilla. Lo creas desde la pestaña Exenciones del cliente o desde Documentos en la barra lateral. Lo que lista la pestaña y lo que muestra un registro abierto se explica en La pestaña Exenciones del perfil de un cliente; este artículo trata de las acciones y de sus puntos delicados.

Por dónde empezar

• En la pestaña Exenciones del cliente, pulsa Solicitar exención, elige la Plantilla y escoge una acción.
• En Documentos, pulsa Solicitar exención (en el móvil, solo un icono de más), busca el Cliente por nombre o correo (escribe al menos dos caracteres), elige la Plantilla y escoge una acción. Así no tienes que abrir el perfil cuando estás en el mostrador.

Se ofrecen todas las plantillas activas, también las que el cliente ya firmó. Solicitas las firmas cliente por cliente; no hay solicitud para varios clientes a la vez. También puedes enviar las exenciones que faltan de una reserva desde su lista de llegada, y las de un grupo de buceo desde su Comprobación de exenciones. Consulta Haz el check-in de un cliente con su código QR.

Solicitudes automáticas

En Ajustes → Exenciones, Cómo reciben los clientes sus exenciones decide si DivePilot entrega los enlaces de firma por su cuenta:

• Justo después de registrarse: la pantalla de confirmación tras registrarse o reservar online enumera los formularios para firmar con Firmar ahora, y el correo «Tus datos ya están en …» o «Hemos recibido tu reserva …» lleva los mismos enlaces. El correo de confirmación de una reserva online enumera lo que aún falte.
• Cuando confirmas: nada al registrarse; los enlaces salen con el correo de confirmación de una reserva online, así nadie firma para una reserva que quizá no aceptes. Es el ajuste de un centro de buceo nuevo.
• Los enviamos nosotros: nada se envía solo.

En los dos modos automáticos, un enlace de actualización guardado también enumera lo que falta, y después de firmar un formulario la página lleva al siguiente. Las reservas que creas tú no envían correos, así que sus clientes solo reciben los enlaces que envías tú.

Cuando toca un enlace, DivePilot se asegura de que exista un enlace de firma que funcione para cada exención que falta, sin un correo de firma aparte. Reutiliza un enlace que siga abierto, da un enlace nuevo de 48 horas a un registro cuyo enlace caducó, y crea un registro nuevo Enlace enviado solo cuando no hay ninguno de los dos. Las exenciones que necesita un cliente son las de cada una de sus reservas reservadas, confirmadas o con check-in a partir de hoy, según las reglas de esa reserva, o las exenciones generales para inmersiones recreativas si no tiene ninguna reserva así. Consulta Exenciones obligatorias y el cuestionario médico.

Las cuatro acciones

Crear un registro nuevo muestra un mensaje que coincide con lo que hiciste: «Enlace de firma creado» al enviar un enlace, «Exención confirmada» al confirmar una firma presencial, y «Exención subida» en cuanto se guarda una subida o una copia fotografiada.

El correo y el enlace de firma

El asunto del correo es «Firma tu exención de responsabilidad - …» seguido del título de la plantilla. Está escrito en el idioma del cliente, lleva tu logo y tu color primario, y las respuestas llegan a la dirección de correo de tu centro de buceo. El enlace funciona durante 48 horas, como indica el correo, y eso no se puede cambiar. Lo que ve después el buceador se describe en Lo que ve el buceador al firmar.

Si el cliente no tiene dirección de correo, o el correo no se puede entregar, el registro y el enlace se crean igualmente, y el mensaje indica el problema: «Solicitud creada, pero no se pudo enviar el correo - copia el enlace en su lugar». Abre el registro y usa Copiar el enlace para hacerle llegar el enlace de otra forma.

Un registro Enlace enviado muestra El enlace caduca, Copiar el enlace y Reenviar el correo.

Nota: Reenviar el correo da a la misma solicitud un enlace nuevo de 48 horas: el registro no cambia, y el enlace anterior deja de funcionar de inmediato. Muestra «Enlace reenviado», o, si el correo no llega a enviarse, «Enlace renovado, pero no se pudo enviar el correo - copia el enlace en su lugar».

Registros sin completar

A las 48 horas, un enlace sin usar pasa a Enlace caducado, que se muestra en rojo. Al abrir el registro aparece «El enlace de firma caducó el … sin usarse. Envía uno nuevo o elige otra forma de firmar.» y se vuelven a ofrecer las cuatro acciones, igual que en un registro Sin firmar. Todas las acciones completan o actualizan ahora ese mismo registro - ninguna de las cuatro lo deja atrás para crear otro.

Mientras un enlace sigue activo, el registro no ofrece subir, fotografiar ni confirmar en persona. Para registrar mientras tanto una firma en papel, pulsa de nuevo Solicitar exención.

Una subida rechazada también deja un registro. En una solicitud nueva, Subir copia firmada crea primero el registro y después envía el archivo. Un archivo de más de 5 MB se rechaza antes de eso, así que no deja ningún registro. Si el propio archivo se rechaza - por ejemplo, por ser del tipo equivocado -, el registro se queda Sin firmar, y elegir otro archivo en el mismo diálogo reintenta la subida sobre ese mismo registro en lugar de crear otro. El selector de archivos solo ofrece PDF, JPEG, PNG y WebP; consulta Se rechaza una subida. Fotografiar copia firmada funciona igual: volver a pulsar Guardar copia firmada reintenta sobre el mismo registro, siempre que no cierres el diálogo.

Los registros de exención no se pueden eliminar ni cancelar por el personal, así que una solicitud hecha por error se queda en el historial del cliente. No hay recordatorios automáticos para los enlaces sin firmar. Lo más parecido es la revisión de datos antes de la inmersión, si la activas: su correo enumera las exenciones obligatorias que aún faltan antes de la inmersión; consulta Caducidad, renovación y comprobaciones de exenciones. Para encontrar los enlaces sin firmar, pon el filtro de estado de Documentos en Enlace caducado; consulta El archivo de documentos.

Quién puede hacer qué

Solicitar firmas (lo que incluye enviar enlaces, Reenviar el correo y Copiar el enlace), subir o fotografiar copias y confirmar en persona son permisos distintos. Ver exenciones por sí solo muestra los registros sin esos botones. Crear cualquier registro nuevo también requiere el permiso para solicitar firmas. Con los preajustes integrados, Admin, Gerente y Personal pueden hacerlo todo. Divemaster, Responsable del barco e Instructor pueden enviar enlaces y confirmar en persona, pero no subir ni fotografiar una copia. Consulta Roles y preajustes.