Archiva, exporta o anonimiza un cliente

Tres acciones se parecen pero hacen cosas muy distintas. Elige la que corresponde a la petición que tienes delante.

Eliminar y restaurar

Eliminar, en la fila de un cliente o en las acciones de la fila, desactiva la ficha. El diálogo dice que el cliente quedará desactivado. Desaparece de la pestaña Activos y aparece en Archivados, con todo intacto, salvo que un enlace de actualización abierto deja de funcionar. Pulsa restaurar ahí para recuperarlo.

Úsalo para un cliente que no esperas que vuelva, o para una ficha creada por error.

Exportar datos

Exportar datos, en el menú de acciones del perfil, descarga la ficha del cliente como hoja de cálculo de Excel. Incluye los datos personales, la dirección, el perfil de buceo, la salud y el equipo, y las exenciones. Una exención que se solicitó pero nunca se firmó muestra «Aún sin firmar» en la columna Firmada el. La hoja Actualizaciones de datos lista cada cambio que el cliente hizo a través de un enlace de actualización, con el campo y su valor antes y después; para las notas médicas, las preferencias alimentarias y el número de pasaporte solo indica que se cambiaron o se eliminaron, porque esos valores nunca se guardan en el historial. Es lo que entregas cuando un cliente pregunta qué datos tienes sobre él. No hay importación en sentido contrario: los clientes llegan a través de tu propio diálogo, del enlace de registro o de la página de reservas, no desde un archivo CSV o Excel.

Después vienen las reservas y el dinero del cliente, una hoja para cada cosa:

• Reservas: cada reserva con su número, el número GR cuando se reservó junto con otros, tipo, fecha, estado y si se reservó online. Solo aparecen las reservas del propio cliente.
• Reservados juntos: cada grupo para el que reservó el cliente, con su número GR, cuándo se reservó, su primer y último día y cuántas personas. Los nombres y las reservas de los demás no están en la exportación.
• Depósitos: el depósito de cada reserva que lo pidió, con el importe, la fecha límite y si está pendiente, pagado, condonado o no pagado.
• Cancelaciones y gastos: cada reserva cancelada y cada curso que el cliente dejó, con el motivo, el porcentaje y los gastos cobrados, y cada tarifa por no presentación. Un cargo condonado indica cuándo y por qué se condonó.
• Cuentas y Cargos: cada cuenta del cliente con sus líneas, y las líneas propias del cliente en una cuenta que paga otra persona. Una línea de otro buceador en la cuenta del cliente no muestra su nombre.
• Pagos: cada pago en sus cuentas con el método, el día contable y si se pagó online o en el centro de buceo.
• Reembolsos: los reembolsos en el centro de buceo y a la tarjeta, con su estado.
• Disputas: las disputas de tarjeta de sus pagos online.
• Documentos: las facturas, facturas rectificativas y recibos emitidos en sus cuentas, con número, tipo, fecha y total. Los PDF no están en la hoja; descárgalos desde la cuenta.
• Enlace de pago: si el enlace de pago del cliente está activo, caducado o revocado, cuándo se creó, se envió por última vez y se usó por última vez, y cuándo caduca. El enlace en sí nunca está en la exportación.

Lo que contiene el archivo depende de quién exporta. Depósitos y Cancelaciones y gastos requieren acceso a la cuenta de este cliente: Ver todas las cuentas, o Ver las cuentas de sus clientes para un cliente de tus propias salidas y cursos. Cuentas, Cargos, Pagos, Reembolsos y Disputas requieren Ver todas las cuentas y Ver en Pagos; Documentos requiere además Ver todas las facturas y recibos. Una hoja que no puedes ver se omite, y la hoja Resumen la indica en No incluido en este archivo, para que un compañero con esos permisos pueda exportar la copia completa.

Los encabezados de las columnas están en tu propio idioma. La hoja de todo el centro de un centro bloqueado contiene todas las cuentas del centro, véase Cuando termina el acceso.

Eliminación RGPD

Eliminación RGPD, en el mismo menú, abre el diálogo Eliminación RGPD - anonimizar cliente. Borra de forma permanente los datos personales: nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, dirección, número de pasaporte, notas médicas y preferencias alimentarias, además de las titulaciones con sus números, las tallas de equipo, el lastre, las notas sobre el equipo, el número de inmersiones y la fecha de la última inmersión. También vacía la nota de equipo de las reservas del cliente, la nota de sus alquileres y sus notas de asistencia a los cursos, elimina todas las notificaciones de la campana que lo nombran, quita los enlaces de firma de exenciones que nunca se usaron, elimina sus enlaces de actualización y el historial de los datos que actualizó con ellos, y borra la dirección IP y el dispositivo registrados en cada firma de exención. Las reservas, los alquileres y los registros de cursos se conservan bajo el nombre «Anonymised User». Confirma con Anonimizar de forma permanente.

Úsalo cuando un cliente pide que lo borres. No se puede deshacer, y el cliente deja de aparecer en Activos, en Archivados y en la búsqueda de la barra superior. Para borrar a un cliente archivado, restáuralo primero.

Nota: Las exenciones completadas se conservan íntegras: el nombre escrito, la firma dibujada, las respuestas médicas y el archivo subido de una exención en papel. Son tu prueba si alguna vez se presenta una reclamación, y el RGPD permite conservar los datos necesarios para defenderse de reclamaciones legales. El diálogo lo indica antes de que confirmes. Siguen apareciendo en el archivo de documentos, tal como promete esta nota.

Nota: En las cuentas, un borrado conserva los importes, para que tu contabilidad cuadre, y borra el texto libre de las líneas y los pagos del cliente borrado, como notas, referencias, motivos de anulación y los motivos de un precio cambiado, y la descripción de sus líneas de texto libre, que pasan a mostrarse como «Cargo (texto eliminado)». También se borra el motivo por el que se condonó una tarifa por no presentación en sus reservas; la tarifa sigue condonada. Las facturas, las facturas rectificativas y los recibos se conservan tal como se emitieron, con el nombre del cliente; DivePilot no los borra. Pregunta a tu gestoría cuánto tiempo debes conservarlos. El bloque Facturar a de las cuentas del cliente se borra. Los enlaces de pago del cliente dejan de funcionar, y los importes de sus pagos online se conservan.

Cuál usar en cada caso