Un enlace de actualización permite que un buceador revise en su propio móvil los datos que tienes sobre él, corrija lo que esté desactualizado y complete lo que falte. Te ahorra teclear en el mostrador y, a diferencia del enlace de autorregistro, actualiza el cliente existente en lugar de crear uno nuevo.

Cuándo usarlo

  • A un cliente le faltan datos que tu formulario de cliente marca como Obligatorio. La tarjeta Enlace de actualización bajo su nombre muestra entonces, por ejemplo, «Faltan 2 datos obligatorios», seguido de los campos, con un botón Enviar enlace de actualización. El mismo botón está en el panel de check-in de la reserva: consulta Haz el check-in de un cliente con su código QR.
  • Un cliente habitual quiere poner al día sus datos. Envíale un enlace de actualización, no el enlace de autorregistro: registrarse de nuevo crea un segundo cliente, que luego tendrías que fusionar.

Crea un enlace

  1. Abre el cliente y pulsa Enviar enlace de actualización en la tarjeta Enlace de actualización, o elige Enlace de actualización en el menú de acciones. Necesitas el permiso de editar clientes.
  2. En Válido durante, elige 1 hora, Hasta esta noche, 3 días, 7 días o Hasta una fecha. Hasta esta noche viene seleccionado. La fecha que elijas puede ser cualquier día desde hoy hasta dentro de 30 días; el enlace caduca entonces a medianoche al final de ese día, en la zona horaria de tu centro de buceo.
  3. Enviarlo también por correo a, seguido de la dirección del cliente, envía además el enlace por correo. Viene marcada siempre que el cliente tiene dirección; desmárcala para entregar el enlace solo en el mostrador. Si no hay dirección guardada, la casilla dice «No hay correo guardado: muestra el código o copia el enlace» y no se puede marcar.
  4. Pulsa Crear enlace.

Solo funciona un enlace a la vez. Si el cliente ya tiene un enlace abierto, el diálogo avisa de que dejará de funcionar, y el nuevo enlace lo cierra.

Entrega el enlace

Crear enlace cierra el diálogo. Si el enlace no se envió por correo, su código QR se abre a pantalla completa al momento, con el título «Escanea para revisar tus datos» y el nombre del cliente, para que el buceador lo escanee con la cámara de su móvil en el mostrador. Ciérralo cuando haya abierto el enlace.

El asunto del correo es «Revisa tus datos para» seguido del nombre de tu centro de buceo, y lleva un botón Revisar mis datos. Si el envío falla, un aviso dice «No se pudo enviar el correo. Muestra el código o copia el enlace.»; el enlace sigue funcionando.

DivePilot guarda el enlace abierto, cifrado, así que puedes volver a mostrarlo, copiarlo o enviarlo por correo desde la página del cliente hasta que se use, caduque o se sustituya.

El enlace abierto en la página del cliente

Mientras hay un enlace abierto, la tarjeta Enlace de actualización bajo el nombre del cliente muestra un código QR pequeño y «Enlace de actualización abierto», luego «Válido hasta» con la fecha y la hora y cuánto tiempo queda, y cómo se envió el enlace: «Enviado automáticamente antes de la inmersión», «Enviado por correo» con la fecha y la hora, o «Creado por» con un nombre.

  • Mostrar QR, o un clic en el código pequeño, muestra el código a pantalla completa, para que el buceador lo escanee desde tu pantalla.
  • Copiar enlace copia el enlace para pegarlo en un mensaje.
  • Enviar por correo envía el enlace a la dirección del cliente. Una vez enviado, el botón dice Enviar de nuevo. Solo se ofrece cuando el cliente tiene dirección de correo.
  • Nuevo enlace abre el diálogo para sustituir el enlace, y Revocar lo detiene al instante.

Enviar por correo, Nuevo enlace y Revocar necesitan el permiso de editar clientes.

Si la tarjeta dice «Este enlace ya no se puede mostrar ni enviar. Crea uno nuevo si aún hace falta.», DivePilot ya no puede recuperar el enlace. Sigue funcionando para un buceador que ya lo tiene, pero solo quedan Nuevo enlace y Revocar. Si intentas mostrarlo o enviarlo por correo, la respuesta es «Este enlace ya no se puede mostrar ni enviar. Crea uno nuevo.».

Sin un enlace abierto, la tarjeta lista los datos obligatorios que faltan, o dice «Deja que … revise y complete sus datos en su propio móvil.», con Enviar enlace de actualización.

Qué puede cambiar el buceador

El enlace abre una página llamada Revisa tus datos con los mismos pasos que tu formulario de registro, rellenados con lo que tienes guardado. Los campos que pusiste en Solo personal u Oculto en el formulario de cliente no aparecen en la página y se quedan como están.

