Mit einem Aktualisierungslink prüft ein Taucher auf seinem eigenen Handy die Daten, die du über ihn hast, korrigiert Veraltetes und ergänzt, was fehlt. Das spart Tipparbeit am Empfang, und anders als der Registrierungslink aktualisiert er den bestehenden Kunden, statt einen neuen anzulegen.

Wann du ihn nutzt

  • Einem Kunden fehlen Angaben, die dein Kundenformular auf Pflichtfeld setzt. Die Karte Aktualisierungslink unter seinem Namen zeigt dann zum Beispiel „2 Pflichtangaben fehlen“, gefolgt von den Feldern, mit einem Button Aktualisierungslink senden. Denselben Button gibt es im Check-in-Panel der Buchung: siehe Einen Gast mit seinem QR-Code einchecken.
  • Ein Stammgast möchte seine Daten auf den neuesten Stand bringen. Schick ihm einen Aktualisierungslink, nicht den Registrierungslink: Eine erneute Registrierung legt einen zweiten Kunden an, den du dann zusammenführen müsstest.
  1. Öffne den Kunden und drücke Aktualisierungslink senden auf der Karte Aktualisierungslink, oder wähle Aktualisierungslink im Aktionsmenü. Du brauchst die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten.
  2. Wähle unter Gültig für 1 Stunde, Bis heute Nacht, 3 Tage, 7 Tage oder Bis zu einem Datum. Bis heute Nacht ist vorausgewählt. Als Datum kannst du jeden Tag von heute bis in 30 Tagen wählen; der Link endet dann um Mitternacht am Ende dieses Tages, in der Zeitzone deiner Tauchbasis.
  3. Auch per E-Mail an … senden, mit der Adresse des Kunden, schickt den Link zusätzlich per E-Mail. Das Häkchen ist gesetzt, sobald der Kunde eine Adresse hat; entferne es, um den Link nur am Empfang zu übergeben. Ist keine Adresse hinterlegt, lautet das Feld „Keine E-Mail-Adresse hinterlegt: Code zeigen oder Link kopieren“ und lässt sich nicht anhaken.
  4. Drücke Link erstellen.

Es funktioniert immer nur ein Link. Hat der Kunde schon einen offenen Link, warnt der Dialog, dass er nicht mehr funktionieren wird, und der neue Link schließt ihn.

Link erstellen schließt den Dialog. Wurde der Link nicht per E-Mail verschickt, öffnet sich sein QR-Code sofort bildschirmfüllend, mit der Überschrift „Scannen, um deine Daten zu prüfen“ und dem Namen des Kunden, damit der Taucher ihn am Empfang mit der Kamera seines Handys scannt. Schließe ihn, sobald er den Link geöffnet hat.

Die E-Mail hat den Betreff „Bitte prüfe deine Daten für“ mit dem Namen deiner Tauchbasis und einen Button Meine Daten prüfen. Schlägt der Versand fehl, erscheint die Warnung „Die E-Mail konnte nicht gesendet werden. Zeig stattdessen den Code oder kopiere den Link.“; der Link funktioniert trotzdem.

DivePilot speichert den offenen Link verschlüsselt, sodass du ihn auf der Kundenseite erneut anzeigen, kopieren oder per E-Mail senden kannst, bis er benutzt wird, abläuft oder ersetzt wird.

Solange ein Link offen ist, zeigt die Karte Aktualisierungslink unter dem Namen des Kunden einen kleinen QR-Code und „Aktualisierungslink offen“, dann „Gültig bis“ mit Datum, Uhrzeit und der verbleibenden Zeit, und wie der Link verschickt wurde: „Automatisch vor dem Tauchgang gesendet“, „Per E-Mail gesendet“ mit Datum und Uhrzeit oder „Erstellt von“ mit einem Namen.

  • QR anzeigen oder ein Klick auf den kleinen Code zeigt den Code bildschirmfüllend, damit der Taucher ihn von deinem Bildschirm scannt.
  • Link kopieren kopiert den Link, um ihn in eine Nachricht einzufügen.
  • Per E-Mail senden schickt den Link an die Adresse des Kunden. Wurde er schon per E-Mail verschickt, heißt der Button Erneut senden. Er wird nur angeboten, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat.
  • Neuer Link öffnet den Dialog, um den Link zu ersetzen, und Widerrufen beendet ihn sofort.

