Zwei Datensätze für dieselbe Person kommen öfter vor, als man denkt: Ein Gast registriert sich online, nachdem du ihn schon angelegt hast, oder bucht ein zweites Mal online. Online-Registrierungen und -Buchungen legen immer einen neuen Datensatz an, auch wenn die E-Mail-Adresse schon hinterlegt ist. DivePilot verhindert Dubletten nicht. Stattdessen kannst du sie zusammenführen.
Eine Zusammenführung starten
- Öffne Kunden in der Seitenleiste und drücke Zusammenführen. Die Liste wechselt in den Auswahlmodus.
- Kreuze die beiden Datensätze an, die du zusammenführen willst. Der Button Weiter unten auf dem Bildschirm wird aktiv, sobald genau zwei ausgewählt sind.
- Drücke Weiter. Der Dialog Kunden zusammenführen öffnet sich.
Du kannst auch von einem der beiden Profile aus starten: Öffne es und wähle Zusammenführen im Aktionsmenü. Der Dialog öffnet sich mit diesem Kunden als Hauptdatensatz, und du suchst den anderen unter Zweiter Datensatz. Zusammenführen siehst du nur, wenn deine Berechtigungen das Zusammenführen von Kunden umfassen, und nur aktive Kunden lassen sich zusammenführen; stelle einen archivierten Datensatz also zuerst wieder her.
Festlegen, welcher Datensatz bleibt
Der Dialog zeigt beide Datensätze nebeneinander. Einer ist als Hauptdatensatz markiert und bleibt erhalten, der andere als Zweiter Datensatz und wird gelöscht. Sind sie vertauscht, nutze den Tausch-Button zwischen ihnen.
Wo sich die beiden Datensätze in einem Feld unterscheiden, listet der Dialog es unter Felder zu prüfen mit beiden Werten auf, und der Wert des Hauptdatensatzes ist ausgewählt. Wähle den Wert des zweiten Datensatzes bei jedem Feld, in dem er der bessere ist. Wo sie übereinstimmen, musst du nichts tun. Über den Feldern siehst du, was aus dem zweiten Datensatz übernommen wird: seine Buchungen, Brevets, unterschriebenen Haftungsausschlüsse und Kursanmeldungen. Auch seine Verleihe werden übernommen. Ein Brevet auf einer Stufe, die der Hauptdatensatz schon hat, oder eine Anmeldung zu einem Kurs, in dem der Hauptdatensatz schon angemeldet ist, wird entfernt statt übernommen.
Drücke Kunden zusammenführen, um abzuschließen.
Hinweis: Eine Zusammenführung lässt sich nicht rückgängig machen. Lies die zu prüfenden Felder, bevor du bestätigst, und wähle als Hauptdatensatz den mit den besseren Kontaktdaten.
Dubletten vermeiden, wo es geht
- Suche nach Name oder E-Mail, bevor du jemanden von Hand anlegst. Das Suchfeld auf der Seite Kunden durchsucht Vorname, Nachname und E-Mail.
- Frag wiederkehrende Gäste, ob sie schon einmal bei dir getaucht haben, statt ihnen den Registrierungs-QR-Code erneut hinzuhalten.
Weitere Wege, einen Datensatz aufzuräumen
- Löschen in einer Zeile deaktiviert den Kunden. Er wandert in den Tab Archiviert und kann von dort wiederhergestellt werden.
- DSGVO-Löschung im Aktionsmenü eines Profils anonymisiert die persönlichen Daten dauerhaft, behält aber Buchungen und Haftungsausschlüsse für die Nachvollziehbarkeit. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
- Daten exportieren im selben Menü lädt den Datensatz des Kunden als Tabelle für eine Auskunftsanfrage herunter, lässt aber Buchungen, Kurse und Verleihe weg.
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