  • Las notas médicas y el número de pasaporte nunca se muestran. La página solo dice que están guardados, y el buceador elige Mantener, Sustituir (y escribe un valor nuevo) o Eliminar. Eliminar no se ofrece cuando el campo es obligatorio.
  • Las titulaciones que tienes aparecen en Titulaciones guardadas y no se pueden cambiar ni eliminar. El buceador solo puede añadir nuevas, y estas quedan sin verificar hasta que alguien de tu equipo las revisa.
  • Los campos obligatorios deben estar rellenos antes de guardar, como en el formulario de registro.
  • El buceador vuelve a marcar la casilla de consentimiento y pulsa Guardar mis datos.

El enlace funciona una vez. Guardar sin cambios también cuenta: se te informa de que el buceador ha confirmado sus datos. Después, hasta que caduca, el enlace muestra «Tus datos ya están guardados» con los formularios que aún faltan por firmar, para que un buceador que vuelve desde el correo pueda terminarlos; el formulario de datos sigue bloqueado. La parte del buceador se describe en Actualiza tus datos con un enlace de tu centro de buceo.

Exenciones después de guardar

Si al guardar aún faltan exenciones que necesita el buceador o están caducadas, y Cómo reciben los clientes sus exenciones no está en Los enviamos nosotros, la página sigue con Un paso más y un botón Firmar ahora para cada formulario. Abren la página normal de firma, sin un correo de firma aparte. La página tiene en cuenta todas las reservas reservadas o confirmadas del buceador a partir de hoy, cada una según sus propias reglas, como en su panel Check-in: las exenciones generales para inmersiones recreativas o para cursos, las exenciones adicionales de la plantilla del curso y las exenciones adicionales del grupo de buceo. A un buceador sin ninguna reserva así se le ofrecen las exenciones generales para inmersiones recreativas. Consulta Exenciones obligatorias y el cuestionario médico.

Qué ves después

  • Al final de la tarjeta Enlace de actualización, una línea como «Última actualización del cliente …: 3 datos cambiados», con la fecha y la hora. Ver cambios abre la pestaña Perfil en la tarjeta Actualizado por el cliente. Después de guardar sin cambios, la línea dice «Revisado por el cliente …: sin cambios».
  • Una notificación Datos actualizados, que dice «… actualizó:» con los campos cambiados, o «… confirmó sus datos sin cambios». La ve todo el que puede ver clientes, y al hacer clic se abre la pestaña Perfil del cliente.
  • En la pestaña Perfil, la tarjeta Actualizado por el cliente lista cada actualización con su fecha, como «3 datos actualizados» o «Confirmó sus datos sin cambios». Haz clic en una actualización para ver cada campo como antes → después. Las notas médicas, las preferencias alimentarias y el número de pasaporte solo muestran «Cambiado (no se muestra)» o «Eliminado», nunca los valores.
  • Exportar datos añade una hoja Actualizaciones de datos con el mismo historial.

Eliminar, anonimizar y fusionar

  • Eliminar un cliente, que lo pasa a Archivados, cierra su enlace abierto.
  • Eliminación RGPD borra sus enlaces de actualización y todo el historial de actualizaciones, porque el historial contiene valores anteriores.
  • Al fusionar dos clientes, el historial de actualizaciones pasa al cliente que conservas.

Consulta Archiva, exporta o anonimiza un cliente y Fusiona clientes duplicados.

Envía el enlace antes de cada inmersión

En Ajustes, luego Formulario de cliente, la tarjeta Revisión de datos antes de la inmersión envía enlaces de actualización por ti. Viene desactivada. Actívala y elige en Enviarlo cuántos días antes de la inmersión, de 1 a 7; por defecto son 2. Los cambios se guardan al momento. Necesitas el permiso de cambiar los ajustes del formulario de cliente.

  • Cada día a las 10:00 en la zona horaria de tu centro de buceo, DivePilot revisa las reservas en estado reservada o confirmada aún no revisadas cuyo día de inmersión cae entre mañana y dentro de ese número de días. El día de la inmersión es el día de la salida en la que está asignado el cliente; para una reserva inscrita en un curso, el inicio del curso; si no, el día reservado. También cuentan las reservas que creaste tú.
  • Un buceador al que le faltan datos obligatorios, o una exención obligatoria que falta o caduca antes del final del día de la inmersión, recibe un correo con el asunto «Antes de tu inmersión del» seguido de la fecha y el nombre de tu centro de buceo. Lista lo que falta y lleva un botón Completar mis datos. El enlace funciona una vez, hasta el final del día de la inmersión.
  • Los buceadores a los que no les falta nada, y los clientes sin dirección de correo, no reciben ningún correo.
  • Cada reserva se revisa una vez. Un buceador con varias reservas recibe un solo correo, sobre la primera. Una reserva cuyo día cambia, porque se edita su fecha o su salida pasa a otro día, se vuelve a revisar.
  • Si una revisión no llegó a hacerse o el correo falló, la de la mañana siguiente lo recupera.
  • Un enlace que ya estaba abierto, por ejemplo uno que enviaste por correo, sigue funcionando hasta que sale el correo antes de la inmersión. Solo entonces lo sustituye el nuevo enlace, y la página del cliente lo muestra como «Enviado automáticamente antes de la inmersión». Si el envío falla, el enlace abierto se queda como está.

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