Für Per E-Mail senden, Neuer Link und Widerrufen brauchst du die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten.

Zeigt die Karte „Dieser Link lässt sich nicht mehr anzeigen oder senden. Erstelle bei Bedarf einen neuen.“, kann DivePilot den Link nicht mehr wiederherstellen. Für einen Taucher, der ihn schon hat, funktioniert er weiter, aber es bleiben nur Neuer Link und Widerrufen. Ein Versuch, ihn anzuzeigen oder per E-Mail zu senden, antwortet mit „Dieser Link lässt sich nicht mehr anzeigen oder senden. Erstelle einen neuen.“.

Ohne offenen Link listet die Karte die fehlenden Pflichtangaben auf oder zeigt „Lass … die eigenen Daten auf dem eigenen Handy prüfen und ergänzen.“, mit Aktualisierungslink senden.

Was der Taucher ändern kann

Der Link öffnet eine Seite namens Prüfe deine Daten mit denselben Schritten wie dein Registrierungsformular, ausgefüllt mit dem, was du gespeichert hast. Felder, die du im Kundenformular auf Nur Team oder Ausgeblendet gesetzt hast, stehen nicht auf der Seite und bleiben, wie sie sind.

  • Medizinische Hinweise und Passnummer werden nie angezeigt. Die Seite sagt nur, dass sie hinterlegt sind, und der Taucher wählt Behalten, Ersetzen (und tippt einen neuen Wert ein) oder Entfernen. Entfernen wird nicht angeboten, wenn das Feld Pflicht ist.
  • Die Brevets, die du hast, stehen unter Hinterlegte Brevets und lassen sich weder ändern noch entfernen. Der Taucher kann nur neue hinzufügen, und diese bleiben unbestätigt, bis jemand aus deinem Team sie prüft.
  • Pflichtfelder müssen vor dem Speichern ausgefüllt sein, wie im Registrierungsformular.
  • Der Taucher setzt das Häkchen bei der Einwilligung erneut und drückt Meine Daten speichern.

Der Link funktioniert einmal. Auch Speichern ohne Änderungen zählt: Du erfährst, dass der Taucher seine Daten bestätigt hat. Danach zeigt der Link bis zum Ablauf „Deine Daten sind schon gespeichert“ mit allen Formularen, die noch zu unterschreiben sind, damit ein Taucher, der aus der E-Mail zurückkommt, sie erledigen kann; das Datenformular bleibt gesperrt. Die Seite des Tauchers beschreibt Deine Daten über einen Link deiner Tauchbasis aktualisieren.

Haftungsausschlüsse nach dem Speichern

Fehlen beim Speichern noch Haftungsausschlüsse, die der Taucher braucht, oder sind sie abgelaufen, und ist Wie Gäste ihre Haftungsausschlüsse bekommen nicht auf Wir verschicken sie selbst gestellt, geht die Seite mit Noch ein Schritt weiter und zeigt für jedes Formular einen Button Jetzt unterschreiben. Er öffnet die normale Seite zum Unterschreiben, ohne eigene E-Mail zum Unterschreiben. Die Seite betrachtet jede reservierte oder bestätigte Buchung des Tauchers ab heute, jede nach ihren eigenen Regeln wie in ihrem Panel Check-in: die allgemeinen Haftungsausschlüsse für Fun-Dives oder für Kurse, die zusätzlichen Haftungsausschlüsse der Kursvorlage und die zusätzlichen Haftungsausschlüsse der Tauchgruppe. Einem Taucher ohne eine solche Buchung werden die allgemeinen Haftungsausschlüsse für Fun-Dives angeboten. Siehe Erforderliche Haftungsausschlüsse und der medizinische Fragebogen.

