Jede Unterschrift beginnt als Datensatz für einen Kunden und eine Vorlage. Du legst ihn im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden oder über Dokumente in der Seitenleiste an. Was der Tab listet und was ein geöffneter Datensatz zeigt, steht in Der Tab Haftungsausschlüsse im Kundenprofil; dieser Artikel behandelt die Aktionen und ihre Stolperfallen.

Wo du anfängst

  • Drücke im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden Haftungsausschluss anfordern, wähle die Vorlage und dann eine Aktion.
  • Drücke unter Dokumente auf Haftungsausschluss anfordern (auf dem Handy nur ein Plus-Symbol), suche im Feld Kunde nach Name oder E-Mail (tippe mindestens zwei Zeichen), wähle die Vorlage und dann eine Aktion. So musst du am Empfang nicht erst das Profil öffnen.

Jede aktive Vorlage wird angeboten, auch solche, die der Kunde schon unterschrieben hat. Du forderst für jeden Kunden einzeln an; eine Anfrage für mehrere Kunden gleichzeitig gibt es nicht. Du kannst die fehlenden Haftungsausschlüsse einer Buchung auch aus ihrer Checkliste bei der Ankunft verschicken und die einer Tauchgruppe aus ihrer Haftungsausschluss-Prüfung. Siehe Einen Gast mit seinem QR-Code einchecken.

Automatische Anfragen

Unter Einstellungen → Haftungsausschlüsse legt Wie Gäste ihre Haftungsausschlüsse bekommen fest, ob DivePilot Links zum Unterschreiben von selbst herausgibt:

  • Direkt nach der Anmeldung: Die Bestätigungsseite nach der Registrierung oder Online-Buchung listet die zu unterschreibenden Formulare mit Jetzt unterschreiben, und die E-Mail „Deine Daten sind bei …“ oder „Deine Buchung … ist eingegangen“ enthält dieselben Links. Die Bestätigungs-E-Mail einer Online-Buchung listet, was dann noch fehlt.
  • Wenn ihr bestätigt: Bei der Anmeldung passiert nichts; die Links gehen mit der Bestätigungs-E-Mail einer Online-Buchung raus, damit niemand für eine Buchung unterschreibt, die ihr vielleicht nicht annehmt. Das ist die Einstellung für eine neue Tauchbasis.
  • Wir verschicken sie selbst: Nichts geht automatisch raus.

In beiden automatischen Varianten listet auch ein gespeicherter Aktualisierungslink, was noch fehlt, und nach dem Unterschreiben eines Formulars führt die Seite zum nächsten. Buchungen, die du selbst anlegst, lösen keine E-Mails aus; ihre Gäste bekommen also nur Links, die du verschickst.

Ist ein Link fällig, sorgt DivePilot dafür, dass es für jeden fehlenden Haftungsausschluss einen funktionierenden Signaturlink gibt, ohne eigene E-Mail zum Unterschreiben. Es nutzt einen Link, der noch offen ist, gibt einem Datensatz, dessen Link abgelaufen ist, einen neuen 48-Stunden-Link und legt nur dann einen neuen Datensatz mit Link gesendet an, wenn es keins von beidem gibt. Welche Haftungsausschlüsse ein Gast braucht, ergibt sich aus jeder seiner reservierten, bestätigten oder eingecheckten Buchungen ab heute, jeweils nach den Regeln dieser Buchung, oder aus den allgemeinen Haftungsausschlüssen für Fun-Dives, wenn er keine solche Buchung hat. Siehe Erforderliche Haftungsausschlüsse und der medizinische Fragebogen.

Die vier Aktionen

Aktion Was sie anlegt
Signaturlink senden Einen Datensatz mit dem Status Link gesendet und eine E-Mail an den Kunden
Unterschriebene Kopie fotografieren Einen unterschriebenen Datensatz mit einem PDF aus bis zu 8 fotografierten Seiten, höchstens 5 MB
Unterschriebene Kopie hochladen Einen unterschriebenen Datensatz mit einer PDF-, JPG-, PNG- oder WebP-Datei bis 5 MB
Unterschrift vor Ort bestätigen Einen unterschriebenen Datensatz mit deinem Namen und der Uhrzeit, ohne Datei

Beim Anlegen eines neuen Datensatzes erscheint die Meldung, die zur gewählten Aktion passt: „Signatur-Link erstellt“ beim Senden eines Links, „Haftungsausschluss bestätigt“ bei einer Bestätigung vor Ort, „Haftungsausschluss hochgeladen“, sobald ein Upload oder eine fotografierte Kopie gespeichert ist.

