Arquiva, exporta ou anonimiza um cliente

Três ações parecem semelhantes mas fazem coisas muito diferentes. Escolhe a que corresponde ao pedido que tens à frente.

Eliminar e repor

Eliminar, na linha de um cliente ou nas ações da linha, desativa a ficha. O diálogo diz que o cliente vai ser desativado. Desaparece do separador Ativos e passa para Arquivados, com tudo intacto, exceto que um link de atualização aberto deixa de funcionar. Carrega aí em repor para o trazer de volta.

Usa isto para um cliente que não esperas voltar a ver, ou para uma ficha criada por engano.

Exportar dados

Exportar dados, no menu de ações do perfil, descarrega a ficha do cliente como folha de cálculo Excel. Inclui os dados pessoais, a morada, o perfil de mergulho, a saúde e o equipamento, e os termos de responsabilidade. Um termo que foi pedido mas nunca assinado mostra "Ainda por assinar" na coluna Assinado em. A folha Atualizações de dados lista todas as alterações que o cliente fez através de um link de atualização, com o campo e o valor antes e depois; nas notas médicas, nas restrições alimentares e no número do passaporte só indica que foram alterados ou removidos, porque esses valores nunca ficam guardados no histórico. É isto que entregas quando um cliente pergunta que dados tens sobre ele. Não há importação no sentido inverso: os clientes chegam através do teu próprio diálogo, da ligação de registo ou da página de reservas, não de um ficheiro CSV ou Excel.

Seguem-se as reservas e o dinheiro do cliente, uma folha para cada:

• Reservas: cada reserva com o número, o número GR quando foi feita em conjunto com outros, tipo, data, estado e se foi feita online. Só aparecem as reservas do próprio cliente.
• Reservados em conjunto: cada grupo para o qual o cliente reservou, com o número GR, quando foi reservado, o primeiro e o último dia e quantas pessoas. Os nomes e as reservas dos outros não estão na exportação.
• Sinais: o sinal de cada reserva que o pediu, com o valor, o prazo e se está por pagar, pago, dispensado ou não pago.
• Cancelamentos e taxas: cada reserva cancelada e cada curso de que o cliente desistiu, com o motivo, a percentagem e a taxa cobrada, e cada taxa de não comparência. Numa taxa dispensada, a folha diz quando e porquê.
• Contas e Cobranças: cada conta do cliente com as suas linhas, e as linhas do próprio cliente numa conta paga por outra pessoa. Uma linha de outro mergulhador na conta do cliente não mostra o nome.
• Pagamentos: cada pagamento nas suas contas com o método, o dia contabilístico e se foi pago online ou no centro de mergulho.
• Reembolsos: os reembolsos no centro de mergulho e para o cartão, com o seu estado.
• Contestações: as contestações de cartão dos seus pagamentos online.
• Documentos: as faturas, notas de crédito e recibos emitidos nas suas contas, com número, tipo, data e total. Os PDF não estão na folha; descarrega-os a partir da conta.
• Link de pagamento: se o link de pagamento do cliente está ativo, expirado ou revogado, quando foi criado, enviado pela última vez e usado pela última vez, e quando expira. O link em si nunca está na exportação.

O que o ficheiro contém depende de quem exporta. Sinais e Cancelamentos e taxas requerem acesso à conta deste cliente: Ver todas as contas, ou Ver as contas dos próprios clientes para um cliente das tuas próprias saídas e cursos. Contas, Cobranças, Pagamentos, Reembolsos e Contestações requerem Ver todas as contas e Ver em Pagamentos; Documentos requer ainda Ver todas as faturas e recibos. Uma folha que não podes ver fica de fora, e a folha Resumo indica-a em Fora deste ficheiro, para que um colega com essas permissões possa exportar a cópia completa.

Os cabeçalhos das colunas estão no teu próprio idioma. A folha de todo o centro de um centro bloqueado inclui todas as contas do centro, vê Quando o acesso terminou.

Eliminação RGPD

Eliminação RGPD, no mesmo menu, abre o diálogo Eliminação RGPD - anonimizar cliente. Apaga definitivamente os dados pessoais: nome, email, telefone, data de nascimento, sexo, nacionalidade, morada, número do passaporte, notas médicas e restrições alimentares, mais as certificações com os respetivos números, os tamanhos de equipamento, o lastro, as notas sobre o equipamento, a contagem de mergulhos e a data do último mergulho. Também limpa a nota de equipamento nas reservas do cliente, a nota nos seus alugueres e as suas notas de presença nos cursos, elimina todas as notificações do sino que o referem, remove as ligações de assinatura de termos que nunca foram usadas, elimina os links de atualização dele e o histórico dos dados que atualizou através deles, e apaga o endereço IP e o dispositivo registados em cada assinatura de termo. As reservas, os alugueres e os registos de cursos são mantidos com o nome "Anonymised User". Confirma com Anonimizar definitivamente.

Usa isto quando um cliente pede para ser apagado. Não pode ser anulado, e o cliente deixa de aparecer em Ativos, em Arquivados e na pesquisa da barra superior. Para apagar um cliente arquivado, repõe-o primeiro.

Nota: Os termos concluídos são mantidos na íntegra: o nome escrito, a assinatura desenhada, as respostas médicas e o ficheiro carregado de um termo em papel. São a tua prova se alguma vez houver um litígio, e o RGPD permite conservar os dados necessários para a defesa num processo judicial. O diálogo diz isto antes de confirmares. Continuam a aparecer no arquivo de documentos, exatamente como esta nota promete.

Nota: Nas contas, um apagamento mantém os valores, para a tua contabilidade bater certo, e apaga o texto livre das linhas e dos pagamentos do cliente apagado, como notas, referências, motivos de anulação e os motivos de um preço alterado, e a descrição das suas linhas de texto livre, que passam a aparecer como «Cobrança (texto removido)». O motivo pelo qual se dispensou uma taxa de não comparência nas suas reservas também é apagado; a taxa continua dispensada. As faturas, as notas de crédito e os recibos mantêm-se tal como foram emitidos, com o nome do cliente; o DivePilot não os apaga. Pergunta ao teu contabilista durante quanto tempo os deves conservar. O bloco Faturar a das contas do cliente é apagado. Os links de pagamento do cliente deixam de funcionar, e os valores dos seus pagamentos online ficam.

Qual usar quando