Was du danach siehst

  • Unten auf der Karte Aktualisierungslink eine Zeile wie „Letzte Aktualisierung durch den Kunden …: 3 Angaben geändert“ mit Datum und Uhrzeit. Änderungen ansehen öffnet den Tab Profil bei der Karte Vom Kunden aktualisiert. Nach einem Speichern ohne Änderungen lautet die Zeile „Zuletzt vom Kunden geprüft …: keine Änderungen“.
  • Eine Benachrichtigung Daten aktualisiert mit „… hat aktualisiert:“ und den geänderten Feldern oder „… hat die eigenen Daten ohne Änderungen bestätigt“. Jeder, der Kunden sehen darf, sieht sie, und ein Klick öffnet den Tab Profil des Kunden.
  • Auf dem Tab Profil listet die Karte Vom Kunden aktualisiert jede Aktualisierung mit Datum auf, als „3 Angaben aktualisiert“ oder „Daten ohne Änderungen bestätigt“. Klicke auf eine Aktualisierung, um jedes Feld als vorher → nachher zu sehen. Medizinische Hinweise, Ernährungswünsche und Passnummer zeigen nur „Geändert (nicht angezeigt)“ oder „Entfernt“, nie die Werte.
  • Daten exportieren enthält ein Blatt Datenaktualisierungen mit demselben Verlauf.

Löschen, anonymisieren und zusammenführen

  • Wenn du einen Kunden löschst, wodurch er unter Archiviert landet, wird sein offener Link geschlossen.
  • DSGVO-Löschung entfernt seine Aktualisierungslinks und den gesamten Aktualisierungsverlauf, weil der Verlauf frühere Werte enthält.
  • Wenn du zwei Kunden zusammenführst, wandert der Aktualisierungsverlauf zu dem Kunden, den du behältst.

Siehe Einen Kunden archivieren, exportieren oder anonymisieren und Doppelte Kunden zusammenführen.

Unter Einstellungen, dann Kundenformular, verschickt die Karte Datencheck vor dem Tauchgang Aktualisierungslinks für dich. Sie ist standardmäßig aus. Schalte sie ein und wähle unter Senden, wie viele Tage vor dem Tauchgang, von 1 bis 7; voreingestellt sind 2. Änderungen werden sofort gespeichert. Du brauchst die Berechtigung, die Einstellungen des Kundenformulars zu ändern.

  • Jeden Tag um 10:00 Uhr in der Zeitzone deiner Tauchbasis prüft DivePilot die reservierten und bestätigten Buchungen, die noch nicht geprüft wurden und deren Tauchtag frühestens morgen und höchstens so viele Tage entfernt ist. Der Tauchtag ist der Tag der Ausfahrt, auf die der Gast eingeteilt ist; bei einer Buchung mit Kursanmeldung der Kursbeginn; sonst der gebuchte Tag. Buchungen, die du selbst angelegt hast, zählen auch.
  • Ein Taucher, dem Pflichtangaben fehlen oder ein erforderlicher Haftungsausschluss, der fehlt oder vor dem Ende des Tauchtags abläuft, bekommt eine E-Mail mit dem Betreff „Vor deinem Tauchgang am“, gefolgt vom Datum und dem Namen deiner Tauchbasis. Sie listet auf, was fehlt, und hat einen Button Meine Daten ergänzen. Der Link funktioniert einmal, bis zum Ende des Tauchtags.
  • Taucher, denen nichts fehlt, und Kunden ohne E-Mail-Adresse bekommen keine E-Mail.
  • Jede Buchung wird einmal geprüft. Ein Taucher mit mehreren Buchungen bekommt eine E-Mail, und zwar zur frühesten davon. Eine Buchung, deren Tag sich ändert, weil ihr Datum bearbeitet oder ihre Ausfahrt auf einen anderen Tag verlegt wird, wird erneut geprüft.
  • Wurde ein Durchlauf verpasst oder ist die E-Mail fehlgeschlagen, holt der Durchlauf am nächsten Morgen das nach.
  • Ein Link, der schon offen war, zum Beispiel einer, den du per E-Mail geschickt hast, funktioniert weiter, bis die E-Mail vor dem Tauchgang rausgegangen ist. Erst dann ersetzt der neue Link ihn, und die Kundenseite zeigt ihn als „Automatisch vor dem Tauchgang gesendet“. Schlägt das Senden fehl, bleibt der offene Link, wie er ist.

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