Der Betreff der E-Mail lautet „Bitte unterschreibe deinen Haftungsausschluss - …“, gefolgt vom Titel der Vorlage. Sie ist in der Sprache des Kunden geschrieben, trägt dein Logo und deine Primärfarbe, und Antworten gehen an die E-Mail-Adresse deiner Tauchbasis. Der Link funktioniert 48 Stunden, wie auch die E-Mail sagt, und das lässt sich nicht ändern. Was der Taucher dann sieht, steht in Was der Taucher beim Unterschreiben sieht.

Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, oder kann die E-Mail nicht zugestellt werden, werden Datensatz und Link trotzdem angelegt, und die Meldung nennt das Problem: „Anfrage erstellt, aber die E-Mail konnte nicht gesendet werden - Link stattdessen kopieren“. Öffne den Datensatz und nutze Link kopieren, um den Link auf anderem Weg weiterzugeben.

Ein Datensatz mit Link gesendet zeigt Link läuft ab, Link kopieren und E-Mail erneut senden.

Hinweis: E-Mail erneut senden schickt denselben Datensatz mit einem neuen 48-Stunden-Link erneut - der Datensatz ändert sich nicht, und der alte Link funktioniert sofort nicht mehr. Es erscheint die Meldung „Link erneut gesendet“, oder, falls die E-Mail nicht verschickt werden kann, „Link erneuert, aber die E-Mail konnte nicht gesendet werden - Link stattdessen kopieren“.

Datensätze, die nicht abgeschlossen werden

Nach 48 Stunden wird ein ungenutzter Link zu Link abgelaufen, in Rot angezeigt. Öffnest du den Datensatz, zeigt er „Der Signaturlink ist am … ungenutzt abgelaufen. Sende einen neuen oder wähle einen anderen Weg zur Unterschrift.“ und bietet wieder die vier Aktionen an, ebenso wie ein Datensatz mit Nicht unterschrieben. Jede Aktion schließt nun genau diesen Datensatz ab oder aktualisiert ihn - keine der vier legt mehr einen neuen an und lässt den alten zurück.

Solange ein Link noch aktiv ist, bietet der Datensatz weder Hochladen noch Fotografieren noch Bestätigen vor Ort an. Um in der Zwischenzeit eine Unterschrift auf Papier zu erfassen, drücke erneut Haftungsausschluss anfordern.

Auch ein abgelehnter Upload hinterlässt einen Datensatz. Bei einer neuen Anfrage legt Unterschriebene Kopie hochladen zuerst den Datensatz an und schickt dann die Datei. Eine Datei über 5 MB wird schon vorher abgelehnt und hinterlässt keinen Datensatz. Wird die Datei selbst abgelehnt - etwa wegen des falschen Typs -, bleibt der Datensatz Nicht unterschrieben, und wählst du im selben Dialog eine andere Datei, wird der Upload bei genau diesem Datensatz erneut versucht, statt einen weiteren anzulegen. Die Dateiauswahl bietet nur PDF, JPEG, PNG und WebP an; siehe Ein Upload wird abgelehnt. Unterschriebene Kopie fotografieren funktioniert genauso: Drückst du erneut Unterschriebene Kopie speichern, wird es beim selben Datensatz noch einmal versucht, solange du den Dialog nicht schließt.

Datensätze von Haftungsausschlüssen lassen sich vom Team weder löschen noch stornieren, eine versehentliche Anfrage bleibt also im Verlauf des Kunden. Automatische Erinnerungen für nicht unterschriebene Links gibt es nicht. Am nächsten kommt dem der Datencheck vor dem Tauchgang, wenn du ihn einschaltest: Seine E-Mail listet die erforderlichen Haftungsausschlüsse, die vor dem Tauchgang noch fehlen; siehe Ablauf, Erneuerung und Prüfung von Haftungsausschlüssen. Um nicht unterschriebene Links zu finden, stelle den Statusfilter unter Dokumente auf Link abgelaufen; siehe Das Dokumentenarchiv.

Wer was darf

Unterschriften anfordern (dazu gehören das Senden von Links, E-Mail erneut senden und Link kopieren), Kopien hochladen oder fotografieren und vor Ort bestätigen sind getrennte Berechtigungen. Wer Haftungsausschlüsse nur sehen darf, sieht die Datensätze ohne diese Buttons. Jeder neue Datensatz braucht außerdem die Berechtigung, Unterschriften anzufordern. Mit den integrierten Berechtigungsvorlagen dürfen Admin, Manager und Team alles. Divemaster, Bootsführer und Tauchlehrer können Links senden und vor Ort bestätigen, aber keine Kopie hochladen oder fotografieren. Siehe Rollen und Vorlagen.

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