Richiedi la firma di una liberatoria

Ogni firma nasce come una liberatoria registrata per un cliente e un modello. La crei dalla scheda Liberatorie del cliente oppure da Documenti nella barra laterale. Cosa elenca la scheda e cosa mostra una liberatoria aperta è spiegato in La scheda Liberatorie nel profilo del cliente; questo articolo tratta le azioni e le loro insidie.

Da dove partire

• Nella scheda Liberatorie del cliente, premi Richiedi liberatoria, scegli il Modello e poi un'azione.
• In Documenti, premi Richiedi liberatoria (sul telefono solo un'icona più), cerca il Cliente per nome o e-mail (digita almeno due caratteri), scegli il Modello e poi un'azione. Così al banco non devi aprire il profilo.

Vengono proposti tutti i modelli attivi, compresi quelli che il cliente ha già firmato. Richiedi la firma a un cliente alla volta; non esiste una richiesta per più clienti insieme. Puoi anche inviare le liberatorie mancanti di una prenotazione dalla sua checklist di arrivo, e quelle di un gruppo d'immersione dalla sua Verifica delle liberatorie. Vedi Fai il check-in di un ospite con il suo codice QR.

Richieste automatiche

In Impostazioni → Liberatorie, Come gli ospiti ricevono le liberatorie decide se DivePilot consegna da solo i link per la firma:

• Subito dopo l'iscrizione: la schermata di conferma dopo la registrazione o la prenotazione online elenca i moduli da firmare con Firma ora, e l'e-mail «I tuoi dati sono arrivati a …» o «Abbiamo ricevuto la tua prenotazione …» contiene gli stessi link. L'e-mail di conferma di una prenotazione online elenca ciò che manca ancora.
• Alla conferma: niente all'iscrizione; i link partono con l'e-mail di conferma di una prenotazione online, così nessuno firma per una prenotazione che potresti non accettare. È l'impostazione di un nuovo centro immersioni.
• Li inviamo noi: niente parte da solo.

In entrambe le modalità automatiche anche un link di aggiornamento salvato elenca ciò che manca ancora, e dopo aver firmato un modulo la pagina porta al successivo. Le prenotazioni che crei tu non ricevono e-mail, quindi i loro ospiti ricevono solo i link che invii tu.

Quando un link è dovuto, DivePilot si assicura che esista un link per la firma funzionante per ogni liberatoria mancante, senza un'e-mail di firma a parte. Riusa un link ancora aperto, dà un nuovo link di 48 ore a una liberatoria il cui link è scaduto, e crea una nuova liberatoria Link inviato solo quando non c'è né l'uno né l'altra. Le liberatorie di cui ha bisogno un ospite sono quelle di ciascuna sua prenotazione riservata, confermata o con check-in da oggi in poi, secondo le regole di quella prenotazione, oppure le liberatorie generali per le immersioni ricreative se non ha prenotazioni di questo tipo. Vedi Liberatorie obbligatorie e questionario medico.

Le quattro azioni

Quando crei una nuova liberatoria compare un messaggio diverso a seconda dell'azione: «Link per la firma creato» per un link inviato, «Liberatoria confermata» per una conferma di persona, «Liberatoria caricata» una volta salvata una copia caricata o fotografata.

L'e-mail e il link per la firma

L'oggetto dell'e-mail è «Firma la tua liberatoria - …» seguito dal titolo del modello. È scritta nella lingua del cliente, riporta il tuo logo e il tuo colore primario, e le risposte arrivano all'indirizzo e-mail del tuo centro immersioni. Il link funziona per 48 ore, come dice l'e-mail, e questa durata non si può cambiare. Cosa vede poi il subacqueo è descritto in Cosa vede il subacqueo quando firma.

Se il cliente non ha un indirizzo e-mail, o l'e-mail non può essere consegnata, la liberatoria e il link vengono creati comunque, e il messaggio indica il problema: «Richiesta creata, ma l'email non è stata inviata - copia il link invece». Apri la liberatoria e usa Copia il link per fargli avere il link in un altro modo.

Una liberatoria Link inviato mostra Il link scade, Copia il link e Invia di nuovo l'e-mail.

Nota: Invia di nuovo l'e-mail dà alla stessa richiesta un nuovo link valido 48 ore - la liberatoria non cambia, e il vecchio link smette subito di funzionare. Compare «Link reinviato», oppure, se l'e-mail non riesce a partire, «Link rinnovato, ma l'email non è stata inviata - copia il link invece».

Richieste non completate

Dopo 48 ore un link mai usato diventa Link scaduto, mostrato in rosso. Aprendo la liberatoria compare «Il link per la firma è scaduto il … senza essere usato. Inviane uno nuovo o scegli un altro modo per firmare.» e ritrovi le quattro azioni, come in una liberatoria Non firmata. Ora ogni azione completa o aggiorna quella stessa liberatoria - nessuna delle quattro la lascia lì per crearne un'altra.

Finché un link è ancora attivo, la liberatoria non offre caricamento, foto o conferma di persona. Per registrare nel frattempo una firma su carta, premi di nuovo Richiedi liberatoria.

Anche un caricamento rifiutato lascia dietro di sé una liberatoria. In una nuova richiesta, Carica la copia firmata crea prima la liberatoria e poi invia il file. Un file oltre i 5 MB viene rifiutato prima e non lascia quindi alcuna liberatoria. Se è il file stesso a essere rifiutato - per esempio il tipo sbagliato - la liberatoria resta Non firmata, e scegliere un altro file nella stessa finestra riprova il caricamento sulla stessa liberatoria invece di crearne un'altra. Il selettore dei file propone solo PDF, JPEG, PNG e WebP; vedi Un caricamento viene rifiutato. Fotografa la copia firmata funziona allo stesso modo: premendo di nuovo Salva la copia firmata riprova sulla stessa liberatoria, purché tu non chiuda la finestra.

Le liberatorie registrate non si possono eliminare né annullare dallo staff, quindi una richiesta fatta per errore resta nello storico del cliente. Non ci sono promemoria automatici per i link non firmati. La cosa più vicina è il controllo dati prima dell'immersione, se lo attivi: la sua e-mail elenca le liberatorie obbligatorie ancora mancanti prima dell'immersione; vedi Scadenza, rinnovo e verifiche delle liberatorie. Per trovare i link non firmati, imposta il filtro per stato in Documenti su Link scaduto; vedi L'archivio dei documenti.

Chi può fare cosa

Richiedere firme (che comprende l'invio dei link, Invia di nuovo l'e-mail e Copia il link), caricare o fotografare copie e confermare di persona sono permessi separati. Con il solo permesso di vedere le liberatorie, queste compaiono senza quei pulsanti. Per creare qualsiasi nuova liberatoria serve anche il permesso di richiedere firme. Con i preset integrati, Admin, Manager e Staff possono fare tutto. Divemaster, Responsabile di barca e Istruttore possono inviare link e confermare di persona, ma non caricare o fotografare una copia. Vedi Ruoli e preset.