Einen Kunden archivieren, exportieren oder anonymisieren

Drei Aktionen sehen ähnlich aus, tun aber sehr Verschiedenes. Wähle die, die zur Anfrage vor dir passt.

Löschen und wiederherstellen

Löschen in der Zeile eines Kunden, oder in den Zeilenaktionen, deaktiviert den Datensatz. Der Dialog sagt, dass der Kunde deaktiviert wird. Er verschwindet aus dem Tab Aktiv und erscheint unter Archiviert, mit allem, was dazugehört, nur dass ein offener Aktualisierungslink nicht mehr funktioniert. Drücke dort auf Wiederherstellen, um ihn zurückzuholen.

Nutze das für einen Gast, den du nicht mehr erwartest, oder für einen versehentlich angelegten Datensatz.

Daten exportieren

Daten exportieren im Aktionsmenü des Profils lädt den Datensatz des Kunden als Excel-Tabelle herunter. Sie umfasst persönliche Daten, Adresse, Tauchprofil, Gesundheit und Ausrüstung sowie Haftungsausschlüsse. Ein Haftungsausschluss, der angefordert, aber nie unterschrieben wurde, zeigt in der Spalte Unterschrieben am „Noch nicht unterschrieben“. Das Blatt Datenaktualisierungen listet jede Änderung, die der Kunde über einen Aktualisierungslink gemacht hat, mit dem Feld und seinem Wert vorher und nachher; bei medizinischen Hinweisen, Ernährungswünschen und Passnummer steht nur, dass sie geändert oder entfernt wurden, weil diese Werte nie im Verlauf gespeichert werden. Das ist es, was du übergibst, wenn ein Kunde fragt, welche Daten du über ihn hast. Einen Import in die andere Richtung gibt es nicht: Kunden kommen über deinen eigenen Dialog, den Registrierungslink oder die Buchungsseite herein, nicht aus einer CSV- oder Excel-Datei.

Danach folgen die Buchungen und das Geld des Kunden, je ein Blatt:

• Buchungen: jede Buchung mit Nummer, der GR-Nummer, wenn sie zusammen mit anderen gebucht wurde, Art, Datum, Status und ob sie online gebucht wurde. Es stehen nur die eigenen Buchungen des Kunden darin.
• Gemeinsam gebucht: jede Gruppe, für die der Kunde gebucht hat, mit GR-Nummer, Buchungszeitpunkt, erstem und letztem Tag und Anzahl der Personen. Namen und Buchungen der anderen stehen nicht im Export.
• Anzahlungen: die Anzahlung jeder Buchung, die eine verlangt hat, mit Betrag, Fälligkeit und ob sie fällig, bezahlt, erlassen oder nicht bezahlt ist.
• Stornos und Gebühren: jede stornierte Buchung und jeder Kurs, von dem der Kunde zurückgetreten ist, mit Grund, Gebührensatz und berechneter Gebühr, sowie jede No-Show-Gebühr. Bei einer erlassenen Gebühr steht, wann und warum sie erlassen wurde.
• Rechnungen und Positionen: jede Rechnung des Kunden mit ihren Positionen, und die eigenen Positionen des Kunden auf einer Rechnung, die jemand anderes bezahlt. Eine Position eines anderen Tauchers auf der Rechnung des Kunden zeigt keinen Namen.
• Zahlungen: jede Zahlung auf seinen Rechnungen mit Zahlungsart, Geschäftstag und ob sie online oder in der Tauchbasis bezahlt wurde.
• Erstattungen: Erstattungen in der Tauchbasis und auf die Karte, mit ihrem Status.
• Anfechtungen: Kartenanfechtungen seiner Online-Zahlungen.
• Dokumente: die Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen zu seinen Rechnungen, mit Nummer, Art, Datum und Betrag. Die PDFs sind nicht in der Tabelle; du lädst sie auf der Rechnung herunter.
• Zahlungslink: ob der Zahlungslink des Kunden aktiv, abgelaufen oder widerrufen ist, wann er erstellt, zuletzt gesendet und zuletzt verwendet wurde und wann er abläuft. Der Link selbst steht nie im Export.

