Jede Unterschrift beginnt als Datensatz für einen Kunden und eine Vorlage. Du legst ihn im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden oder über Dokumente in der Seitenleiste an. Was der Tab listet und was ein geöffneter Datensatz zeigt, steht in Der Tab Haftungsausschlüsse im Kundenprofil; dieser Artikel behandelt die Aktionen und ihre Stolperfallen.

Wo du anfängst

  • Drücke im Tab Haftungsausschlüsse des Kunden Haftungsausschluss anfordern, wähle die Vorlage und dann eine Aktion.
  • Drücke unter Dokumente auf Haftungsausschluss anfordern (auf dem Handy nur ein Plus-Symbol), suche im Feld Kunde nach Name oder E-Mail (tippe mindestens zwei Zeichen), wähle die Vorlage und dann eine Aktion. So musst du am Empfang nicht erst das Profil öffnen.

Jede aktive Vorlage wird angeboten, auch solche, die der Kunde schon unterschrieben hat. Du forderst für jeden Kunden einzeln an. Es gibt keine Anfrage für mehrere Kunden gleichzeitig, nichts zum Versenden aus einer Ausfahrt oder Buchung heraus und keine automatische Anfrage, wenn jemand bucht oder sich registriert.

Die vier Aktionen

Aktion Was sie anlegt
Signaturlink senden Einen Datensatz mit dem Status Link gesendet und eine E-Mail an den Kunden
Unterschriebene Kopie fotografieren Einen unterschriebenen Datensatz mit einem PDF aus bis zu 8 fotografierten Seiten, höchstens 5 MB
Unterschriebene Kopie hochladen Einen unterschriebenen Datensatz mit einer PDF-, JPG-, PNG- oder WebP-Datei bis 5 MB
Unterschrift vor Ort bestätigen Einen unterschriebenen Datensatz mit deinem Namen und der Uhrzeit, ohne Datei

Beim Anlegen eines neuen Datensatzes erscheint immer die Meldung „Signatur-Link erstellt“, auch wenn gar kein Link im Spiel ist. Uploads zeigen zusätzlich „Haftungsausschluss hochgeladen“.

Der Betreff der E-Mail lautet „Bitte unterschreibe deinen Haftungsausschluss - …“, gefolgt vom Titel der Vorlage. Sie ist in der Sprache des Kunden geschrieben, trägt dein Logo und deine Primärfarbe, und Antworten gehen an die E-Mail-Adresse deiner Tauchbasis. Der Link funktioniert 48 Stunden, wie auch die E-Mail sagt, und das lässt sich nicht ändern. Was der Taucher dann sieht, steht in Was der Taucher beim Unterschreiben sieht.

Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, werden Datensatz und Link trotzdem angelegt, und es wird ohne Warnung nichts verschickt. Öffne den Datensatz und nutze Link kopieren, um den Link auf anderem Weg weiterzugeben.

Ein Datensatz mit Link gesendet zeigt Link läuft ab, Link kopieren und E-Mail erneut senden.

Hinweis: E-Mail erneut senden schickt nicht denselben Link noch einmal. Es legt eine zweite Anfrage mit einem neuen 48-Stunden-Link an. Die erste Anfrage bleibt gültig, bis sie abläuft, und steht danach als Nicht unterschrieben im Tab, oder als Abgelaufen, sobald die Gültigkeitsdauer der Vorlage verstrichen ist.

Datensätze, die nicht abgeschlossen werden

Nach 48 Stunden wird ein ungenutzter Link zu Nicht unterschrieben. Öffnest du einen nicht unterschriebenen Datensatz, bietet er wieder die vier Aktionen an. Unterschriebene Kopie fotografieren und Unterschriebene Kopie hochladen schließen genau diesen Datensatz ab. Signaturlink senden und Unterschrift vor Ort bestätigen legen einen neuen Datensatz an und lassen den nicht unterschriebenen zurück.

Solange ein Link noch aktiv ist, bietet der Datensatz weder Hochladen noch Fotografieren noch Bestätigen vor Ort an. Um in der Zwischenzeit eine Unterschrift auf Papier zu erfassen, drücke erneut Haftungsausschluss anfordern.

Auch ein abgelehnter Upload hinterlässt einen Datensatz. Bei einer neuen Anfrage legt Unterschriebene Kopie hochladen zuerst den Datensatz an und schickt dann die Datei. Wird die Datei abgelehnt, zum Beispiel ein HEIC- oder GIF-Bild oder eine Datei über 5 MB, bleibt der Datensatz Nicht unterschrieben, und wählst du im selben Dialog eine andere Datei, entsteht noch ein Datensatz. Schließe den Dialog, öffne diesen Datensatz mit Nicht unterschrieben und lade die korrigierte Datei dort hoch, statt erneut Haftungsausschluss anfordern zu drücken. Die Dateiauswahl bietet jeden Bildtyp an, angenommen werden aber nur JPEG, PNG und WebP; siehe Ein Upload wird abgelehnt. Unterschriebene Kopie fotografieren regelt das von selbst: Drückst du erneut Unterschriebene Kopie speichern, wird es beim selben Datensatz noch einmal versucht, solange du den Dialog nicht schließt.

Datensätze von Haftungsausschlüssen lassen sich weder löschen noch stornieren, eine versehentliche Anfrage bleibt also im Verlauf des Kunden. Automatische Erinnerungen für nicht unterschriebene Links gibt es nicht.

Wer was darf

Unterschriften anfordern (dazu gehören das Senden von Links und E-Mail erneut senden), Kopien hochladen oder fotografieren und vor Ort bestätigen sind getrennte Berechtigungen. Jeder neue Datensatz braucht außerdem die Berechtigung, Unterschriften anzufordern. Mit den integrierten Berechtigungsvorlagen dürfen Admin, Manager und Team alles. Divemaster, Bootsführer und Tauchlehrer können Links senden und vor Ort bestätigen, aber keine Kopie hochladen oder fotografieren. Siehe Rollen und Vorlagen.

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