Was die Datei enthält, hängt davon ab, wer exportiert. Anzahlungen und Stornos und Gebühren brauchen Zugriff auf die Rechnung dieses Kunden: Alle Rechnungen sehen, oder Rechnungen eigener Gäste sehen für einen Gast auf deinen eigenen Ausfahrten und Kursen. Rechnungen, Positionen, Zahlungen, Erstattungen und Anfechtungen brauchen Alle Rechnungen sehen und Ansehen unter Zahlungen; Dokumente braucht zusätzlich Alle Rechnungen und Quittungen sehen. Ein Blatt, das du nicht sehen darfst, fehlt, und das Blatt Übersicht nennt es unter Nicht in dieser Datei, damit jemand mit diesen Berechtigungen die vollständige Kopie exportieren kann.

Die Spaltenüberschriften sind in deiner eigenen Sprache. Die Tabelle der ganzen Tauchbasis bei gesperrtem Zugang enthält jede Rechnung der Tauchbasis, siehe Wenn der Zugriff beendet ist.

DSGVO-Löschung

DSGVO-Löschung im selben Menü öffnet den Dialog DSGVO-Löschung - Kunde anonymisieren. Er löscht die persönlichen Daten endgültig: Name, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Adresse, Passnummer, medizinische Hinweise und Ernährungswünsche sowie die Brevets mit ihren Nummern, die Ausrüstungsgrößen, das Bleigewicht, die Notizen zur Ausrüstung, die Tauchgangszahl und das Datum des letzten Tauchgangs. Außerdem leert er die Ausrüstungsnotiz in den Buchungen des Kunden, die Notiz in seinen Verleihen und seine Notizen zur Kursanwesenheit, löscht jede Benachrichtigung in der Glocke, die ihn nennt, entfernt Signaturlinks für Haftungsausschlüsse, die nie genutzt wurden, löscht seine Aktualisierungslinks und den Verlauf der Daten, die er darüber aktualisiert hat, und löscht die IP-Adresse und das Gerät, die bei jeder Unterschrift eines Haftungsausschlusses erfasst wurden. Buchungen, Verleihe und Kursdatensätze bleiben unter dem Namen „Anonymised User“ erhalten. Bestätige mit Dauerhaft anonymisieren.

Nutze das, wenn ein Kunde gelöscht werden möchte. Es lässt sich nicht rückgängig machen, und der Kunde erscheint weder unter Aktiv noch unter Archiviert noch in der Suche der oberen Leiste. Um einen archivierten Kunden zu löschen, stelle ihn zuerst wieder her.

Hinweis: Abgeschlossene Haftungsausschlüsse bleiben vollständig erhalten: der getippte Name, die gezeichnete Unterschrift, die medizinischen Antworten und eine hochgeladene Datei eines Haftungsausschlusses auf Papier. Sie sind dein Nachweis, falls jemals ein Anspruch geltend gemacht wird, und die DSGVO erlaubt es, Daten aufzubewahren, die zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche nötig sind. Der Dialog weist darauf hin, bevor du bestätigst. Sie tauchen weiterhin im Dokumentenarchiv auf, genau wie dieser Hinweis es verspricht.

Hinweis: Auf Rechnungen behält eine Löschung die Beträge, damit deine Buchhaltung stimmt, und löscht den Freitext der Positionen und Zahlungen des gelöschten Gastes, etwa Notizen, Referenzen, Stornogründe und die Gründe für einen geänderten Preis, sowie die Beschreibung seiner Freitext-Positionen, die dann als „Position (Text entfernt)“ erscheinen. Auch der Grund, mit dem eine No-Show-Gebühr auf seinen Buchungen erlassen wurde, wird gelöscht; die Gebühr bleibt erlassen. Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Quittungen bleiben, wie sie ausgestellt wurden, mit dem Namen des Gastes darauf; DivePilot löscht sie nicht. Frag deine Steuerberatung, wie lange du sie aufbewahren musst. Der Block Rechnung an der Gastrechnungen des Gastes wird gelöscht. Die Zahlungslinks des Gastes funktionieren nicht mehr, und die Beträge seiner Online-Zahlungen bleiben.

Was wann